Réduire les coûts des services d’impression en entreprise

Les coûts d’impression peuvent représenter de 3 à 6% du chiffre d’affaires ou du budget d’une entreprise. Konica Minolta estime le coût annuel du poste impression par utilisateur entre 400€ à 1200€

Cette part significative du budget révèle une opportunité souvent inexploitée pour les entreprises souhaitant améliorer leur rentabilité.

Savoir identifier les coûts associés à la gestion de l’impression

Avant d’implémenter des politiques d’impression visant à réduire les coûts d’impression, il est préférable de savoir identifier précisément les coûts liés aux services d’impression :

• papier gaspillé
• utilisation inefficace des périphériques multifonctions
• impression recto ou recto-verso
• impressions/copies en couleur ou en N&B

Pour optimiser vos dépenses d’impression, la première étape consiste à évaluer précisément vos coûts actuels.

Volume et habitudes d’impression

En analysant combien vous imprimez et ce que vous imprimez, vous pourrez repérer les principales sources de coûts et identifier des opportunités d’économie.

Les entreprises produisent une diversité de documents : rapports internes, factures, bulletins de paie, présentations clients, etc. Chaque type de document influence différemment votre budget, selon sa quantité (nombre de pages imprimées), son format (couleur ou noir et blanc) et sa nécessité.

Outils : audits, logiciels de suivi

Pour obtenir une vision claire de vos pratiques d’impression, plusieurs outils s’offrent à vous :

• Audits d’impression : Ces analyses détaillées passent au crible le volume total d’impressions, les types de documents produits, les départements les plus consommateurs et les périodes de forte activité. Un audit met en lumière les zones où des réductions de coûts sont envisageables.
• Logiciels de gestion documentaire : Ces solutions permettent un suivi en temps réel des impressions. Elles fournissent des rapports précis sur la consommation de papier, d’encre et les coûts associés, facilitant ainsi des décisions stratégiques pour réduire les dépenses.

-> Simplifier la gestion de son parc d’impression

Coûts de l’impression en couleur

Les impressions en couleur, bien que visuellement attrayantes, représentent une part significative du budget d’impression en raison de leur coût élevé par page. Les impressions en couleur peuvent coûter jusqu’à 10 fois plus cher que celles en noir et blanc et sont souvent superflues pour des brouillons ou des documents internes. Une page noir et blanc coûte environ 0,01 € à 0,03 €, contre 0,10 € à 0,15 € pour une page couleur.

Les imprimantes couleur nécessitent des cycles de maintenance plus fréquents, augmentant les dépenses à long terme.
Pour économiser sur la gestion de l’impression en couleur, vous pouvez mettre en place ces éléments au sein de votre entreprise :

• Utilisez l’impression en couleur uniquement pour les documents à fort impact, comme les supports marketing ou les présentations clients, et optez pour le noir et blanc pour les brouillons ou documents internes.
• Ajustez les paramètres d’impression pour réduire la saturation des couleurs ou utilisez le mode économique, qui consomme moins d’encre.
• Investissez dans des imprimantes avec des cartouches à haut rendement ou utiliser un logiciel de gestion documentaire peut limiter le gaspillage et optimiser l’utilisation des ressources.

Coûts de l’impression en noir et blanc

Évidemment, les impressions en noir et blanc sont plus économiques que leurs homologues en couleur, avec un coût par page souvent compris entre 0,01 et 0,03 €.

Privilégiez au maximum le mode d’impression noir & blanc. Les imprimantes peuvent avoir ce mode par défaut, ce qui garantit des économies immédiates en limitant l’usage de l’encre couleur coûteuse.

Réduire vos coûts d’impression

L’impression basée sur des règles permet d’interdire, de rediriger ou de forcer des impressions selon la politique que vous souhaitez mettre en place. Voici quelques exemples de règles couramment utilisées pour réaliser des économies importantes :

• convertir les documents imprimés d’un seul côté du papier en documents recto-verso,
• convertir les documents couleur en N&B,
• sélectionner l’imprimante la plus rentable pour les tâches d’impression volumineuses,
• ou encore restreindre l’impression à partir de certaines applications.

Imprimer en recto verso

Simple à mettre en place, l’impression recto verso vous fait économiser 50 % sur la consommation de papier.

Mode brouillon

Le mode brouillon sur une imprimante permet de consommer moins d’encre tout en restant lisible. Ce réglage réduit la densité d’encre, permettant d’économiser jusqu’à 30 % d’encre sur les impressions standards, tout en accélérant le processus d’impression, ce qui diminue également la consommation énergétique.

Pour vos tests ou documents moins importants, privilégiez ce mode pour réduire les dépenses en cartouche d’encre.

Signature électronique

Besoin de faire signer un document ? Si ce n’est pas déjà fait, nous vous recommandons de passer à la digitalisation des documents, processus RH et d’adopter la signature électronique afin d’économiser du papier.

Stockage Cloud et Cloud Printing

Privilégiez le stockage sur le cloud pour partager des documents numériquement. Ces pratiques réduisent le volume d’impression et favorisent une gestion documentaire plus écologique et économique.

L’impression cloud (Cloud Printing) centralise les tâches d’impression via un accès web ou par application offrant une flexibilité pour imprimer depuis n’importe quel appareil tout en contrôlant les volumes et les coûts.

Politique RSE

Mettez en place des politiques d’impression claires, comme limiter l’utilisation de l’impression couleur ou privilégier le partage numérique.
Affichez des messages de sensibilisation près des imprimantes pour inciter à la sobriété.

En intégrant ces technologies et paramètres, les entreprises peuvent limiter les impressions inutiles, réduire les erreurs (comme les impressions multiples accidentelles) et optimiser l’utilisation des ressources, tout en améliorant l’efficacité des flux de travail.

Réduire son empreinte tout en maîtrisant son budget : c’est possible !

Découvrez en moins de 2 minutes comment quelques bonnes pratiques simples comme le recto verso par défaut ou le suivi des impressions peuvent réduire jusqu’à 30 % vos coûts tout en améliorant votre impact environnemental.
Une vidéo à ne pas manquer pour comprendre rapidement pourquoi l’impression responsable est devenue un véritable levier business.

Gestion budgétaire du parc d’impression

La gestion d’un parc d’imprimantes représente une part significative du budget des entreprises, bien au-delà du simple coût des impressions.
Maintenance, pannes, consommation énergétique et autres dépenses connexes peuvent rapidement s’accumuler si elles ne sont pas maîtrisées.

Maintenance des imprimantes

La maintenance est un poste de dépense incontournable pour garantir la longévité et la performance d’un parc d’imprimantes.

Cela inclut le remplacement des pièces usées (comme les tambours ou les rouleaux), le nettoyage des têtes d’impression et la mise à jour des logiciels embarqués. Les imprimantes couleur, en particulier, nécessitent des interventions plus fréquentes en raison de la complexité de leurs systèmes.

Pour réduire ces coûts : optez pour des contrats de maintenance centralisés qui couvrent l’ensemble du parc, planifiez des interventions préventives pour éviter les pannes coûteuses, et investissez dans des imprimantes à haute fiabilité conçues pour minimiser les besoins d’entretien.

Gestion des pannes et réparations

Les pannes imprévues peuvent engendrer des coûts directs (réparations, pièces de rechange) et indirects (temps d’arrêt, perte de productivité). Les pannes sont souvent plus fréquentes sur des équipements vieillissants ou surutilisés.

Effectuez un suivi régulier de l’état des imprimantes via une solution de gestion documentaire pour anticiper les défaillances, formez le personnel à des pratiques d’utilisation correctes pour limiter l’usure, et envisagez de renouveler progressivement les équipements obsolètes par des modèles plus robustes et écoénergétiques.

Consommation énergétique

La consommation énergétique des imprimantes, en particulier des modèles laser, représente un coût souvent sous-estimé.
Les imprimantes consomment de l’électricité non seulement pendant l’impression, mais aussi en mode veille, ce qui peut alourdir la facture énergétique, surtout dans les grandes entreprises avec des parcs importants.

Pour économiser :

• Privilégiez des imprimantes certifiées ENERGY STAR, qui consomment moins d’énergie.
  (Toutes les imprimantes Konica Minolta sont labellisées Energy Star.)
• Activez les modes d’économie d’énergie (mise en veille automatique après inactivité), et éteignez les appareils en dehors des heures de bureau.

Protection des données d’entreprise : des pertes qui peuvent coûter très cher

Les imprimantes connectées, souvent négligées dans les stratégies de cybersécurité, représentent une vulnérabilité potentielle pour les entreprises.

Les failles de sécurité dans un parc d’imprimantes peuvent exposer des données sensibles, comme des contrats ou des informations client, à des cyberattaques, entraînant des coûts exorbitants : amendes réglementaires, pertes financières dues à des violations de données, et atteinte à la réputation. Ces vols de données conduisent souvent à des demandes de rançon et peuvent rapidement coûter des milliers d’euros à une entreprise.

Pour minimiser tout risque d’attaque, les entreprises doivent veiller à sécuriser son parc d’impression :

• Utilisez des protocoles de sécurité robustes,
• Authentification des utilisateurs avant impression,
• Chiffrement des données transmises
• Mise à jour régulière des firmwares des imprimantes.

Pour une gestion optimale, les solutions de gestion d’impression sécurisées permettent de surveiller les activités et de détecter toute anomalie, protégeant ainsi les données tout en évitant des pertes coûteuses.