IA et GED : Comment l’intelligence artificielle transforme la gestion électronique des documents ?

Selon l’étude AIIM Market Momentum : Intelligent Document Processing 2025, menée auprès de 600 grandes organisations américaines et européennes en collaboration avec Deep Analysis, 78 % des entreprises utilisent déjà une forme d’IA pour le traitement intelligent des documents (IDP), et 65 % accélèrent activement leurs projets dans ce domaine. 

Le bénéfice principal cité par les répondants est la réduction du temps de traitement (50 %), devant la réduction des effectifs (30 %). Le traitement documentaire par IA est perçu comme un levier de productivité, pas comme un outil de remplacement humain.

Source : AIIM Market Momentum Index – IDP Survey 2025 (Association for Intelligent Information Management × Deep Analysis, mai 2025)

GED et IA : développer la fiabilité de la capture et la lecture des données

La capture d’informations et la lecture automatique des données sont les premières étapes où l’IA transforme concrètement une solution GED. 

La fiabilité de l’extraction conditionne toute la chaîne de traitement en aval : comptabilisation, validation, archivage, conformité. Notamment sur des flux à fort volume : 

• factures fournisseurs
• bulletins de salaire
• bons de commande
• contrats 

Deux technologies complémentaires interviennent à ce niveau : la Reconnaissance Automatique de Documents (RAD), qui identifie le type de document et extrait les données structurées, et la Lecture Automatique de Documents (LAD), qui interprète le contenu, y compris non structuré. 

Couplées à l’intelligence artificielle, elles passent d’un fonctionnement par règles paramétrées manuellement à un apprentissage continu des spécificités documentaires de l’entreprise.

RAD (Reconnaissance Automatique de Documents)

La Reconnaissance Automatique de Documents (RAD) est une technologie intégrée aux solutions de Gestion Électronique des Documents (GED) qui permet d’identifier et d’extraire automatiquement les informations de documents numérisés, comme des factures ou des contrats.

Grâce à des algorithmes avancés et boostés par l’intelligence artificielle, la RAD analyse le contenu (textes, chiffres, dates) et le structure pour une utilisation immédiate dans le système d’information de l’entreprise.

Par exemple, elle peut repérer le montant d’une facture ou le nom d’un fournisseur sans intervention manuelle, réduisant les erreurs et accélérant les processus documentaires.

LAD (Lecture Automatique de Documents)

La Lecture Automatique de Documents (LAD) est une technologie complémentaire à la RAD dans les logiciels de Gestion Électronique des Documents (GED).

Alors que la RAD se concentre sur l’identification et l’extraction des données structurées, la LAD va plus loin en interprétant le contenu des documents, y compris les informations non structurées comme le texte libre ou les annotations. Grâce à l’intelligence artificielle, la LAD comprend le contexte, par exemple en classant une facture dans la bonne catégorie ou en détectant des clauses spécifiques dans un contrat.

En combinaison avec la RAD, elle rend la GED plus intelligente, automatisant des tâches complexes et améliorant la précision des flux documentaires.

L’IA s’intègre dans le fonctionnement des solutions GED

L’IA c’est en effet des technologies de Machine Learning, de recherche en plein texte² ou encore d’analyse sémantique. Ce qui permet au logiciel GED combiné à l’IA d’aller beaucoup plus vite et plus sûrement vers le 0 approximation.

L’IA repose sur une logique puissante d’auto-apprentissage. Les solutions au sein desquelles elle est mise en œuvre voient leur capacité d’extraction automatisée des données augmentée. Surtout, cette performance est obtenue sans intervention humaine, ce qui facilite le quotidien des opérateurs et leur permet de se concentrer sur d’autres tâches à valeur ajoutée.

Facture électronique obligatoire dès 2026  :  anticipez dès maintenant

Dès le 1ᵉʳ septembre 2026, toutes les entreprises devront recevoir des factures électroniques, tandis que les grandes entreprises et les ETI devront aussi les émettre.

Dans cette vidéo, nous vous présentons en 2 minutes le calendrier légal, les obligations d’émission et de réception, ainsi que les critères essentiels pour faire le choix d’une plateforme de dématérialisation adaptée à vos besoins.

L’IA permet de repérer les anomalies et optimiser les processus documentaires

Dans la même perspective, l’IA booste la GED en matière de réduction de l’intervention humaine pour repérer et réduire les anomalies.

Si une GED automatise des tâches historiquement dévolues à des opérateurs et les libère d’autant pour d’autres missions, des ratés et des blocages surviennent forcément. L’intervention des collaborateurs reste essentielle sur le contrôle et l’analyse des opérations réalisées automatiquement.

Pour classer, par exemple les données comptables ou les factures, rapprocher des pièces en vue de les archiver ensemble (exigence des auditeurs) ou détecter des ordres de grandeur incohérents, une GED ‘’simple’’ fonctionne en interface avec un opérateur. Elle se bloque et alerte dès qu’une donnée sort du schéma habituel.

Or, si l’intelligence artificielle ne remplace pas l’humain à 100 %, une GED boostée à l’IA se révèle plus autonome et plus efficace. Et surtout plus fortement apprenant des règles de fonctionnement de l’organisation.

De ce fait, mécaniquement, les opérateurs montent en valeur ajoutée :

• En étant davantage disponibles pour d’autres tâches, d’analyse, de réflexion et d’accompagnement des autres métiers de l’entreprise
• En étant désormais impliqués dans des flux de travail collaboratifs ou individuels au travers de la GED

Sécurité et conformité : l’IA pour limiter les fraudes

L’IA permet de renforcer la sécurité des documents, un enjeu crucial pour les entreprises. Comment ? En parcourant les fichiers et les données, elle surveille les activités suspectes, détecte les fuites potentielles, et garantit la conformité GED à des réglementations comme le RGPD.

Pour le respect des lois sur la protection des données, les solutions GED et IA hébergent leurs modèles localement en Europe, répondant ainsi aux exigences de souveraineté numérique. Cela est particulièrement pertinent pour les secteurs sensibles comme la finance ou la santé. Bien sûr, malgré l’IA, toute entreprise se doit d’être vigilante sur le respect des normes de sécurité et de confidentialité des données.

L’intelligence artificielle dans une solution GED pour traiter de très gros volumes de données

Un autre défi posé à une solution de GED classique réside dans la maîtrise des grands volumes et de la diversité des sources.

La GED sait traquer par exemple des factures en pièces jointes dans les comptes des acteurs de l’entreprise impliqués dans le processus d’achat. Mais le challenge est par exemple autrement plus difficile à relever quand il s’agit de recueillir les données clients utiles à l’amélioration de leur satisfaction.

L’idée est ici d’écouter et analyser ce que les clients ont à dire :

• Leurs réclamations
• Leurs remarques
• Leurs suggestions
• Les commentaires

L’objectif est d’exploiter les réclamations, remarques, suggestions, et commentaires pour innover dans les services ou produits. Cependant, seule une fraction des données est réellement exploitable.

Avec le projet d’en connaître suffisamment pour apporter des innovations pertinentes en matière de services et/ou de produits. Or, de toute évidence, seul un petit nombre de données sont réellement susceptibles de déboucher sur des idées nouvelles, perdues au sein d’une masse de verbatims peu exploitables.

C’est pourquoi la solution est de coupler une IA à la GED, de façon à se donner les moyens de ne recueillir avec la GED que les matériaux les plus utiles, identifiés par l’IA. Ou encore, de recueillir avec la GED des données agrégées par l’IA en fonction de filtres spécifiques à l’entreprise.

GED classique vs GED augmentée par l'IA : quelles différences ?

Perspectives d’avenir de l’IA et la GED

Le marché de la gestion documentaire intelligente connaît une croissance soutenue, portée par trois dynamiques : 

• l’explosion des volumes de données non structurées
• la pression réglementaire (RGPD, AI Act, exigences sectorielles
• et la pénurie de main-d’œuvre qualifiée sur les tâches documentaires répétitives.

En France, la Stratégie nationale pour l’intelligence artificielle et le plan France 2030 soutiennent activement l’adoption de l’IA en entreprise, avec un focus particulier sur les PME et ETI. Pour les directions financières, IT et générales, la question n’est plus de savoir si l’IA va transformer la gestion documentaire, mais à quel rythme et avec quels partenaires.

En conclusion, l’intelligence artificielle décuple les atouts de la GED (productivité, libération des disponibilités des acteurs, fiabilité des traitements) en repoussant les limites de l’autonomie et de la capacité des solutions.

Nos consultants Konica Minolta apportent aux entreprises un éclairage suffisant pour qu’elles puissent bénéficier de la solution de GED la plus adaptée à leurs besoins.

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Sources : 

¹Reconnaissance et Lecture Automatique de Document
²Technique de recherche qui consiste pour le moteur de recherche à examiner tous les mots de chaque document hébergé et à tenter de les faire correspondre à ceux fournis par l’utilisateur (Wikipedia)