L’enjeu pour les entreprises est de pouvoir s’appuyer sur l’expertise du partenaire GED qu’elle aura sélectionné pour tirer le parti le plus étendu de la solution finalement mise en œuvre.
Konica Minolta accompagne les entreprises vers la GED d’entreprise d’aujourd’hui. Nous estimons que trois critères essentiels distinguent les bons partenaires GED :
Un projet d’intégration d’une solution de GED demande une attention particulière. En effet, il ne faut pas confondre la simplicité et l’intuitivité d’un logiciel de GED avec la difficulté éventuelle de la conduite du changement au sein d’une organisation qui fonctionne avec des habitudes bien ancrées.
Le partenaire GED doit savoir passer le temps qu’il convient pour analyser le point de départ avec rigueur :
Une GED porte à la fois sur l’intégration des documents pris en charge dans le système d’information et sur leur archivage. Quelle est la priorité ? Quelles sont les évolutions possibles ? Quelle est l’étendue du périmètre d’utilisateurs ?
C’est pourquoi le partenaire GED choisi par l’entreprise pour l’accompagner doit prendre le temps de s’immerger, d’écouter et d’observer. C’est la seule manière de réussir la mise en œuvre d’un projet de logiciel GED, tout en obtenant l’adhésion des utilisateurs concernés, et pour mieux accompagner au changement.
Aline Silva est Chef de Produit Solutions IT chez Konica Minolta Business Solutions France. Elle est en relation directe avec les équipes impliquées dans les projets de déploiement de GED. « La réussite d’un projet se joue à son démarrage mais ne se limite pas à cette étape. C’est pourquoi Konica Minolta a créé un centre d’expertise, composé de spécialistes (consultants, techniciens ; chefs de projets etc.) , qui appliquent une méthodologie gagnante : Analyser & Qualifier, Cadrer & Planifier, Construire et Déployer, Former et faire Evoluer. Le succès d’un projet passe aussi par un accompagnement adapté et Konica Minolta y porte une attention toute particulière. »
Dans l’équipe du partenaire GED, la pertinence du conseil doit être immédiatement associée à la compréhension des enjeux. En effet, mesurer les risques et prendre conscience des écueils à surmonter serait insuffisant sans l’expertise pour proposer une configuration de projet susceptible de favoriser sa pleine réussite.
Au-delà des éventuelles résistances au changement, d’autres dangers pourraient compromettre le déploiement d’une nouvelle solution, ou plus exactement la pleine atteinte des objectifs assignés au départ :
Aline Silva considère que « la qualité d’un accompagnement apporte de réels bénéfices dans la conduite d’un projet. Cela permet de mieux identifier les dysfonctionnements et les aspects à améliorer dans l’organisation ; de mieux définir les objectifs, d’apporter les bonnes mesures correctives, mettre la bonne solution adaptée aux besoins de l’entreprise tout en bénéficiant du regard d’experts. »
Pour garantir son objectivité, votre partenaire GED doit être indépendant des éditeurs du marché. A contrario, il doit avoir développé des relations de confiance avec les acteurs les plus avancés pour vous faire accéder sans difficulté et en toute sécurité au meilleur de la technologie.
La meilleure solution logicielle est quoi qu’il en soit une question de contexte. La bonne approche est la solution logicielle qui répond le mieux au contexte et à l’ambition de l’entreprise.
Pour autant, des critères objectifs permettent de nourrir un arbre décisionnel :
En conclusion, la qualité de l’accompagnement du projet est décisive pour la réussite et surtout pour la fluidité de l’intégration d’une solution de GED. Les consultants Konica Minolta sont formés et managés de manière à ce qu’ils développent les qualités d’écoute, l’expertise en conduite du changement et la veille technique indispensables à la pleine réussite de ce type de projet.
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