La sécurité des données est une préoccupation grandissante des entreprises. Il importe que la mise en place d’une solution de GED (Gestion Électronique des Documents) soit en cohérence avec les bonnes pratiques liées à la sécurité informatique.
Konica Minolta accompagne les entreprises vers la GED d’aujourd’hui.
Nos consultants vous éclairent dans l’exigence vis-à-vis de votre future solution et dans la mise en place de protocoles de sécurité additionnels :
- La sécurité, un sujet qu’il faut aborder de front
- Une première série de réponses avec la technologie
- Une deuxième série de réponses avec les comportements
La sécurité des données : un sujet pour la GED
La décision d’adopter une solution GED d’entreprise est un projet digital. Il ne peut se concevoir sans une approche rigoureuse qui intègre une réflexion sur la sécurité des données. Et la mise en place de garde-fous pour éviter le risque de perte, de vol ou de dégradation de données.
Pour identifier les dispositifs et les procédures efficaces pour protéger les données de l’entreprise, encore faut-il avoir bien envisagé l’ensemble des risques.
- En voici l’inventaire des principaux :
- La négligence des utilisateurs : une manipulation erronée peut entraîner la destruction d’une information¹.
- Un dysfonctionnement informatique : un document peut être rendu illisible par une panne de réseau ou la défaillance d’un terminal.
- Un piratage informatique : des solutions de GED peu sécurisées peuvent constituer des portes d’entrée pour des acteurs malveillants.
- Le partage involontaire d’informations confidentielles : le développement du travail collaboratif et l’instauration des messageries instantanées sont aussi des facteurs de risque pour l’intégrité des données de l’entreprise.
Aline Silva est Chef de produit Solutions chez Konica Minolta Business Solutions France. Elle place la sécurité des données de l’entreprise dans le top 3 de ses préoccupations lorsqu’elle aborde un projet de logiciel GED. « Le risque informatique, et notamment la menace sur l’intégrité des données, est inhérent aux projets de digitalisation. La GED n’y échappe pas, d’autant moins que son usage est souvent très démocratisé au sein de l’entreprise. Les nombreuses failles de sécurité qui existent constituent pour nous un point de départ. Notre accompagnement repose sur la construction d’un filet solide pour apporter une réponse fiable et durable à chaque risque identifié. »
La sécurité des données, une affaire de technologie
Toutes les solutions de GED ne présentent pas des garanties égales en matière de sécurité de vos données. C’est pourquoi votre choix doit aussi reposer sur la prise en considération des efforts accomplis par l’éditeur de la solution de GED en matière de sécurité, à côté des fonctionnalités proposées.
Six critères peuvent guider le choix des organisations vers un niveau de sécurité logicielle minimum :
- La centralisation de l’information en un lieu unique dont l’hébergement est fiable, qui facilite la protection des archives et conditionne l’unification des protocoles d’accès et de partage.
- La traçabilité documentaire et événementielle, qui responsabilise les acteurs interagissant avec les documents. En particulier, certains logiciels de GED catégorisent et autorisent les actions possibles (consultation, modification, suppression) en fonction de l’identité de l’utilisateur
- La sécurisation des accès, avec une gestion des habilitations et une authentification rigoureuses
- Un protocole de conservation des données et des archives qui respectent les prescriptions légales, en particulier en matière de données financières (DGFiP) et personnelles (RGPD)
- L’accès à des espaces de travail sécurisés, où l’échange de documents est organisé de manière à optimiser la protection des données
- La certification de la solution par la norme ISO 27001.
La sécurité des données, une affaire de vigilance
Aline Silva ajoute que « la sécurité est avant tout une affaire de comportement et de respect des règles. Le plus solide des logiciels se trouve vite démuni si les utilisateurs négligent les fondamentaux de la prudence. Les failles sont d’abord humaines avant d’être informatiques ! »
Le bon sens et la vigilance, l’alerte devant toute situation inhabituelle et la défiance a priori vis-à-vis des tiers constituent un solide substrat pour apporter une sécurité minimale aux données de l’entreprise.
Trois procédures supplémentaires confèrent pour autant un surcroit de protection :
- Un accès individuel sécurisé par identifiant et mot de passe personnel
- La protection des données, des connexions et des ordinateurs de l’entreprise grâce à des applications anti-virus et des filtres anti-hameçonnage
- Le chiffrement des documents au moment de leur archivage, avec une clef utilisant un protocole comme AES².
En conclusion, une solution de GED présente nativement des garanties réelles en matière de sécurité. Pour autant, tous les logiciels ne se valent pas sur le terrain de la protection des données. C’est pourquoi les consultants Konica Minolta se montrent particulièrement attentifs à alerter leurs clients sur ces aspects, pour les guider dans le choix de la meilleure combinaison entre la sécurité et l’efficacité.
Découvrez les offres d’accompagnement expertes Konica Minolta pour vous aider à optimiser vos processus métiers grâce à la GED (Gestion Électronique des Documents).
¹7,5 % des documents d’entreprise sont perdus ou mal classés (lenouveleconomiste.fr)
²Advanced Encryption Standard
FAQ sur la GED :
Qu'est-ce que la GED en informatique et comment peut-elle transformer la gestion documentaire d'une entreprise ?
La GED, ou Gestion Électronique des Documents, désigne les systèmes permettant de gérer électroniquement les documents d’une entreprise. Elle facilite l’archivage, la recherche et la sécurisation des documents, transformant ainsi l’efficacité opérationnelle et la collaboration interne.
Comment la GED assure-t-elle la sécurité des données sensibles ?
La GED protège les données sensibles grâce à des fonctionnalités avancées telles que le cryptage des fichiers, la gestion des droits d’accès, l’authentification des utilisateurs et la traçabilité des actions sur les documents, garantissant ainsi la confidentialité et l’intégrité des informations.
Quels sont les principaux avantages d'une solution GED pour les PME ?
Pour les PME, la GED offre des avantages significatifs comme la réduction des coûts de stockage, l’amélioration de l’efficacité opérationnelle, l’accès rapide aux documents, et une meilleure conformité réglementaire, contribuant à une gestion documentaire optimisée et sécurisée.
Comment intégrer une solution GED au sein d'un système d'information existant ?
L’intégration d’une solution GED nécessite une analyse préalable des besoins et de l’infrastructure informatique existante, suivie de la sélection d’une solution compatible avec les systèmes en place. Une phase de test et de formation des utilisateurs est cruciale pour une adoption réussie.
Quelle est l'importance de la mobilité dans les solutions GED actuelles ?
La mobilité est essentielle dans les solutions GED modernes, permettant l’accès aux documents et la collaboration en temps réel depuis n’importe quel appareil mobile. Cela favorise le travail à distance et augmente la réactivité des équipes.
Comment la GED informatique facilite-t-elle la conformité réglementaire ?
La GED aide à respecter les normes réglementaires en automatisant la conservation, l’archivage et la destruction des documents selon les délais légaux, en assurant la traçabilité des accès et modifications, et en facilitant la production de preuves en cas d’audit.
Peut-on mesurer le retour sur investissement (ROI) d'une solution GED ? Comment ?
Le ROI d’une solution GED peut être mesuré en analysant la réduction des coûts de stockage et d’impression, l’amélioration de l’efficacité opérationnelle, la diminution des risques liés à la perte ou au vol de documents, et l’optimisation de la gestion du temps.
Quelles sont les dernières innovations dans le domaine de la GED ?
Les innovations récentes incluent l’intégration de l’intelligence artificielle pour la classification automatique des documents, l’analyse de contenu, la reconnaissance optique de caractères améliorée, et les solutions cloud pour une accessibilité et une collaboration accrues.
Comment la GED informatique soutient-elle le travail collaboratif au sein des équipes ?
La GED favorise le travail collaboratif en permettant le partage sécurisé de documents, la gestion des versions, les workflows de validation, et en offrant des espaces de travail communs, facilitant ainsi la communication et l’efficience des projets d’équipe.
Peut-on intégrer la GED à d'autres systèmes d'entreprise ?
Oui, la GED peut être connectée à d’autres systèmes d’entreprise tels que les ERP, CRM, ou plateformes de collaboration. Cette intégration facilite le partage d’informations et améliore les flux de travail.
6 mars 2024
