Le télétravail forcé du confinement a démocratisé l’utilisation des outils collaboratifs, devenus indispensables pour partager l’information, communiquer ou encore suivre l’état d’avancement des projets. Leur pérennisation au sein des petites et moyennes entreprises (PME) présente des avantages indéniables.
Une collaboration efficace stimule la productivité des équipes et donne aux entreprises un avantage concurrentiel avéré. Celles qui ont adopté le travail collaboratif en voient les effets positifs sur : le partage des connaissances (69%), la productivité des équipes (65%), la résolution des problèmes (62%), la motivation des salariés (60%) et la créativité (59%), d’après l’étude Ipsos/OpenMind Kfé.
Rendre les équipes plus productives
Qu’il s’agisse de collaborer entre les membres d’une équipe, d’un projet, d’un service ou d’un site, les outils collaboratifs doivent être capables de faciliter le partage et l’accès à l’information. En créant un espace commun à disposition de tous les collaborateurs, les entreprises réduisent le temps passé à rechercher de l’information, les dernières versions des documents et simplifie la communication tout en se protégeant des risques de hacking (cybersécurité). McKinsey estime que les entreprises ayant recours aux outils collaboratifs accroissent leur productivité en moyenne de 20 à 25%. Dans le même temps, elles rendent leurs salariés plus autonomes et plus créatifs. En outre, le travail collaboratif permet de tirer profit de l’intelligence collective et donc de favoriser l’innovation.
Favoriser la collaboration en mode projet
La généralisation d’un télétravail ponctuel après la crise sanitaire du Covid-19 incite les entreprises, notamment les PME, à favoriser la collaboration en mode projet entre les salariés. Ceux-ci doivent pouvoir échanger entre eux, se répartir les tâches à effectuer, prévoir un planning et le respecter, travailler en commun sur des documents partagés, etc.
Avec une plateforme de travail collaboratif, les entreprises disposent de toutes les fonctionnalités de collaboration en un seul endroit :
- création et gestion de groupes de projet,
- organisation et animation d’un intranet,
- communications en temps réel avec des collègues, réunies au sein d’un tableau de bord personnel où chaque utilisateur peut facilement voir ses projets et tâches en cours.
Instaurer plus de rendez-vous virtuels
L’expérimentation à grande échelle du télétravail pousse les entreprises à revoir certaines habitudes de travail. Nombreuses se disent prêtent à poursuivre les rendez-vous virtuels avec leurs clients pour, d’une part, limiter les temps de trajets, la fatigue et les risques d’accident des collaborateurs, et d’autre part, réduire leur empreinte carbone. Les solutions de collaboration Microsoft Office 365 combinent la messagerie instantanée et la vidéoconférence, les appels et la collaboration sur les documents en une seule application.
Répondre aux exigences d’un environnement de travail mobile et connecté
En une décennie, la collaboration virtuelle a doublé passant de 7% seulement en 2013 à 14% en 2019. De plus en plus, de workflows et de processus sont construits autour d’équipes interconnectées. Le travail à distance mené par des équipes diversifiées, spécialisées et connectées est aujourd’hui un facteur clé de succès. En France, depuis la pandémie, seul 1 salarié sur 3 souhaite retourner au travail à temps plein, selon le rapport « The New Workplace: Re-imagining Work After 2020 » d’Okta. Les PME doivent donc fournir à leurs collaborateurs un environnement de travail collaboratif qui favorise une approche flexible du travail, tout en offrant une expérience utilisateur confortable. Mais pour une majorité d’entre elles, la mise en place de ce type d’environnement de travail est souvent difficile à endiguer seules. Néanmoins, il existe différentes solutions, telles que Microsoft Office 365, qui n’impose pas de charge supplémentaire aux services informatiques, tout en respectant un budget défini au préalable.
Privilégier une plateforme collaborative simple et intuitive
De nombreux outils collaboratifs existent sur le marché. Cependant, ils doivent être sélectionnés avec soin. Mieux vaut éviter de les multiplier pour préserver la productivité des collaborateurs et opter pour une solution avec plusieurs fonctionnalités. Autre critère de choix : leur ergonomie. Chaque salarié est plus au moins à l’aise avec les outils informatiques. Devoir faire face à un enchevêtrement opaque d’outils collaboratifs plus ou moins compatibles, où une couche supplémentaire de logiciels de collaboration doit être ajoutée, peut avoir des conséquences très négatives sur l’expérience utilisateur. Les entreprises doivent privilégier une solution évolutive et sécurisée, adaptée aux capacités de leur informatique.
Avec la plateforme de travail collaboratif Microsoft Office 365, accélérez sur la transformation digitale de votre entreprise, en assurant la gestion des communications et la collaboration tout en garantissant le respect de toutes les réglementations de sécurité et de traitement des données nécessaires. Konica Minolta s’engage auprès de ses clients à leur fournir un accompagnement complet pendant et après le déploiement de la solution collaborative.
Pour répondre aux enjeux du télétravail, les entreprises doivent donc mettre en place des outils collaboratifs pour gagner en agilité. Il est toutefois primordial d’impliquer les collaborateurs en tant qu’acteurs d’une nouvelle organisation du travail afin d’obtenir leur adhésion. Autrement, le manque d’accompagnement des utilisateurs conduirait à faire des outils collaboratifs une source de stress et ils finiraient par être contre productifs.
En savoir plus sur Microsoft Office 365
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FAQ sur les plateformes de travail collaboratif :
Qu'est-ce qu'une plateforme de travail collaboratif ?
Une plateforme de travail collaboratif est un espace numérique qui facilite la communication, la gestion de projet, et le partage de documents entre les membres d’une équipe, indépendamment de leur localisation géographique. Elle intègre divers outils comme les messageries instantanées, les agendas partagés, et les espaces de stockage en ligne.
Comment choisir la meilleure plateforme de travail collaboratif pour mon entreprise ?
Le choix doit se baser sur les besoins spécifiques de votre entreprise : nombre d’utilisateurs, type de projets gérés, intégration avec d’autres outils déjà utilisés, et budget disponible. Évaluez les fonctionnalités offertes, la facilité d’utilisation, et les options de personnalisation.
Les plateformes de travail collaboratif sont-elles sécurisées ?
La sécurité est une priorité pour les fournisseurs de ces plateformes, qui mettent en place des mesures comme le chiffrement des données, l’authentification à deux facteurs, et des audits de sécurité réguliers. Il est toutefois crucial de vérifier les certifications de sécurité et les politiques de confidentialité du fournisseur.
Peut-on personnaliser une plateforme de travail collaboratif ?
Oui, de nombreuses plateformes offrent des options de personnalisation permettant d’adapter l’interface, les fonctionnalités et les workflows aux besoins spécifiques de votre équipe ou de votre projet, améliorant ainsi l’efficacité et l’adoption par les utilisateurs.
Quel est l'impact d'une plateforme de travail collaboratif sur la productivité ?
En réduisant les emails superflus, en facilitant l’accès aux informations et en automatisant certaines tâches, ces plateformes peuvent significativement augmenter la productivité des équipes en permettant une collaboration plus efficace et organisée.
Quelles sont les meilleures pratiques pour intégrer une plateforme de travail collaboratif au sein d'une équipe ?
Pour réussir l’intégration d’une plateforme de travail collaboratif, il est essentiel de former les employés à son utilisation, d’établir des règles claires sur les workflows et la communication, et d’encourager l’adoption progressive en mettant en avant les bénéfices en termes d’efficacité et de facilité de collaboration. Il est également recommandé de recueillir régulièrement les retours des utilisateurs pour ajuster et améliorer l’utilisation de la plateforme.
Comment mesurer l'efficacité d'une plateforme de travail collaboratif ?
L’efficacité peut être mesurée par l’amélioration de la communication interne, la réduction du temps de réalisation des projets, et l’augmentation de la satisfaction des employés. Des outils analytiques intégrés peuvent aider à suivre ces indicateurs et à ajuster les processus si nécessaire.
Les plateformes de travail collaboratif sont-elles adaptées à tous les secteurs d'activité ?
Elles sont conçues pour être polyvalentes et s’adapter à divers secteurs, que ce soit dans le domaine de la technologie, de l’éducation, de la santé, ou de la finance. Le choix de la plateforme doit cependant tenir compte des spécificités et des besoins propres à chaque secteur.
Quelles sont les tendances futures pour les plateformes de travail collaboratif ?
Les tendances incluent l’intégration de l’intelligence artificielle pour automatiser les tâches routinières, l’amélioration des fonctionnalités de sécurité, le développement de solutions plus personnalisables, et l’accent sur la collaboration mobile pour soutenir les équipes distantes de manière encore plus efficace.
4 mars 2024
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