Passer de la GED à l’ECM

Konica Minolta accompagne les entreprises vers la GED d’aujourd’hui.

Derrière la différence de terminologie, il y a une reconnaissance de la solution GED comme un levier de stratégie d’entreprise.

• Les bénéfices de la GED
• L’ECM, une vision stratégique de la GED

Les bénéfices de la GED

Techniquement, un logiciel GED d’entreprise présente les avantages inhérents à ses caractéristiques :

• Un référentiel documentaire unique dans le périmètre où l’outil a été déployé, avec gestion des versions.
• Une approche homogène du classement : automatisation de la désignation des documents, en fonction par exemple d’une charte ou d’un standard.
• Un accès moderne aux documents : la recherche est simple et facile, soumise à habilitation personnalisée.
• Une traçabilité rigoureuse : un journal d’activité enregistre qui et quoi (création, modification, consultation, suppression).

Mais, ce qui compte, c’est le parti que peut tirer une entreprise de ces fonctions fondamentales de la GED. On distingue généralement quatre bénéfices, porteurs de différenciation au profit des organisations qui ont choisi d’implémenter une GED.

La réduction des coûts et l’élévation de la productivité représentent la première famille d’avantages de l’usage d’une GED :

• D’une part, parce que les fonctions de saisie (des factures fournisseurs par exemple) sont automatisées par une GED.
• D’autre part, parce que les recherches sont beaucoup plus rapides et plus assurées (les chiffres qui circulent estiment à 1 heure par jour le temps perdu à rechercher des documents, en l’absence de GED).

La deuxième thématique d’avantages porte sur la qualité de l’exécution des processus. Mieux documentée, avec une source unique et fiable, la mise en œuvre des opérations est davantage conforme. Les métiers collaborent sur la base d’un référentiel partagé, actualisé et souverain, supprimant les risques d’interprétations ou de concurrence de versions documentaires.

Troisièmement, une GED permet à l’entreprise de réduire ses délais de traitement. En effet, une circulation fluide et accélérée de l’information optimise la collaboration et raccourcit les cycles de validation :

• Détection de nouvelles demandes
• Conception des innovations
• Mise sur le marché des produits et des services
• Service Après-Vente et traitement des réclamations

Enfin, une GED est aussi créatrice de sécurité juridique, en particulier en raison de la facilitation du respect des normes et des obligations diverses. Le RGPD, avec l’inventaire des données personnelles détenues et l’automatisation de la gestion du droit à l’oubli, est un bon exemple.

Aline Silva est Chef de produit Solutions chez Konica Minolta Business Solutions France. Elle accompagne les entreprises dans leur réflexion sur la dématérialisation. « La GED s’inscrit dans une perspective plus générale de mise en agilité des organisations. En effet, une GED contribue à la réactivité des entreprises grâce à la bonne circulation d’une information de qualité, qui arrive à la bonne personne. »

L’ECM, une vision stratégique de la GED

Parler de gestion du contenu de l’entreprise (ECM) plutôt que de GED induit une projection mentale vers une réelle transformation des usages. Ou, pour le dire autrement, l’ambition d’aller au bout du potentiel de la Gestion Électronique des Documents.

Par exemple, en termes de fonctionnement de l’organisation :

• La GED est étendue à 100 % des processus métiers de l’entreprise.
• La GED prend en charge 100 % des documents, quels que soient leur format, leur source ou leur contenu.
• La GED est accessible par 100 % des contributeurs, y compris en mobilité et y compris à l’extérieur de l’entreprise.
• La GED inter-opère avec 100 % des solutions de gestion intégrées dans le système d’information de l’entreprise.

On le comprend aisément, passer de la GED à l’ECM, c’est à la fois changer d’échelle et surtout porter une exigence étendue de la gestion des contenus de l’entreprise.

En conclusion, l’ECM est une autre perspective de la gestion documentaire. Qui place la coopération de tous avec tous au centre du jeu. Pour autant, et c’est aussi le sens du travail des consultants Konica Minolta, la conduite d’un tel projet est plus délicate. Il faut être capable de mobiliser tous les métiers autour du projet de changement.
Notre propos est souvent de raisonner par tranche, en commençant par les périmètres où les gains seront les plus immédiats, avant d’étendre progressivement la GED, sans jamais perdre le point de vue universel, pour éviter les surcoûts ultérieurs.

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