Réforme de la facture électronique 2024* : notre guide

Tout savoir sur la réforme de la facturation électronique 2024*

En juillet 2024*, les nouvelles réglementations relatives à la facturation électronique obligatoire devront être appliquées pour les entreprises assujetties à la TVA.

Une réforme qui a pour objectif d’accélérer la transformation numérique et qui implique donc une adaptation des outils et des usages.

Qu’est-ce que la facturation électronique obligatoire ? Quand entre-t-elle en vigueur ? Quelles sont les entreprises concernées par cette réforme ? Quels sont les avantages de cette obligation légale ? Comment préparer son entreprise à faire face à ce changement ? Une bonne raison de passer à la GED ou par un logiciel GED?

Explications ! 

Qu'est-ce que la facturation électronique ?

Ce que l’on appelle des factures électroniques au sens où l’entend la réforme de l’ordonnance n°2021-1190 du 15 septembre 2021 est plus qu’une simple facture en PDF. En effet, il s’agit de l’obligation d’émettre, transmettre et recevoir une facture sous forme dématérialisée, mais qui contient aussi des données structurées d’une certaine manière. Le but ici est en fait que les factures à ce format puissent être lues par une machine pour faciliter le traitement des données par l’administration.  

Les factures électroniques des entreprises devront désormais intégrer des données comme le numéro de facture, la date de facturation, le SIREN du fournisseur et du client, les montants HT, les taux de TVA, la TVA, les montants TTC, mais aussi la forme juridique de la société ou encore le capital social en pied de page. Par ailleurs, ce sont trois formats qui seront envisageables pour la facturation électronique obligatoire : 

• UBL (Universal Business Language) 
• CII (Cross Industry Invoice) 

• Factur-X qui a la particularité de pouvoir être embarquée dans un PDF 

De plus, c’est aussi le mode de transmission qui va changer avec la facturation électronique obligatoire !

Les transmissions entre fournisseurs et clients ne seront plus de mise. Désormais, c’est une plateforme nationale dédiée qui doit être utilisée : le Portail Public Facturation Chorus Pro. Cette solution jouera le rôle d’intermédiaire, et dans le même temps, transmettra les informations en temps réel à l’administration fiscale. La dématérialisation est donc complète d’un bout à l’autre. 

L’édition des factures pourra se faire en faisant appel à un prestataire dédié qui aura obtenu une certification de la part de l’État. 

Pour les entreprises qui ne sont pas assujetties à la TVA comme certaines micro-entreprises par exemple, elles devront cependant se préparer à recevoir ce type de document de la part de leurs partenaires et fournisseurs par exemple. 

Qui est concerné par la réforme de la facturation obligatoire ?

La facturation électronique obligatoire concerne toutes les entreprises établies en France et assujetties à la TVA. À terme, chacune d’entre elles devra donc mettre en place une solution conforme pour recevoir et émettre une facture dématérialisée. 

Pourquoi l’État met-il en place cette réforme ?

Avec cette nouvelle solution, l’État souhaite répondre à 4 objectifs principaux qui sont : 

• lutter contre la fraude à la TVA 
• faciliter les déclarations de TVA 

• simplifier la vie des entreprises 
• connaître en temps réel l’activité des entreprises 

Il s’agit de la principale recette de l’État, ce qui explique ce projet auprès de toutes les entreprises assujetties à la TVA. 

Quand cette réforme sera-t-elle en vigueur ?

Recevoir des factures électroniques doit être possible pour l’ensemble des entreprises à partir du 1er juillet 2024. En ce qui concerne l’obligation d’émettre des factures électroniques, un calendrier progressif a été mis en œuvre. 

À partir du 1er juillet 2024*, ce sont les grandes entreprises qui devront émettre ce type de document. Au 1er juillet 2025, la réforme concernera aussi les ETI (entreprise de taille intermédiaire).  Enfin, au 1er juillet 2026, ce sont les TPE et PME qui devront utiliser la facturation électronique obligatoire également. 

Cette réforme marquera la fin progressive du papier dans les échanges entre toutes les entreprises !

Quels sont les avantages de la facturation électronique obligatoire ?

Si les entreprises françaises doivent s’adapter pour répondre aux exigences de la facturation électronique en 2024, elles tireront aussi certains avantages de cette solution. 

• Le coût

Le fait d’opter pour une facture plus simple à émettre et ne nécessitant plus d’impression va permettre de créer de véritables réductions en termes de coût. Plus besoin de bénéficier de matériel d’impression pour les factures puisque ces dernières pourront être éditées et transmises en quelques clics. L’entreprise va donc gagner en productivité et en efficacité, tout en réduisant considérablement son coût. 

• La traçabilité 

Avec une chaine de facturation électronique obligatoire, mais surtout automatisée, la traçabilité des factures va être largement simplifiée. Depuis la création du devis jusqu’à la validation du paiement, tout est accompagné par la plateforme. Il s’agit ici d’avoir une comptabilité beaucoup plus sereine. 

• Les délais de paiement plus courts 

Avec des factures envoyées plus rapidement, les délais de paiement seront forcément plus courts. On peut par ailleurs s’assurer avec certitude que le client a bien reçu sa facture. La mise en place de modes de paiement plus innovants permettra par ailleurs de faciliter d’autant plus les processus et donc de raccourcir les délais de paiement.  

• L’écologie 

Il s’agit bien évidemment d’une démarche beaucoup plus écologique. En effet, sans impression de facture, pas de papier utilisé, ni d’encre ou encore d’imprimante sollicitée. Par ailleurs, certaines factures nécessitent parfois un envoi postal, ce qui est d’autant plus coûteux, mais aussi polluant. Ici, la pratique devient beaucoup plus écoresponsable. La facture électronique obligatoire permet donc de faire un véritable geste pour l’environnement. 

• La sécurisation fiscale 

Il est aussi important de souligner que la facturation électronique obligatoire participe à la mise en œuvre d’une nouvelle relation avec l’administration fiscale. Plus transparent, ce système permet par ailleurs de gagner du temps sur sa comptabilité avec par exemple une déclaration de TVA pré-remplie. 

Comment préparer mon entreprise à la facturation électronique obligatoire ?

La mise en œuvre de la facturation électronique obligatoire bouleversera naturellement les usages. Les entreprises peuvent se préparer dès à présent afin de ne pas être prises au dépourvu une fois la réforme en vigueur. Elles peuvent d’ores et déjà travailler sur plusieurs points tels que : 

• nommer un référent spécialisé en facture électronique : son rôle sera donc de parfaitement se documenter sur le sujet pour pouvoir répondre aux questions de l’ensemble de l’entreprise à ce sujet. L’expert-comptable semble être la bonne personne en ce sens.
• moderniser les solutions de gestion et de comptabilité de l’entreprise :  pour faciliter sa transition vers la dématérialisation, une entreprise peut s’équiper d’un logiciel pour automatiser le traitement de ses factures.
• organiser l’activité pour une collecte de TVA plus fluide : cela permettra de rendre les choses bien plus simples au moment de passer définitivement à la facturation électronique obligatoire. 
• rester à l’affût des informations proposées par l’administration fiscale : c’est la seule source d’information à laquelle on peut se référer pour obtenir des informations certaines. On peut alors au fil du temps en apprendre plus sur les outils à privilégier et les pratiques qui seront les plus adéquates. 

Ce qu’il faut retenir sur la réforme 2024* de la facturation

• la facturation électronique obligatoire est un système d’émission et de réception des factures dématérialisées. 
• elle sera progressivement obligatoire pour toutes les entreprises assujetties à la TVA entre le 1er juillet 2024* et le 1er juillet 2026. 
• les factures transiteront d’une entreprise à l’autre avec l’administration fiscale comme intermédiaire par une plateforme appelée Portail Public Facturation Chorus Pro. 
• pour éditer une facture conforme, les entreprises pourront faire appel à un prestataire dédié ayant obtenu une certification de l’État. 

*La loi initialement prévue pour application au 1er juillet 2024, a été reportée en juillet 2023 à une date ultérieure par le gouvernement en raison d’un manque de préparation des entreprises. Konica Minolta aide les entreprises à préparer l’application de cette réforme.