La GED, garant de la traçabilité des opérations

Konica Minolta accompagne les entreprises vers la GED d’aujourd’hui. Découvrez pourquoi, en matière documentaire, la traçabilité est au cœur de la logique d’une GED (Gestion Électronique des Documents) :

• En comprenant les enjeux de la traçabilité
• En constatant que la GED est programmée pour la traçabilité
• En distinguant les 2 traçabilités de la GED

Les enjeux de la traçabilité

Aline Silva est Chef de produit Solutions chez Konica Minolta Business Solutions France. Elle estime que « Il est primordial pour une organisation d’être en capacité à remonter l’historique d’une opération sur ses processus documentaires, comme un acte de gestion, une transaction ou un processus de production. La traçabilité permet d’identifier le rôle précis de chacun des acteurs et leur implication dans le traitement de la tâche. »

Le principe de la traçabilité est de décrire précisément une séquence de manière à pouvoir imputer sans ambiguïté chaque action (création, modification ou suppression) à un intervenant, humain ou machine. Avec derrière l’idée de connaître avec précision les conditions réelles de production des résultats de l’organisation.

La raison d’être de la traçabilité est donc de connaître pour maîtriser, améliorer, justifier, récompenser ou alerter. Dans l’entreprise, la traçabilité donne une lisibilité vis-à-vis de l’interne et de l’externe aux processus conduits :

• Traçabilité des circuits financiers
• Traçabilité des utilisateurs
• Traçabilité des postes de connexion
• Traçabilité des chaînes de valeur : approvisionnements, production, entrées en stocks, sorties de stocks, commandes, livraisons, factures…

Aline Silva observe que « la traçabilité est une obligation dans de nombreux contextes, par exemple du point de vue de la protection des données personnelles (RGPD), de la comptabilité (FEC) ou encore de la responsabilité sanitaire (agroalimentaire, pharmacie). Sans parler des exigences de conformité par rapport à des règles internes (reporting) ou externes (normes). »

La contribution d’une GED à la traçabilité

Les opérations qui concourent au fonctionnement d’une organisation sont de natures très diverses. La digitalisation, parce qu’elle fonctionne selon des processus standardisés, permet de tracer plus facilement et surtout automatiquement les opérations qu’elle prend en charge.

Dans le cas particulier d’une solution de GED, toutes les actions effectuées par les utilisateurs sont tracées. En effet, le logiciel enregistre :

• Les intégrations
• Les consultations
• Les modifications
• Les suppressions
• Les extractions

L’entreprise est ainsi à même de disposer d’une information en temps réel, fiable et partageable sur 100 % de ses flux documentaires.

« La traçabilité de la GED est intéressante pour tracer les interactions uniques par rapport à un document, par exemple pour en distinguer à coup sûr et dans le bon ordre les différentes versions. Mais c’est surtout dans le cadre d’un flux de travail, notamment une boucle de validation, que cette modalité est la plus intéressante. En, effet, dans ce cas, l’entreprise est en mesure de piloter efficacement les contributions respectives et donc de fiabiliser et d’optimiser la production collective. Bons à payer des factures, demandes de congé ou validations de contrats suivent ainsi un cycle normé, où les acteurs interviennent dans le bon ordre avec la possibilité de relancer par notification ceux qui oublient de prendre leur part », conclut Anne Silva.

Les 2 traçabilités de la GED

La traçabilité documentaire

Pour chaque document, la traçabilité documentaire désigne l’historique complet des interactions avec les documents électroniques. Les informations tracées indiquent notamment :

• L’utilisateur
• L’opération : création, intégration, annotation, suppression, correction, extraction…
• La date et l’heure

Infalsifiables, ces données servent de référence probatoire dans un contexte d’audit ou de contentieux.

La traçabilité événementielle

Relevant de la norme NF Z 42-013, le journal de traçabilité événementielle garantit l’intégrité et l’authentification des événements pour les archives électroniques.

Le journal est notamment précieux pour démontrer le respect du RGPD. Il alimente un registre qui inventorie les archives personnelles détenues, spécifie les droits accordés pour leur utilisation et comptabilise les suppressions en vertu du droit à l’oubli.

En conclusion, la traçabilité est l’un des arguments majeurs en faveur d’une solution de logiciel GED. Les consultants Konica Minolta aident les entreprises à paramétrer au mieux les critères de traçabilité (droit à l’oubli, par exemple).

Découvrez les offres d’accompagnement expertes Konica Minolta pour vous aider à optimiser vos processus métiers grâce à la GED (Gestion Électronique des Documents).