La dématérialisation des factures avec une GED ?

Konica Minolta accompagne les entreprises vers la GED d’aujourd’hui. Nous aborderons successivement trois thématiques pour bien appréhender les contours d’un projet de dématérialisation :

– Comment fonctionne la dématérialisation des factures
– Quels sont les bénéfices ?
– Quelles sont les précautions à prendre ?

Le principe de la dématérialisation des factures fournisseurs

La dématérialisation des documents consiste à transformer en supports digitaux des supports papiers que l’on n’a pas créés. Les factures reçues des fournisseurs constituent souvent le premier chantier de dématérialisation lancé par les entreprises (facturation électronique obligatoire).

Un support dématérialisé héberge des données structurées, contrairement à une image. C’est-à-dire que ces données peuvent être lues et extraites par une machine. Un logiciel de comptabilité ou une gestion commerciale par exemple.

Le principe de la dématérialisation des factures fournisseurs est de créer un processus de réception et de traitement des documents quelle que soit leur source et quelle que soit leur nature (papier ou PDF image). C’est ce qu’on appelle le flux de travail ou workflow.

Pour la dématérialisation des factures fournisseurs, reçues en format papier ou PDF, le flux de travail compte 5 étapes :

3 étapes communes à tous les flux de travail propres à la dématérialisation :

• La lecture, au moyen de technologies dédiées (ROC¹ ou LAD/RAD²)
• La numérisation et la capture des informations, qui consiste à structurer les données importantes (montants, émetteur, dates…) dans une base où chaque donnée est rattachée en tant que telle à une catégorie (fournisseurs, échéances, TVA…)
• L’archivage, selon une logique d’indexation multiple qui garantit de retrouver aisément la pièce quelle que soit la requête

2 étapes spécifiques à la dématérialisation des factures :

• L’enregistrement comptable, dans une solution de comptabilité ou de gestion commerciale
• La validation, qui consiste à faire avancer la facture dématérialisée dans une boucle, mobilisant des acteurs déterminés, disposant de droits à commenter, intervenant selon un ordre choisi. Cette boucle est monitorée de manière que l’avancement puisse être suivi et les intervenants notifiés.

Un logiciel de GED se paramètre pour définir le flux de travail que l’on attend de lui. La solution est accessible sur PC et, pour les plus avancées, sur tablette et smartphone.

Les bénéfices de la dématérialisation des factures

Des bénéfices économiques

Trois chiffres permettent de prendre la mesure de l’impact de la dématérialisation des factures fournisseurs :

• 80 % des factures reçues par les entreprises sont encore en format papier
• La dématérialisation d’une facture fournisseur fait économiser 5 euros à l’entreprise qui la reçoit
• 60 minutes sont perdues chaque jour à rechercher des documents (pas que des factures, donc, mais beaucoup de factures)

Les économies réalisées proviennent donc de coûts directs évités (archivage, par exemple) et surtout de temps gagné et de pertes de temps évitées, investis dans d’autres tâches. Un autre chiffre souvent cité indique que :

• Sans la dématérialisation des factures fournisseurs, un collaborateur comptable peut traiter de l’ordre de 6 000 pièces par an.
• Avec une solution de logiciel GED, sa capacité de supervision et de traitement des anomalies s’élève sensiblement, à 90 000 pièces dématérialisées par an.

Des bénéfices organisationnels

Dématérialiser ses factures fournisseurs avec une GED fiabilise la saisie, accélère le circuit jusqu’au paiement, trace chaque étape du flux de travail et responsabilise les acteurs.

Les bénéfices pour l’entreprise sont multiples et diversifiés. Mais tous concourent à une plus grande maturité de l’organisation :

• Une meilleure maîtrise des délais de publication des comptes et des indicateurs de gestion, grâce à la possibilité de prise en compte en temps réel des encours fournisseurs
• Une meilleure maîtrise des délais de règlement, qui produit une fluidification de la relation avec l’écosystème partenaire
• Une réduction de l’empreinte carbone de l’entreprise
• Une sérénisation de l’organisation et un renforcement de la confiance collaborative, grâce à une réduction des erreurs de saisie, de pertes de factures, d’énergie perdue à rechercher une pièce ou de délais subis
• Un accès universel aux factures à toutes les étapes du flux de travail, de la maison ou d’un terminal mobile en particulier ; avec l’automatisation de la saisie, c’est un autre facteur très important de productivité

Les écueils de la dématérialisation des factures fournisseurs

Si les avantages de la dématérialisation des factures sont évidents et pour la plupart très faciles à mesurer, Aline Silva rappelle que chaque projet demande une implication forte et un travail de préparation. « Certains salariés peuvent faire de la résistance au changement, inquiets de voir leurs tâches en partie accomplies par une machine ou réticents à l’idée que le processus puisse être tracé et observé. Nous sommes particulièrement attentifs à ce type de signaux faibles auprès des entreprises que nous accompagnons. Notre travail est aussi de savoir expliquer le projet et surtout d’aider l’organisation à répartir et à évaluer le travail de façon intelligente. Les solutions et l’accompagnement que nous proposons visent à mener le changement des méthodes de travail dans les meilleures conditions, avec des outils dont la prise en main est accessible et intuitive.

En conclusion, la dématérialisation des factures fournisseurs avec une GED est sans doute la meilleure façon d’aborder la dématérialisation et d’approfondir sa digitalisation. C’est pourquoi les consultants Konica Minolta attachent une grande importance à la phase d’accompagnement de cette première étape, qui doit déboucher sur une généralisation au vu de l’expérience collaborateurs positive.   

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