Le traitement manuel des factures fournisseurs est source de coûts de gestion directs liés à leur enregistrement, leur validation et leur règlement - mais les coûts indirects liés à la circulation, aux pertes de documents, et aux erreurs de saisie, sont loin d'être négligeables.
La sécurité des données est une préoccupation grandissante des entreprises. Il importe que la mise en place d’une solution de GED (Gestion Électronique des Documents) soit en cohérence avec les bonnes pratiques liées à la sécurité informatique.
Sous des allures d’apparentes simplicité, l’employeur se devra néanmoins de respecter un certain nombre d’obligations et de réglementations légales pour garantir disponibilité, intégrité, confidentialité et accessibilité du bulletin de paie électronique
La numérisation des archives facilite grandement l’accès à l’information et impacte favorablement l’organisation du travail. Des avantages qui poussent un nombre croissant d’entreprises et d’organismes publics à dématérialiser et à archiver en numérique. Quels sont les principaux atouts de l’archivage numérique ?
La GED, ce n’est pas que du bénéfice quantitatif. Le fait de pouvoir accéder à ses documents à distance, notamment en télétravail, est un facteur de continuité d’activité. Mais la GED est également un levier de simplification et de fiabilisation des processus de l’entreprise, en premier lieu la validation des factures.
Dans un contexte de réglementation en pleine évolution notamment avec les lois de simplification dans le domaine social et fiscal, le coffre-fort électronique permet de garantir la pérennité, l’intégrité, la disponibilité et la confidentialité des données.
La piste d’audit consiste pour l’émetteur de la facture à pouvoir justifier et retracer comptablement chaque étape, de la commande à la facturation, et inversement. Les entreprises bénéficient d’une nouvelle opportunité : celle d’adopter la facture électronique non signée sous réserve de l’existence d’une Piste d’Audit Fiable.
Une solution de GED (Gestion Électronique des Documents) facilite la tâche des entreprises pour répondre aux exigences du RGPD (Règlement Général sur la Protection des données) qui impose notamment de sécuriser l’hébergement des données personnelles.
Le potentiel de création de valeur d’une solution de GED (Gestion Électronique des Documents) est largement établi. L’enjeu pour les entreprises est de pouvoir s’appuyer sur l’expertise du partenaire GED qu’elle aura sélectionné pour tirer le parti le plus étendu de la solution finalement mise en œuvre.
Si le temps passé à rechercher un document dépasse un certain seuil il est considéré comme perdu. Aux ressources dépensées pour le retrouver s'ajoutent les coûts et les risques attachés à la perte de documents sensibles ou stratégiques. Avez-vous mesuré l'impact de la non-gestion de l'information dans votre organisation ?
Quelques idées simples et utiles avant de mettre en place une gestion de contenu structurée dans votre entreprise, et réduire les risques et les coûts associés à la circulation, la recherche et l'archivage des informations dans votre organisation.
À partir du 1er juillet 2024, la facture électronique devient une obligation légale pour les relations inter-entreprises. Les entreprises devront : accepter la réception des factures électroniques de leurs fournisseurs, être en mesure de les intégrer dans leur système de comptabilité ou de gestion commerciale...
Dématérialiser ses factures fournisseurs a de multiples avantages. La dématérialisation des factures fournisseurs est reconnue comme un vecteur de performance pour les organisations. Une solution de GED est la réponse pertinente pour relever le défi de la dématérialisation et en retirer toutes les promesses.
La GED (Gestion Électronique des Documents) concerne uniquement les documents d’entreprise. Lorsqu’on parle d’ECM, on étend le champ d’application à l’ensemble des contenus et plus généralement à l’information de l’entreprise. La limite est mince entre les deux, et cela fait que la GED et l’ECM sont liés de toute évidence.
La GED (Gestion Électronique des Documents) concerne uniquement les documents d’entreprise. Lorsqu’on parle d’ECM, on étend le champ d’application à l’ensemble des contenus et plus généralement à l’information de l’entreprise. La limite est mince entre les deux, et cela fait que la GED et l’ECM sont liés de toute évidence.
La GED (Gestion Électronique des Documents) a fait ses preuves pour transformer durablement et efficacement le fonctionnement de l’entreprise. Mais certaines informations nécessitent un traitement qui implique d’avoir recours à des technologies complémentaires, pour optimiser au maximium votre capacité à valoriser les données de votre ent
La traçabilité des opérations, manuelles ou automatisées, est stratégique pour les organisations. Elle permet de remonter l’historique pour rechercher la cause d’un dysfonctionnement, démontrer la validité d’une transaction, identifier des responsabilités ou encore innover à partir de l’analyse des pratiques.
La mobilité, et bien-sûr le télétravail, exigent de pouvoir accéder partout à ses documents d’entreprise. C’est pourquoi une GED (Gestion Électronique des Documents) mobile est un atout pour accompagner les nouvelles formes de travail.
Gagner du temps est un enjeu majeur pour l’efficacité des organisations. C’est-à-dire focaliser l’énergie et le savoir-faire des collaborateurs de l’entreprise sur les tâches où leur valeur ajoutée est la plus manifeste. Une GED (Gestion Électronique des Documents) est très clairement une ressource précieuse dans cette perspective.
Disposer d’un logiciel de GED (Gestion Électronique des Documents) est un incontournable de votre transformation digitale. Et vous disposez certainement déjà d’une solution qui vous permet de numériser, importer, indexer, classer, stocker, sauvegarder et archiver vos documents.
Dès juillet 2024, la facture électronique deviendra progressivement une obligation pour toutes les entreprises. Or, la facture électronique porte avec elle des exigences qui modifient l’approche du cycle de facturation.
Quels que soient les types de documents, ils circulent au travers de nombreux systèmes, transitent par votre réseau, et sont stockés sur des serveurs ou dans le cloud. Ces systèmes interconnectés représentent des failles de sécurité. Découvrez lors de ce webinar, comment sécuriser la circulation des documents dans votre entreprise !
Saviez-vous que les logiciels robots peuvent prendre en charge les tâches répétitives et chronophages pour libérer des potentiels de vos collaborateurs, tout en améliorant la productivité et la rentabilité de votre entreprise ?
• Comment déployer une solution de dématérialisation ?
• Qui doit être impliqué ?
• Comment réussir à atteindre les bénéfices attendus et réduire les coûts de traitement des factures de manière significative ?
Avec une solution de traitement automatisée des factures fournisseurs adaptée à la structure de votre entreprise, les opérations de rapprochement de devis, de saisie comptable, d’approbation ou bien encore de classement seront réalisées automatiquement...
Avec une solution de traitement automatisée des factures fournisseurs adaptée à la structure de votre entreprise, les opérations de rapprochement de devis, de saisie comptable, d’approbation ou bien encore de classement seront réalisées automatiquement...
Face à la situation actuelle, de nombreux employés sont amenés à travailler à domicile pendant encore quelques semaines.
Ces mesures inédites bousculent nos habitudes de travail et nos modes de collaboration.
La dématérialisation des factures est synonyme de nombreux bénéfices : réduction des coûts, diminution des délais de traitement, réduction des litiges, meilleure sécurisation des traitements, amélioration globale de la relation fournisseurs/clients…
Avec une solution de traitement automatisée des factures fournisseurs adaptée à la structure de votre entreprise, les opérations de rapprochement de devis, de saisie comptable, d’approbation ou bien encore de classement seront réalisées automatiquement...
La rationalisation peut passer par une solution d'Enterprise Content Management (ECM) pour automatiser les processus documentaires qui vous ralentissent et qui vous coûtent à la fois du temps et de l’argent. Zoom sur les 7 atouts d’une solution d’ECM.
Une copie numérique fiable peut remplacer un original papier, toutefois celle-ci doit être conservée dans des conditions propres à éviter toute altération de sa forme ou de son contenu, ce que fait bien un Coffre-Fort Electronique (CFE) avec les processus de scellement numérique et d’archivage.
BEST OF de vos articles préférés au 1er semestre : L’arrivée du numérique, la dématérialisation et désormais la transformation digitale ont profondément fait évoluer l'utilisation du Coffre-Fort Numérique. Mais même après plus de 15 ans d’existence, ses usages restent méconnus d’une organisation sur trois.
Imprimer, mettre sous pli, distribuer et archiver les bulletins de paie, des tâches chronophages que le service RH peut éliminer avec la dématérialisation. Aussi lier aux bulletins d’autres documents RH est d’autant plus intéressant en termes de ROI ; surtout quand le Coffre-Fort Numérique est associé à la signature électronique.
L’article 16 de la loi n° 2016-1918 du 29 décembre 2016 de finances rectificative pour 2016 annonçait aux entreprises la possibilité de conserver leurs factures au format numérique. Aujourd’hui, grâce à l’arrêté du 22 Mars 2017, elles peuvent désormais connaître les modalités de numérisation des factures papiers.
Lorsqu’une PME renouvelle son parc d’impression, elle doit envisager deux sources d’économie. Celles, structurelles, directement liées au coût d’exploitation du ou des matériels ; et celles qui, à l’usage, optimiseront la productivité des collaborateurs.
La gestion des documents qu’ils soient au format papier ou numérique est résolument chronophage, d’où l’intérêt de se servir du système d’impression pour servir la productivité de l’ensemble de la chaîne documentaire : depuis la dématérialisation, le classement, l’archivage, etc.
Unicité du document, sécurisation des informations, contribution à la mise en place d’une piste d’audit fiable, gains de place, réduction des coûts de traitement liés à l’archivage papier, … sont autant d’avantages qui poussent les cabinets d’expertise comptable à se tourner vers l’archivage numérique.
La digitalisation de la gestion des archives est un enjeu majeur pour les entreprises.
Découvrez, au travers de ce livre blanc, comment vous assurer de mener votre projet d’archivage à vocation probatoire de façon optimale et conforme à la législation en vigueur.
Unicité du document, recherche et consultation des archives facilitées, sécurisation des informations, gains de place, réduction des coûts de traitement liés à l’archivage papier… sont autant d’avantages qui poussent les offices notariaux à se tourner vers l’archivage numérique.
Depuis plus de trente ans, le notariat développe un savoir-faire numérique pointu. Cette profession a toujours su anticiper les problématiques liées à la dématérialisation ainsi qu’à la sécurisation des données personnelles. Explications de Mathieu Fontaine, Président de la 3ème Commission du 113ème Congrès des Notaires.
A l’ère de la transition numérique, les experts-comptables doivent plus que jamais asseoir leur rôle de conseil et de services auprès des entreprises. Entretien avec Yves Pascault, Président du Club des Jeunes Experts-comptables et Commissaires aux comptes (CJEC).
La signature électronique joue un rôle clé dans la transformation digitale des établissements de santé. Simplification du processus d’admission des patients, garantie de l’intégrité d’un document ou encore optimisation de la gestion des documents RH... une valeur ajoutée déterminante dans les établissements de santé.
La « preuve numérique » représente toute information numérique pouvant être utilisée comme preuve dans une affaire de type judiciaire. Se pose alors la question des règles à respecter pour que cette information numérique puisse être considérée comme élément de preuve.