Avec la GED, votre façon de travailler ne sera plus jamais la même !
Les entreprises doivent devenir plus souples, connectées, innovantes et capables de gérer, analyser et traiter l’information en temps réel. La gestion documentaire et digitalisation des processus métiers (dématérialisation des processus RH, des factures fournisseurs & clients, des courriers entrants et autres documents…) devient une priorité stratégique pour votre entreprise !
La nouvelle réforme de la facture électronique obligatoire en 2024 va également entrainer un changement majeur pour votre entreprise !
Il est donc primordial d’anticiper cette réforme en optant pour les bonnes solutions GED qui vous permettront d’aborder cette échéance avec sérénité.
Comment obtenir votre devis en ligne GED ?
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NOS LOGICIELS DE GESTION DOCUMENTAIRE
La solution factures Clients :
- Transmettez les factures à destination de vos clients directement depuis votre progiciel de gestion commerciale (Sage, Cegid, EBP, Divalto, SAP, …).
- Centralisez et échangez vos documents dans un portail cloud sécurisé et personnalisé à la charte de votre société.
- Automatisez la distribution des factures à vos clients du secteur public grâce au connecteur Portail Chorus Pro.
- Assurez votre conformité à la législation française en vigueur par la mise en place d’une signature électronique, d’un horodatage et d’une conservation de vos pièces au sein d’un composant Coffre-Fort Numérique certifié NF Logiciel (AFNOR).
- Consolidez votre Piste d’Audit Fiable par la mise en place de contrôles assurant la chronologie et la vocation probatoire des documents liés à l’acte de vente (du bon de commande à la preuve de paiement).
Vos bénéfices :
- Éliminez les pertes de temps liées à l’impression, distribution et archivage de vos factures de vente
- Réduisez de 70% le coût de gestion de vos factures clients
- Générez des relances automatiques à vos clients n’ayant pas encore réglé leurs factures
- Archivage 100% numérique
- Solution certifiée NF Logiciel Composant Coffre-Fort Numérique d’AFNOR (norme NF Z42-020)
La solution factures Fournisseurs :
- Procédez à la capture de vos données quel que soit le format des factures reçues (papier ou email).
- Bénéficiez de technologies de reconnaissance de données avancées pour capturer automatiquement les informations des factures (en tête, pied de pages, lignes articles).
- Contrôlez la justesse des données capturées à l’aide d’une console de vidéo-codage multi-utilisateurs, multi-dossiers comptables.
- Automatisez le déclenchement d’un workflow de validation auprès des services/ collaborateurs concernés pour obtenir rapidement le bon à payer.
- Intégrez dynamiquement vos écritures comptables dans votre progiciel (Sage, Cegid, EBP…).
- Consolidez votre Piste d’Audit Fiable par la mise en place de contrôles assurant la chronologie et la vocation probatoire des documents liés à l’acte d’achat (du bon de
commande à la preuve de paiement).
Vos bénéfices :
- Divisez par 5 le délai de traitement d’une facture
- Réduisez jusqu’à 60% le coût de gestion de vos factures
- Améliorez la relation avec vos fournisseurs et bénéficiez de remises pour paiement anticipé
- Gagnez du temps pour dédier vos collaborateurs à des tâches à plus grande valeur ajoutée
- Simplifiez la validation du bon à payer en associant dynamiquement l’ensemble des documents de la transaction commerciale (bons de commande et de livraison signés) à chaque facture
La solution Dématérialisation RH :
- Déposez les bulletins de paie de vos salariés au format électronique dans leurs Espaces Sécurisés de Conservation individuels.
- Conservez une copie numérique pour assurer votre conformité avec les obligations légales en vigueur.
- Donnez la possibilité à vos collaborateurs de consulter leurs dossiers depuis tout poste informatique et via leur Compte Personnel d’Activité (CPA).
- Archivez de manière sécurisée les documents confidentiels et informations personnelles de vos salariés dans un composant Coffre-Fort Numérique certifié NF Logiciel (AFNOR).
- Facilitez le processus d’approbation de vos documents nécessitant une validation.
- Optimisez la gestion du flux d’informations par la mise en place de formulaires électroniques : demandes de congés, notes de frais, feuilles de temps, comptes-rendus d’entretiens individuels ou d’évaluation.
- Bénéficiez de rappels automatiques pour les documents nécessitant une reconduction (période d’essai, …).
- Échangez aisément vos documents de travail avec vos partenaires : conseillers, avocats, experts-comptables…
Vos bénéfices :
- Éliminez les pertes de temps liés à l’impression, distribution et archivage des bulletins de paie
- Réduisez de 70% le coût de gestion de vos fiches de paie
- Solution certifiée NF Logiciel Composant Coffre-Fort Numérique d’AFNOR (norme NF Z42-020)
- Renforcez la confidentialité de vos documents RH en gérant les accès par niveau de permissions
- Engagez votre entreprise dans une démarche écologique en limitant les impressions papier (logiciel d’archivage 100% numérique)
La solution de Gestion de Contenus :
- Classez et archivez vos papiers d’entreprise de manière logique et structurée.
- Renforcez la confidentialité d’accès à vos documents par la définition de droits et permissions par utilisateur et groupe de travail.
- Bénéficiez d’un moteur de recherche performant pour retrouver instantanément tous vos documents.
- Gérez simplement les versions de vos documents en vous assurant la publication de la dernière mise à jour validée.
- Assurez la synchronisation de vos fichiers entre vos postes informatiques, vos périphériques mobiles et la GED.
- Diffusez vos documents de travail à vos contacts internes et externes de manière simple et sécurisée.
- Accélérez la validation de documents par l’affectation de tâches via la fonction de Worflows.
- Conservez durablement vos documents, dans le respect du cadre légal et des normes en vigueur, au sein d’un Coffre-Fort Numérique certifié AFNOR.
Vos bénéfices :
- Dopez les fonctionnalités de votre imprimante multifonction et éliminez le papier
- Créez un cadre convivial pour dynamiser la créativité, l’innovation et la performance de vos collaborateurs
- Offrez un accès à toute l’information de l’entreprise depuis un smartphone ou une tablette
- Supprimez vos armoires papier au profit d’une conservation 100 % électronique
- Renforcez la sécurité de vos échanges et votre conformité RGPD
La solution :
Le module de signature électronique de la plateforme DIGI Pack propose 2 niveaux de signature pour s’adapter aux différents usages de chaque organisation et service, et satisfaire les besoins d’identification plus ou moins élevés :
Les signatures électroniques DIGI pack contiennent un horodatage qualifié (eidas et rgs). Le module permet également de fournir, à la demande, un fichier de preuves.
Vos bénéfices :
- Contractualisation à distance possible.
- Gains de temps : Productivité accrue grâce à la dématérialisation des procédures.
- Réduction significative des coûts : plus de frais d’impression, d’archivage et d’acheminement
- Simplicité de l’expérience utilisateur.
- Conformité réglementaire.
- Sécurité renforcée de chaque document
Pourquoi choisir Konica Minolta ?
Optez pour un expert en gestion documentaire et des solutions qui évoluent avec vous...
Intégrateur de solutions et acteur global des métiers de l’information, Konica Minolta anticipe les besoins du marché en développant des solutions de dématérialisation de documents innovantes, à la pointe de vos problématiques métier.
Disponibles en version Cloud et/ou sur Site, nos prestations sont disponibles sous forme d’offres packagées adaptables à la taille et aux enjeux de votre organisation et s’appuient sur une offre logicielle GED de classement et d’archivage de documents 100% sécurisée.
Bénéficiez des avantages d’un groupe international… avec la proximité en plus !
- 20 agences en France à moins d’une heure de chez vous et 3 filiales en régions Centre Loire, Grand Est et Occitanie.
- Une supervision 24h/24 et 7j/7 avec + de 1900 professionnels
Retour d’expérience Gestion documentaire : ACPEX-Cabinet Ferand
Avec deux implantations séparées de plusieurs milliers de kilomètres, Nicolas Ferand, dirigeant d’ACPEX-Cabinet Ferand, explique comment il a choisi la solution DIGI Pack/KOMI Doc pour un échange de données instantané, sécurisé, fiable et intuitif.
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Le développement du travail collaboratif et la contrainte du travail à distance rendent indispensable de disposer d’une plateforme de travail collaboratif pour partager les documents. C’est pourquoi la nécessité de mettre en place un logiciel de GED (Gestion Électronique des Documents) est fortement ressentie dans les entreprises.
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