Comment choisir le bon partenaire pour son Logiciel GED ?

La gestion électronique des documents (GED) est devenue incontournable pour optimiser les processus internes, sécuriser l’information et accompagner la transformation numérique des entreprises.

Mais face à la diversité des solutions, comment choisir le logiciel GED le plus adapté à vos besoins ?

Découvrez comment Konica Minolta aide les entreprises à optimiser la gestion des documents, de la dématérialisation des factures à la digitalisation des processus RH. L’enjeu pour les entreprises est de pouvoir s’appuyer sur une réelle expertise GED qu’elle aura sélectionné pour tirer le meilleur parti de la solution mise en œuvre.

Analyse des besoins

Le partenaire GED doit savoir passer le temps qu’il convient pour analyser le point de départ avec rigueur des besoins de l’entreprise :

• Quels sont l’état des lieux général et les habitudes de travail existantes dans l’organisation ?
• Quels sont les profils impactés par le projet ?
• Quel rôle vont-ils jouer dans l’optimisation des process avec le nouvel outil de gestion documentaire ?
• Quelle est la nature et le volume de documents que l’on souhaite dématérialiser ?
• Quels métiers seront impliqués dans le flux de travail ?
• Quels bénéfices prioritaires sont attendus par l’organisation ? De la productivité ? De la sécurité ? De la fiabilité ?
• L’utilisation d’un logiciel GED porte sur l’intégration des documents pris en charge dans le système d’information, leur archivage, l’utilisation réactive des utilisateurs, la sécurité et respect des normes en vigueur (stockage numérique, facture électronique …)

Cette première analyse permet d’identifier :

• Le volume mensuel de documents à traiter (papier et numérique)
• Les types de documents concernés : factures fournisseurs et clients, contrats, dossiers RH, documents qualité, etc.
• Les flux de validation et les processus métiers existants
• Le nombre d’utilisateurs et leurs rôles
• Les besoins spécifiques selon les services (comptabilité, ressources humaines, direction, etc.)
• Impliquer toutes les parties prenantes garantit une vision globale et permet de cibler une solution évolutive, capable de s’adapter à la croissance de votre entreprise et à la diversité de vos processus.

Déterminer le volume de documents et croissance attendue

Estimez précisément le volume de documents à gérer chaque mois et anticipez l’évolution de vos besoins. Une solution GED doit être scalable, c’est-à-dire pouvoir accompagner la croissance de votre activité sans nécessiter de migration lourde à moyen terme

Connaissance des processus métiers existants

Cartographiez vos processus métiers : validation de factures, besoin de générer des factures électroniques, gestion des dossiers RH et besoin de dématérialisation des documents RH, suivi des contrats, conformité et qualité…

Un bon logiciel GED doit pouvoir modéliser et automatiser ces flux pour gagner en efficacité et en traçabilité.

Fonctionnalités indispensables d’un bon logiciel GED

Pour garantir un retour sur investissement rapide et une adoption fluide, privilégiez un logiciel GED riche en fonctionnalités clés :

• Numérisation avancée et OCR pour la capture automatique des informations (factures clients et fournisseurs, documents RH et fiscaux, archivage numérique,
• Workflows personnalisables pour automatiser les circuits de validation (IA)
• Gestion des versions et historisation des modifications
• Recherche plein texte et indexation intelligente pour retrouver l’information instantanément
• Signature électronique intégrée
• Archivage légal et coffre-fort numérique (sécurité et conformité RGPD)
• Tableaux de bord et reporting pour piloter l’activité documentaire.

Intégration de l’IA dans la GED : Automatisation & workflows métiers

L’automatisation des processus métiers via la GED constitue un levier majeur de performance pour les entreprises. Grâce aux workflows intégrés, il devient possible de modéliser et d’automatiser des circuits de validation complexes : traitement des factures fournisseurs, gestion des dossiers RH, suivi des contrats ou encore archivage des documents qualité. Ces workflows permettent de réduire considérablement les tâches manuelles, d’accélérer les délais de traitement et de fiabiliser chaque étape du cycle documentaire

Chez Konica Minolta nous proposons des solutions GED capables d’intégrer ces workflows automatisés et intelligents, adaptés aux besoins spécifiques de chaque métier : finance, ressources humaines, qualité, achats, etc. Nous vous aidons à optimiser vos processus documentaires tout en assurant une prise en main rapide et une montée en valeur ajoutée de vos équipes.

-Lire également notre article sur la GED et l’intelligence artificielle (IA)

Logiciel GED : SaaS, on‑premise, open source ? Que choisir ?

Le choix du mode de déploiement dépend de vos contraintes techniques, budgétaires et réglementaires.

1. Le modèle SaaS consiste à utiliser un logiciel GED hébergé sur le cloud du fournisseur, accessible via Internet à tout moment et depuis n’importe quel appareil. L’entreprise ne gère pas l’infrastructure technique, qui est prise en charge par l’éditeur.
2. Le modèle On-Premise signifie que le logiciel GED est installé et hébergé directement sur les serveurs de l’entreprise, qui en assure la gestion, la maintenance et la sécurité.
3. Le modèle Open-source propose le logiciel GED et son code source accessible publiquement, permettant à l’entreprise de le modifier, personnaliser ou héberger librement, soit en interne (on-premise), soit en mode cloud.

Comment choisir ?
Le choix entre ces modèles dépendra principalement de vos priorités :

Sécurité, conformité & intégration SI

La sécurité des données et la conformité réglementaire (RGPD, archivage légal) sont des critères non négociables. Vérifiez :

• Le chiffrement des données (au repos et en transit)
• La gestion fine des accès et des droits utilisateurs
• La traçabilité des actions
• L’archivage légal conforme aux normes en vigueur (coffre-fort numérique)
• Compatibilité avec votre SI : ERP, CRM, outils métiers, messagerie… pour éviter les silos d’information et fluidifier les échanges

Coût et ROI d’un logiciel GED

Comparez les modèles tarifaires : abonnement par utilisateur, facturation au volume de documents, coûts de maintenance et de support.

Notez qu’il existe des “coûts cachés” (formation, migration, personnalisation) et privilégiez les éditeurs proposant une version d’essai.

Le retour sur investissement (ROI) d’une solution GED se mesure en comparant les coûts d’implémentation (achat du logiciel, formation, maintenance) aux bénéfices générés : économies sur le papier et le stockage, gain de temps dans la recherche et le traitement des documents, réduction des erreurs, amélioration de la productivité et conformité accrue.

Il est recommandé d’identifier tous les coûts directs et indirects, puis d’estimer les gains annuels pour calculer le délai de récupération de l’investissement.

Adoption & support utilisateur

L’ergonomie et la simplicité d’utilisation sont déterminantes pour l’adoption par les équipes.

Privilégiez une interface intuitive, des versions mobiles/tablettes, un support client réactif, une documentation claire et un réseau de partenaires/intégrateurs pour accompagner le déploiement et la formation.

Avec le logiciel GED Konica Minolta, nous couvrons l’ensemble de ces critères : dématérialisation des factures, gestion des processus RH, capture et archivage sécurisé des documents, conformité et intégration SI, avec un accompagnement expert à chaque étape du projet.

Conclusion : choisir une solution adaptée à vos besoins et votre budget

Pour bien choisir son logiciel de GED, il est essentiel de partir d’une analyse précise de vos besoins : volume et types de documents à gérer, processus métiers, exigences de sécurité et d’intégration avec vos outils existants.

Privilégiez une solution évolutive, intuitive et conforme aux réglementations, capable d’accompagner la croissance de votre entreprise et de s’adapter à vos spécificités sectorielles.

Un choix réfléchi vous permettra d’optimiser la gestion documentaire, de renforcer la sécurité des données et d’améliorer la performance de vos équipes au quotidien.

Et vous, êtes-vous prêt pour la Loi de Facturation Electronique 2026 ?

Moins de 2 minutes suffisent pour tout comprendre : calendrier, obligations légales (émission, réception, e‑reporting) et solutions concrètes avec Konica Minolta pour anticiper la réforme de 2026.