Alors que de nombreuses factures fournisseurs sont encore reçues au format papier, la transition vers la facturation électronique s’accélère, portée par une législation française. Votre entreprise est-elle prête à relever le défi de la dématérialisation des factures ?
Depuis plusieurs années, la France pave la voie vers une digitalisation complète des processus de facturation. La fiabilité numérique des documents, équivalente à celle des originaux papier, est une réalité bien établie. Le décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016, complété par la norme NF Z42-026 de juin 2017, a clarifié les conditions dans lesquelles les entreprises peuvent numériser leurs documents papier, les conserver sous format numérique et, dans certains cas, détruire les originaux papier. Ces mesures ont ouvert la voie à une gestion documentaire plus agile et économique des archives.
Qu’est ce que la dématérialisation des factures ?
La dématérialisation des factures consiste à remplacer les factures papier par des versions électroniques conformes aux normes légales. Plus qu’un simple PDF, une facture électronique est un document structuré qui garantit l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité des données.
Contrairement à un simple PDF, qui est une image ou un scan non structuré, la facture électronique contient des données codées lisibles par les logiciels comptables et les Plateformes Agréées (anciennement appelées Plateformes de Dématérialisation Partenaires ou PDP).
La dématérialisation des factures devient obligatoire pour les transactions B2B à partir de 2026 en France.
Quels sont les enjeux de la dématérialisation des factures pour les entreprises ?
13,8 € , c’est le coût moyen du traitement d’une facture entrante. 8,6 jours est le délai nécessaire pour la gérer de sa réception à son paiement.
La dématérialisation des factures permet d’automatiser la gestion documentaire, de réduire les coûts d’impression et d’envoi, d’accélérer les paiements et de répondre aux exigences fiscales. En France, la dématérialisation s’inscrit dans une démarche de modernisation et de lutte contre la fraude à la TVA, avec une obligation progressive pour toutes les entreprises à partir de 2026.
Avec une solution de traitement automatisée des factures fournisseurs, adaptée à la structure de l’entreprise, les opérations de rapprochement de devis, de saisie, d’approbation ou de classement, peuvent être effectuées désormais plus rapidement, avec moins de ressources.
- Divisez par 5, en moyenne, le délai de traitement d’une facture.
- Améliorez sensiblement la fiabilité de votre processus.
- Réduisez de 60 % le coût moyen de traitement.
- Améliorez le taux de satisfaction de vos fournisseurs.
- Multipliez par 3 le montant de remises pour paiements rapides
PME : comment réussir une transition vers la dématérialisation des factures ?
Pour les PME, passer à la facturation électronique est une opportunité de moderniser leur gestion tout en se conformant à l’obligation légale à partir de septembre 2027.
La clé d’une transition réussie réside dans une préparation anticipée :
- Choisir une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) comme Konica Minolta et son partenaire OpenBee, afin de gérer la gestion des factures électroniques et garantir la conformité aux formats structurés (Factur-X, UBL, CII).
“Konica Minolta, en collaboration avec son partenaire éditeur Open Bee, a récemment franchi une étape significative dans la réforme de la facturation électronique en France. Leur solution de gestion documentaire KOMI Doc figure dans la liste des Plateformes Agréées (PA) immatriculées par la DGFIP !”
Source : Comment choisir une Plateforme Agréée (ex-PDP).
- Formez vos équipes aux nouvelles pratiques et mettez à jour vos données clients/fournisseurs (SIREN, TVA) pour éviter les erreurs.
En investissant dès maintenant dans ces étapes, les PME peuvent réduire leurs coûts, automatiser leurs processus et gagner en efficacité face à la réforme.
Les 3 voies légales de facturation électronique
La Voie 1 : PDF simple
Impose la mise en place de contrôles permanents et documentés permettant d’établir une piste d’audit fiable entre une facture et la livraison de biens ou la prestation de services qui en est le fondement. En effet, une piste d’audit documentée doit attester de la réalité de la transaction (bon de commande, devis, avis d’expédition ou de livraison…). Le document seul ne suffit plus.
La Voie 2 : PDF signé
Impose une signature électronique simple fondée sur un certificat qualifié et créée par un dispositif sécurisé de création de signature. Dans ce cas, la signature électronique remplace la piste d’audit et élimine les contraintes de conservation de documents justificatifs de la transaction (bon de commande, devis, avis d’expédition ou de livraison…).
La Voie 3 : EDI (Echanges de Données Informatisées)
Impose l’utilisation de l’échange de données informatisées (EDI) répondant aux normes prévues par le code général des impôts. Néanmoins, toute facture EDI n’entre donc pas dans le cadre de la dématérialisation fiscale : si les obligations formelles ne sont pas respectées, le flux EDI ne porte pas la valeur fiscale.
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Les questions fréquentes des PME sur la dématérialisation des factures
Quelle est la date de l’obligation de facturation électronique pour les entreprises ?
En France, l’obligation de facturation électronique pour les transactions inter-entreprises (B2B) s’applique selon un calendrier progressif défini par l’article 91 de la loi de finances pour 2024 :
- 1er septembre 2026 : Toutes les entreprises assujetties à la TVA doivent être capables de recevoir des factures électroniques. Les grandes entreprises (plus de 5 000 salariés ou chiffre d’affaires supérieur à 1,5 milliard d’euros) et les ETI (250 à 5 000 salariés) devront également émettre des factures électroniques.
- 1er septembre 2027 : Cette obligation d’émission s’étend aux PME (10 à 250 salariés) et aux micro-entreprises, y compris celles en franchise de TVA.
Note : Les factures destinées au secteur public sont déjà obligatoirement électroniques via Chorus Pro depuis 2020
Mon entreprise doit-elle obligatoirement passer par une Plateforme Agréée (anciennement appelées PDP) ?
Oui, à partir du 1er septembre 2026, les entreprises assujetties à la TVA en France devront passer par une Plateforme Agréée par l’Etat (ex-PDP) pour émettre et recevoir des factures électroniques dans le cadre des transactions B2B.
Les Plateformes Agréées (PA) garantissent la conformité des factures aux formats structurés (Factur-X, UBL, CII), leur sécurisation et la transmission des données fiscales (e-reporting) à l’administration via la plateforme publique Chorus Pro. Le portail public de facturation (PPF), initialement prévu comme alternative, a été abandonné, rendant l’utilisation d’une PA obligatoire pour respecter la réforme.
Comment garantir la protection des données ?
Pour protéger les données de sa gestion documentaire les entreprises doivent :
- Utiliser une Plateforme Agréée (PA), qui respecte les normes de sécurité (chiffrement, authentification) et le RGPD.
- Adopter des formats structurés (Factur-X, UBL, CII) avec des mécanismes comme le cachet électronique qualifié pour garantir l’intégrité et l’authenticité du document.
- Mettre en place une piste d’audit fiable (PAF) pour assurer la traçabilité et sécuriser les échanges.
- Vérifier les contrats avec votre PA pour s’assurer de la confidentialité des données et de leur hébergement en conformité avec la législation européenne.
- Former les équipes aux bonnes pratiques de cybersécurité (gestion des accès, détection des fraudes).
Ces mesures minimisent les risques de violation de données tout en respectant les obligations légales de la réforme de 2026.
La dématérialisation des factures permet-elle de détruire les originaux papier ?
Oui, la dématérialisation des factures permet de détruire les originaux papier, à condition que les copies numériques respectent les exigences de fiabilité définies par le décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016 et la norme NF Z42-026 de juin 2017.
Ces règles imposent que la numérisation garantisse l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité du document (par exemple, via un cachet électronique ou une piste d’audit fiable). Une fois numérisées dans ces conditions, les factures électroniques peuvent être conservées sous format numérique pendant la durée légale de conservation (10 ans pour les documents fiscaux), et les originaux papier peuvent être détruits.
Il est toutefois recommandé de vérifier la conformité du processus avec votre Plateforme Agréée (ex-PDP) pour éviter tout risque juridique.
Comment gérer la dématérialisation des factures avec mes fournisseurs ou clients non équipés ?
Pour gérer la dématérialisation des factures avec des fournisseurs ou clients non équipés, plusieurs solutions existent :
- Utiliser une Plateforme Agréée (PA) pour les fournisseurs non équipés, ou l’envoi de versions lisibles (ex. : PDF) pour les clients.
- Communiquer en amont : Informez vos partenaires de l’obligation de facturation électronique (réception dès septembre 2026, émission en 2026 ou 2027 selon la taille) et encouragez-les à adopter une PDP.
- Fiabiliser les échanges : Mettez à jour les coordonnées (SIREN, TVA) de vos partenaires pour éviter les erreurs lors des échanges électroniques.
- Anticiper les délais : Collaborez avec vos partenaires dès maintenant pour tester les flux électroniques et éviter les blocages à l’entrée en vigueur de la réforme.
En collaborant étroitement avec votre PA et vos partenaires, vous pouvez assurer une transition fluide malgré des niveaux d’équipement différents.
29 juillet 2025