« La GED ou logiciel GED, ce n’est pas que du bénéfice quantitatif. Le fait de pouvoir accéder à ses documents à distance, notamment en télétravail, est un facteur de continuité d’activité. C’également un levier de simplification et de fiabilisation des processus de l’entreprise, en premier lieu la validation des factures. »
Aline Silva, Chef de produit Solutions chez Konica Minolta Business Solutions France
La solution pour supprimer le papier de bout en bout des processus métiers
Qu’est ce que la GED ? Une GED (Gestion Électronique des Documents) dématérialise automatiquement les documents papiers qui arrivent à l’entreprise : factures, contrats, courriers…
La solution GED centralise toute l’information de l’entreprise en un lieu unique et actualise les versions.
Chaque collaborateur dispose d’un accès sécurisé à l’ensemble des documents de l’entreprise dont il a besoin pour travailler, au moment où il en a besoin et où qu’il se trouve.
Des fonctions avancées facilitent le partage de l’information et le travail à plusieurs sur un même contenu.
Les questions relatives à la GED en entreprise :
Qu'est-ce que la GED pour une entreprise ?
La GED (Gestion Électronique de Documents) pour une entreprise est un système qui permet de gérer et d’organiser de manière électronique l’ensemble de ses documents, fichiers et informations. Cela inclut la création, le stockage, la recherche et le partage de documents de manière efficace.
Quels sont les avantages d'utiliser un logiciel GED pour mon entreprise ?
Les avantages d’utiliser un GED pour une entreprise comprennent une meilleure productivité, une réduction des coûts de papier et de stockage, une facilité d’accès aux informations, une meilleure sécurité des données, une conformité aux réglementations et une amélioration de la collaboration entre les équipes.
Quels sont les principaux défis liés à la gestion électronique de documents en entreprise ?
Les principaux défis liés à la gestion électronique de documents en entreprise incluent la résistance au changement des employés, la sécurité des données, la gestion du volume croissant de données, la conformité aux réglementations et la sélection du bon logiciel.
Comment mettre en place un logiciel GED dans mon entreprise ?
La mise en place d’un système de GED dans votre entreprise nécessite la planification, la numérisation des documents existants, la formation du personnel, la configuration du logiciel de GED choisi, et la mise en place de procédures internes pour une utilisation efficace de la solution.
Comment choisir la bonne solution de GED pour mon entreprise ?
Pour choisir la bonne solution de GED pour votre entreprise, vous devez tenir compte de vos besoins spécifiques, de la taille de votre entreprise, de votre budget et de vos exigences en matière de sécurité. Il est recommandé de consulter un expert en GED pour vous aider à évoluer vos besoins et prendre la meilleure décision.
Comment éviter la perte de documents d'entreprise avec une GED ?
La gestion électronique de documents (GED) est un outil précieux pour prévenir la perte de documents d’entreprise. Une GED permet de stocker et d’organiser tous les documents de manière centralisée, réduisant ainsi le risque de perte physique. De plus, les fonctionnalités avancées de recherche et de récupération rapide permettent de localiser rapidement les documents nécessaires. La GED offre également un historique des versions et des mesures de sécurité pour protéger les données. En formant le personnel à son utilisation et en mettant en place des sauvegardes régulières, une entreprise peut efficacement minimiser le risque de perte de documents et garantir une gestion sécurisée de l’information.
29 octobre 2021