Télétravail : pourquoi les outils collaboratifs sont-ils devenus indispensables ?

Une collaboration efficace stimule la productivité des équipes et donne aux entreprises un avantage concurrentiel avéré. Celles qui ont adopté le travail collaboratif en voient les effets positifs sur : le partage des connaissances (69%), la productivité des équipes (65%), la résolution des problèmes (62%), la motivation des salariés (60%) et la créativité (59%), d’après l’étude Ipsos/OpenMind Kfé.

Rendre les équipes plus productives

Qu’il s’agisse de collaborer entre les membres d’une équipe, d’un projet, d’un service ou d’un site, les outils collaboratifs doivent être capables de faciliter le partage et l’accès à l’information. En créant un espace commun à disposition de tous les collaborateurs, les entreprises réduisent le temps passé à rechercher de l’information, les dernières versions des documents et simplifie la communication. McKinsey estime que les entreprises ayant recours aux outils collaboratifs accroissent leur productivité en moyenne de 20 à 25%. Dans le même temps, elles rendent leurs salariés plus autonomes et plus créatifs. En outre, le travail collaboratif permet de tirer profit de l’intelligence collective et donc de favoriser l’innovation.

Le Kap Verre, fabricant français spécialisé dans la transformation du verre, améliore l’efficience de ses équipes très mobiles ayant besoin de la bonne information ou bon moment, grâce au Workplace Go de Konica Minolta. « Cette plateforme collaborative nous apporte une meilleure productivité des équipes grâce des outils plus modernes, une communication plus ciblée et une meilleure agilité des équipes ; mais surtout une meilleure transversalité puisque l’environnement collaboratif favorise le travail en mode projet », indique Céline Ribot, directrice de site chez Kap Verre.

Favoriser la collaboration en mode projet

La généralisation d’un télétravail ponctuel après la crise sanitaire du Covid-19 incite les entreprises, notamment les PME, à favoriser la collaboration en mode projet entre les salariés. Ceux-ci doivent pouvoir échanger entre eux, se répartir les tâches à effectuer, prévoir un planning et le respecter, travailler en commun sur des documents partagés, etc.

Avec Workplace Go, les entreprises disposent de toutes les fonctionnalités de collaboration en un seul endroit :

• création et gestion de groupes de projet,
• organisation et animation d’un intranet,
• communications en temps réel avec des collègues, réunies au sein d’un tableau de bord personnel où chaque utilisateur peut facilement voir ses projets et tâches en cours.

Cette solution offre un accès instantané à tous les projets depuis n’importe quel appareil tout en maintenant le plus haut niveau de sécurité. Workplace Go garantit aussi une gestion de contenu unique. Les utilisateurs peuvent suivre leurs contributions en termes de likes, de vues, de versions ou de l’état d’approbation actuel directement dans leur tableau de bord personnel.

Instaurer plus de rendez-vous virtuels

L’expérimentation à grande échelle du télétravail pousse les entreprises à revoir certaines habitudes de travail. Nombreuses se disent prêtent à poursuivre les rendez-vous virtuels avec leurs clients pour, d’une part, limiter les temps de trajets, la fatigue et les risques d’accident des collaborateurs, et d’autre part, réduire leur empreinte carbone. Workplace Go s’intègre avec Microsoft Teams qui combine la messagerie instantanée, la vidéoconférence, les appels et la collaboration sur les documents en une seule application.

Répondre aux exigences d’un environnement de travail mobile et connecté

En une décennie, la collaboration virtuelle a doublé passant de 7% seulement en 2013 à 14% en 2019. De plus en plus, de workflows et de processus sont construits autour d’équipes interconnectées. Le travail à distance mené par des équipes diversifiées, spécialisées et connectées est aujourd’hui un facteur clé de succès. En France, depuis la pandémie, seul 1 salarié sur 3 souhaite retourner au travail à temps plein, selon le rapport « The New Workplace: Re-imagining Work After 2020 » d’Okta. Les PME doivent donc fournir à leurs collaborateurs un environnement de travail collaboratif qui favorise une approche flexible du travail, tout en offrant une expérience utilisateur confortable. Mais pour une majorité d’entre elles, la mise en place de ce type d’environnement de travail est souvent difficile à endiguer seules. Néanmoins, il existe différentes solutions, telles que Workplace Go de Konica Minolta, qui n’impose pas de charge supplémentaire aux services informatiques, tout en respectant un budget défini au préalable.

Privilégier une plateforme collaborative simple et intuitive

De nombreux outils collaboratifs existent sur le marché. Cependant, ils doivent être sélectionnés avec soin. Mieux vaut éviter de les multiplier pour préserver la productivité des collaborateurs et opter pour une solution avec plusieurs fonctionnalités. Autre critère de choix : leur ergonomie. Chaque salarié est plus au moins à l’aise avec les outils informatiques. Devoir faire face à un enchevêtrement opaque d’outils collaboratifs plus ou moins compatibles, où une couche supplémentaire de logiciels de collaboration doit être ajoutée, peut avoir des conséquences très négatives sur l’expérience utilisateur. Les entreprises doivent privilégier une solution évolutive et sécurisée, adaptée aux capacités de leur informatique.

Avec la plateforme collaborative Workplace Go, Konica Minolta permet d’accélérer la transformation digitale des entreprises, en assurant la gestion des communications, la collaboration, les réseaux sociaux, la productivité et une fonction intranet. En outre, Workplace Go unifie les fonctionnalités de Microsoft Office 365 au sein d’une seule interface utilisateur. Les utilisateurs n’ont pas à se connecter à chaque application séparément, mais disposent des fonctionnalités d’Office 365 à portée de main.  Dans le même temps, elle garantit le respect de toutes les réglementations de sécurité et de traitement des données nécessaires. Enfin, Konica Minolta s’engage auprès de ses clients à leur fournir un accompagnement complet pendant et après le déploiement de la solution Workplace Go.

Pour répondre aux enjeux du télétravail, les entreprises doivent donc mettre en place des outils collaboratifs pour gagner en agilité. Il est toutefois primordial d’impliquer les collaborateurs en tant qu’acteurs d’une nouvelle organisation du travail afin d’obtenir leur adhésion. Autrement, le manque d’accompagnement des utilisateurs conduirait à faire des outils collaboratifs une source de stress et ils finiraient par être contre productifs.

Visionnez le replay du webinar : Simplifier le travail à distance grâce au portail collaboratif Wokrplace Go