Disposer d’un logiciel de GED (Gestion Électronique des Documents) est un incontournable de votre transformation digitale. Et vous disposez certainement déjà d’une solution qui vous permet de numériser, importer, indexer, classer, stocker, sauvegarder et archiver vos documents.
Mais ces fonctions de base de votre logiciel GED sont-elles suffisantes ? Disposez-vous en plus de fonctions avancées précieuses pour accélérer et approfondir la valorisation de vos données ? Votre GED répond-t-elle à toutes les nouvelles normes en vigueur ?
Konica Minolta accompagne les entreprises vers la GED d’aujourd’hui. Pour vérifier que votre solution répond à vos besoins, nous vous proposons un inventaire de l’existant le plus innovant en la matière :
- En exigeant davantage de son logiciel GED
- En s’intéressant aux plateformes de services de contenu
Exiger plus de sa solution de GED
Aline Silva est Chef de produit Solutions chez Konica Minolta Business Solutions France. Elle pointe les limites de certains logiciels actuels « Des solutions de GED présentes sur le marché reposent sur des technologies dépassées, qui limitent leur capacité à évoluer. Leurs coûts de maintenance s’élèvent et les montées en version s’avèrent problématiques et même, pour les modèles les plus obsolètes, hasardeuses. À cela s’ajoutent de nouveaux enjeux et obligations liés aux réglementations et aux normes en vigueur. C’est pourquoi il est temps, alors que la GED est au cœur de la transformation de votre chaîne de valeur, de vérifier que vous disposez d’un outil en adéquation avec vos besoins. »
6 indices pour reconnaître que vous disposez d’une GED à la hauteur
- Votre GED constitue une brique intégrée dans votre système d’information de gestion. Elle n’est donc pas une simple solution de stockage de documents mal ou pas du tout reliée à vos solutions.
- Elle est capable d’aller chercher automatiquement les documents, les factures par exemple, dans les boîtes mail et les applications de gestion commerciale. Elle sait aussi importer les flux digitaux depuis les scanners de bureau et les machines multifonction.
- Vous n’avez pas besoin de passer des heures à définir et à actualiser un plan de classement pour que votre GED indexe automatiquement le bon document au bon endroit. Un paramétrage simple suffit pour l’essentiel de vos besoins. Idem pour gérer les habilitations associées.
- Votre GED archive les documents en traçant strictement les événements (horodatage) et les acteurs (empreinte numérique). Vous disposez ainsi d’une boucle d’audit fiable pour vos factures, par exemple.
- Votre GED constitue un véritable outil collaboratif, qui permet à vos équipes, incluant des contributions externes, de réellement partager des documents. Avec votre GED, les groupes projets peuvent créer, commenter, modifier et distribuer leurs productions en toute fluidité.
- Votre GED pilote des flux de travail et des boucles de validation. Par exemple, valider à plusieurs une facture ou une demande d’achat est d’une grande simplicité, y compris en ayant recours à son smartphone.
Regarder vers les services de contenu
Une solution de Gestion Électronique des Documents avancée constitue une véritable plateforme, qui optimise les interactions entre les métiers et fluidifie les échanges de données avec les autres solutions de l’entreprise. La GED tend ainsi à devenir une plateforme de services de contenu, ou ECM. »
Les éditeurs de solutions de GED les plus innovants ont compris que consulter une donnée ou un document n’est qu’un point de départ. La finalité de l’utilisation de la GED est de collecter une information, de la traiter et de la partager.
Une plateforme de services de contenu est une réponse à ce constat, en visant à donner un maximum de valeur et de potentiel à l’usage de l’information collectée. Ou, pour dire les choses autrement, avec l’ECM, votre GED n’est plus centrée sur l’information mais sur l’usage qui en sera fait.
Faire évoluer votre GED vers une véritable plateforme de services de contenu vous permet de :
- Disposer automatiquement de l’ensemble des informations connexes à l’information que vous extrayez. Par exemple dans le cas d’une interaction avec un client ou un fournisseur.
- Faciliter la prise de décision.
- Favoriser la collaboration entre les métiers à travers la définition de références et d’indicateurs véritablement communs.
- Gérer au même endroit tous les types de contenus : données structurées et non structurées, contenus multimédias.
- Piloter automatiquement l’actualisation des contenus, en éliminant les contenus définis comme obsolètes (important pour le RGPD) et en supprimant les doublons.
« Votre GED pilote ainsi le traitement de vos documents dans la perspective de votre stratégie d’entreprise. On passe de la gestion de documents à la gestion d’information », conclut Aline Silva.
En conclusion, votre GED doit évoluer si elle ne vous permet pas de tendre vers une gestion de l’information d’entreprise.
Découvrez les offres d’accompagnement expertes Konica Minolta pour vous aider à optimiser vos processus métiers grâce à la GED (Gestion Électronique des Documents).
24 septembre 2021
