La mobilité, et bien-sûr le télétravail, exigent de pouvoir accéder partout à ses documents d’entreprise. C’est pourquoi une GED (Gestion Électronique des Documents) mobile est un atout pour accompagner les nouvelles formes de travail.
Konica Minolta accompagne les entreprises vers la GED d’aujourd’hui.
Découvrez selon quelle logique nos consultants orientent leurs recommandations :
- La mobilité, une modalité bien maîtrisée
- Des fonctionnalités réellement utiles aux organisations
- La différence par l’appropriation
La mobilité, un incontournable des solutions de GED avancées
Un accès mobile à son système d’information, notamment facilité par la migration des solutions vers le Cloud, est une exigence fondamentale pour rester dans la course. C’est pourquoi les logiciels de GED ne peuvent manquer de répondre eux aussi à ce besoin des entreprises, levier d’agilité et de réactivité.
Ainsi, les solutions de GED avancées proposent aux entreprises une mobilité totale, qui permet aux utilisateurs de lire et d’exploiter les contenus auxquels ils ont accès sur n’importe quel PC, leur smartphone et sur tablette. Sans bien sûr sacrifier la sécurité ni le confort, sous condition que la connexion soit de qualité. L’évolution de la taille des écrans des terminaux mobiles autorise en outre désormais un usage en mobilité bien maîtrisé.
Aline Silva est Chef de produit Solutions chez Konica Minolta Business Solutions France. Elle constate la maturité de la GED mobile. « Le recours à une GED mobile accessible ou que l’on soit correspond à une tendance générale des organisations, soucieuses d’efficacité et de rapidité d’exécution. Elles ont besoin de pouvoir au plus vite valider à plusieurs des documents en impliquant plusieurs personnes, comme des factures ou des demandes d’achats, en respectant des contraintes de délai. Les équipes ont aussi besoin d’être en capacité d’innover collectivement, de signer des documents à distance ou tout simplement de consulter de la documentation à jour, s’archives avant un rendez-vous ».
Les principales fonctionnalités d’une gestion électronique des documents mobile
Une GED mobile s’apprécie à cinq fonctionnalités de base :
- Accéder aux contenus autorisés et pouvoir les éditer
- Participer à des flux de travail et à des boucles de validation
- Numériser des documents à l’aide de l’appareil photo de son terminal
- Apposer une signature électronique sur un document, contrat, facture ou demande d’achat par exemple
- Annoter ou modifier un document
Il est plaisant de constater que ces fonctionnalités correspondent tout simplement à des expériences utilisateurs classiques dans le domaine des applications personnelles !
Aline Silva ajoute que « Au-delà du fait que l’expérience individuelle de l’utilisateur est intéressante, La GED mobile est aussi un facteur de productivité collective et de qualité du partage de l’information. Les bonnes décisions sont prises de manière collaborative, plus efficacement. »
Bien choisir sa GED mobile
Sur le plan purement technique, plusieurs logiciels GED apparues récemment sur le marché garantissent aux entreprises une mobilité qui correspond à leurs besoins. La différence se fait dans l’ergonomie, les fonctionnalités, et aussi dans l’appropriation réelle par les collaborateurs de l’entreprise.
Selon Aline Silva, « Une solution de GED accessible en mobilité doit intégrer avec sérieux les limites inhérentes à tous types de terminaux. La facilité d’utilisation et les possibilités offertes par les périphériques mobiles, ou encore la sécurité des données doivent être des critères à prendre au sérieux lorsqu’on choisit une GED mobile »
En conclusion, la GED est devenue mobile mais il faut bien prendre en compte les nouveaux enjeux de la mobilité, tels que les différents terminaux mobiles ou la sécurité des données. Les équipes Konica Minolta sont disponibles et formées pour accompagner les entreprises dans le meilleur choix de GED mobile. Choix qui dépend bien sûr des besoins réels des utilisateurs.
Découvrez les offres d’accompagnement expertes Konica Minolta pour vous aider à optimiser vos processus métiers grâce à la GED (Gestion Électronique des Documents).
6 octobre 2021
