La dématérialisation des documents consiste à transformer en supports digitaux des supports papiers que l’on n’a pas créés. Les factures reçues des fournisseurs constituent souvent le premier chantier de dématérialisation lancé par les entreprises.
Un support dématérialisé héberge des données structurées, contrairement à une image. C’est-à-dire que ces données peuvent être lues et extraites par une machine. Un logiciel de comptabilité ou une gestion commerciale par exemple.
Le principe de la dématérialisation des factures fournisseurs est de créer un processus de réception et de traitement des documents quelle que soit leur source et quelle que soit leur nature (papier ou PDF image). C’est ce qu’on appelle le flux de travail ou workflow.