IA et GED : exploiter la puissance de l’Intelligence Artificielle pour la Gestion Électronique des Documents

Selon une analyse sur l’utilisation de l’IA dans le traitement documentaire, 63 % des entreprises du Fortune 250 ont déjà adopté l’IA pour la gestion de document intelligente, souvent intégrées directement à leurs systèmes GED.

Ces solutions permettent de réduire le temps de traitement des documents de 50 % ou plus, grâce à la lecture et extraction automatique des documents, des workflows accélérés et moins d’erreurs humaines.

Source : Docsumo ; Rapport « 50 Key Statistics and Trends in Intelligent Document Processing for 2025”

GED : développer la fiabilité de la capture des données

La dématérialisation est idéale pour le traitement des factures fournisseurs ou encore les bulletins de salaires. Les solutions de GED permettant de dématérialiser ces processus documentaires s’intègrent dans le système d’information de l’entreprise. Deux processus stratégiques pour l’entreprise, dont le premier a à voir avec la relation fournisseurs et le second avec la marque employeur.

C’est pourquoi la fiabilité des traitements mis en œuvre est un point d’attention et un sujet prioritaire d’évolution, notamment au vu des nombreuses avancées technologiques, mais surtout des nouvelles habitudes de travail liées à la digitalisation.

RAD (Reconnaissance Automatique de Documents)

La Reconnaissance Automatique de Documents (RAD) est une technologie intégrée aux solutions de Gestion Électronique des Documents (GED) qui permet d’identifier et d’extraire automatiquement les informations de documents numérisés, comme des factures ou des contrats.

Grâce à des algorithmes avancés et boostés par l’intelligence artificielle, la RAD analyse le contenu (textes, chiffres, dates) et le structure pour une utilisation immédiate dans le système d’information de l’entreprise.

Par exemple, elle peut repérer le montant d’une facture ou le nom d’un fournisseur sans intervention manuelle, réduisant les erreurs et accélérant les processus documentaires.

LAD (Lecture Automatique de Documents)

La Lecture Automatique de Documents (LAD) est une technologie complémentaire à la RAD dans les logiciels de Gestion Électronique des Documents (GED).

Alors que la RAD se concentre sur l’identification et l’extraction des données structurées, la LAD va plus loin en interprétant le contenu des documents, y compris les informations non structurées comme le texte libre ou les annotations. Grâce à l’intelligence artificielle, la LAD comprend le contexte, par exemple en classant une facture dans la bonne catégorie ou en détectant des clauses spécifiques dans un contrat.

En combinaison avec la RAD, elle rend la GED plus intelligente, automatisant des tâches complexes et améliorant la précision des flux documentaires.

L’IA s’intègre dans le fonctionnement des solutions GED

L’IA c’est en effet des technologies de Machine Learning, de recherche en plein texte² ou encore d’analyse sémantique. Ce qui permet au logiciel GED combiné à l’IA d’aller beaucoup plus vite et plus sûrement vers le 0 approximation.

L’IA repose sur une logique puissante d’auto-apprentissage. Les solutions au sein desquelles elle est mise en œuvre voient leur capacité d’extraction automatisée des données augmentée. Surtout, cette performance est obtenue sans intervention humaine, ce qui facilite le quotidien des opérateurs et leur permet de se concentrer sur d’autres tâches à valeur ajoutée.

Facture électronique obligatoire dès 2026  : anticipez dès maintenant

Dès le 1ᵉʳ septembre 2026, toutes les entreprises devront recevoir des factures électroniques, tandis que les grandes entreprises et les ETI devront aussi les émettre.

Dans cette vidéo, nous vous présentons en 2 minutes le calendrier légal, les obligations d’émission et de réception, ainsi que les critères essentiels pour faire le choix d’une plateforme de dématérialisation adaptée à vos besoins.

L’IA permet de repérer les anomalies et optimiser les processus documentaires

Dans la même perspective, l’IA booste la GED en matière de réduction de l’intervention humaine pour repérer et réduire les anomalies.

Si une GED automatise des tâches historiquement dévolues à des opérateurs et les libère d’autant pour d’autres missions, des ratés et des blocages surviennent forcément. L’intervention des collaborateurs reste essentielle sur le contrôle et l’analyse des opérations réalisées automatiquement.

Pour classer, par exemple les données comptables ou les factures, rapprocher des pièces en vue de les archiver ensemble (exigence des auditeurs) ou détecter des ordres de grandeur incohérents, une GED ‘’simple’’ fonctionne en interface avec un opérateur. Elle se bloque et alerte dès qu’une donnée sort du schéma habituel.

Or, si l’intelligence artificielle ne remplace pas l’humain à 100 %, une GED boostée à l’IA se révèle plus autonome et plus efficace. Et surtout plus fortement apprenant des règles de fonctionnement de l’organisation.

De ce fait, mécaniquement, les opérateurs montent en valeur ajoutée :

• En étant davantage disponibles pour d’autres tâches, d’analyse, de réflexion et d’accompagnement des autres métiers de l’entreprise
• En étant désormais impliqués dans des flux de travail collaboratifs ou individuels au travers de la GED

Sécurité et conformité : l’IA pour limiter les fraudes

L’IA permet de renforcer la sécurité des documents, un enjeu crucial pour les entreprises. Comment ? En parcourant les fichiers et les données, elle surveille les activités suspectes, détecte les fuites potentielles, et garantit la conformité GED à des réglementations comme le RGPD.

Pour le respect des lois sur la protection des données, les solutions GED et IA hébergent leurs modèles localement en Europe, répondant ainsi aux exigences de souveraineté numérique. Cela est particulièrement pertinent pour les secteurs sensibles comme la finance ou la santé. Bien sûr, malgré l’IA, toute entreprise se doit d’être vigilante sur le respect des normes de sécurité et de confidentialité des données.

L’intelligence artificielle dans une solution GED pour traiter de très gros volumes de données

Un autre défi posé à une solution de GED classique réside dans la maîtrise des grands volumes et de la diversité des sources.

La GED sait traquer par exemple des factures en pièces jointes dans les comptes des acteurs de l’entreprise impliqués dans le processus d’achat. Mais le challenge est par exemple autrement plus difficile à relever quand il s’agit de recueillir les données clients utiles à l’amélioration de leur satisfaction.

L’idée est ici d’écouter et analyser ce que les clients ont à dire :

• Leurs réclamations
• Leurs remarques
• Leurs suggestions
• Les commentaires

L’objectif est d’exploiter les réclamations, remarques, suggestions, et commentaires pour innover dans les services ou produits. Cependant, seule une fraction des données est réellement exploitable.

Avec le projet d’en connaître suffisamment pour apporter des innovations pertinentes en matière de services et/ou de produits. Or, de toute évidence, seul un petit nombre de données sont réellement susceptibles de déboucher sur des idées nouvelles, perdues au sein d’une masse de verbatims peu exploitables.

C’est pourquoi la solution est de coupler une IA à la GED, de façon à se donner les moyens de ne recueillir avec la GED que les matériaux les plus utiles, identifiés par l’IA. Ou encore, de recueillir avec la GED des données agrégées par l’IA en fonction de filtres spécifiques à l’entreprise.

Perspectives d’avenir de l’IA et la GED

Le marché de l’IA devrait atteindre 1 811,75 milliards de dollars d’ici 20303, avec un taux de croissance annuel composé (TCAC) de 35,9 % de 2025 à 2030, porté par l’explosion du big data et des besoins en analyse de données massives. En France, la croissance est soutenue par des initiatives comme la Stratégie Nationale pour l’IA et France 2030. Ces tendances confirment que l’IA devient indispensable pour la compétitivité des entreprises, notamment dans la gestion documentaire.

En conclusion, l’intelligence artificielle décuple les atouts de la GED (productivité, libération des disponibilités des acteurs, fiabilité des traitements) en repoussant les limites de l’autonomie et de la capacité des solutions.

C’est précisément la mission des consultants Konica Minolta d’apporter aux entreprises un éclairage suffisant pour qu’elles puissent bénéficier de la solution de GED la plus adaptée à leurs besoins.

Découvrez le logiciel GED des experts Konica Minolta pour vous aider à optimiser vos processus métiers grâce à la GED (Gestion Électronique des Documents).

¹Reconnaissance et Lecture Automatique de Document
²Technique de recherche qui consiste pour le moteur de recherche à examiner tous les mots de chaque document hébergé et à tenter de les faire correspondre à ceux fournis par l’utilisateur (Wikipedia)
³Grand View Research https://www.grandviewresearch.com/press-release/global-artificial-intelligence-ai-market