Les entreprises doivent s’adapter rapidement pour se conformer aux nouvelles exigences légales qui accompagnent la réforme de la facturation électronique en cours. En effet, il deviendra bientôt obligatoire de passer par une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) pour transmettre les factures électroniques de manière sécurisée et conforme. Qu’est-ce qu’une plateforme de dématérialisation partenaire ? Comment choisir votre plateforme de dématérialisation partenaire pour la facturation électronique ? Réponses à travers notre article.
Qu'est-ce qu'une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) ?
Une PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaire) est une plateforme certifiée par les autorités fiscales pour assurer la transmission sécurisée des factures électroniques entre les fournisseurs et les clients. Elle agit comme un intermédiaire de confiance, garantissant que les factures sont conformes aux exigences légales et fiscales en vigueur.
La plateforme permet :
- l’envoi des factures électroniques du fournisseur vers le client.
- la réception des factures électroniques provenant des fournisseurs pour le compte des clients.
Elle s’assure également de la conformité des factures avec les normes fiscales (formats, mentions obligatoires, etc.). La PDP garantit l’intégrité et l’authenticité des factures archivées et permet un stockage sécurisé des documents pour une durée légale déterminée.
Les avantages de la facturation électronique via une PDP
La PDP permet d’automatiser l’émission, la réception et le traitement des factures, réduisant ainsi les tâches manuelles et les erreurs humaines. La plateforme offre également un gain de temps notable. En effet, les factures électroniques sont traitées plus rapidement que les factures papier, ce qui accélère le cycle de facturation et de paiement.
La facturation électronique via une PDP permet des économies sur les frais de papier et d’envoi. Elle réduit également les coûts administratifs associés au traitement des factures manuelles.
Les PDP utilisent des protocoles sécurisés pour garantir la confidentialité et l’intégrité des données transmises. Les entreprises, de leur côté, peuvent suivre l’état des factures en temps réel, de l’émission à la réception et au paiement.
Quelles sont les différences entre PPF, OD et PDP ?
Le Portail Public de Facturation (PPF)
Le Portail Public de Facturation (PPF) est une plateforme mise en place par l’État pour centraliser et faciliter la transmission des factures électroniques entre les entreprises et les administrations publiques.
Il agit comme un point d’entrée unique pour les factures destinées aux entités publiques. Le PPF s’assure que les factures transmises respectent les normes légales et réglementaires en vigueur. Il permet aux entreprises de toutes tailles, y compris les petites et moyennes entreprises (PME), de soumettre leurs factures électroniques de manière standardisée.
Finalement, le PPF :
- simplifie les échanges avec les administrations publiques.
- garantit la conformité des factures.
- offre une interface unique pour les entreprises.
Les Opérateurs de Dématérialisation (OD)
Un Opérateur de Dématérialisation (OD) est un prestataire de services spécialisé dans la gestion et la transformation des documents papier en formats électroniques. Les OD peuvent proposer des services de dématérialisation à différents niveaux, notamment pour la facturation électronique. Il offrent également des solutions d’archivage électronique des factures.
En résumé, l’OD :
- offre une solution accessible pour les entreprises qui ont encore des processus papier.
- facilite la transition vers la facturation électronique.
- propose des services variés de gestion documentaire.
Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP)
Une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) est une plateforme certifiée par les autorités fiscales pour gérer la transmission, la réception et le traitement des factures électroniques de manière conforme.
La plateforme assure la transmission des factures électroniques entre les fournisseurs et les clients et vérifie la conformité des factures avec les normes fiscales et légales.
À retenir :
- le PPF est destiné principalement aux échanges de factures avec les administrations publiques. Il centralise et garantit la conformité des factures.
- l’OD offre des services de conversion et de gestion de documents. Il facilite la transition vers la dématérialisation.
- la PDP est une plateforme certifiée pour la gestion complète des factures électroniques. Elle assure la conformité fiscale et la sécurité des échanges.
Quels critères de sélection d’une PDP pour la facturation électronique ?
Conformité réglementaire
Pour que les factures électroniques, émises et reçues soient en accord avec les lois et les règlements en vigueur, et éviter ainsi les risques de sanctions et de litiges, il est important d’opter pour un outil en conformité.
Concrètement, la PDP doit être conforme aux exigences de la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP). Elle doit être capable de s’adapter rapidement aux changements réglementaires et mettre à jour ses processus en conséquence.
Sécurité des données
La sécurité des données est également un point à ne pas négliger pour protéger les informations sensibles et confidentielles contenues dans les factures électroniques contre les accès non autorisés, les cyberattaques et les fuites de données.
Les données doivent être chiffrées pendant la transmission et le stockage pour garantir leur confidentialité et leur intégrité. Des mécanismes d’authentification robustes, comme l’authentification à deux facteurs (2FA), doivent être mis en place pour sécuriser l’accès à la plateforme.
Facilité d’intégration
La capacité d’intégrer facilement la PDP avec les systèmes existants de l’entreprise (ERP, CRM, systèmes comptables) est essentielle pour assurer une transition fluide vers la facturation électronique et optimiser les processus opérationnels.
Autrement dit, la PDP doit être compatible avec les principaux logiciels de gestion et de comptabilité utilisés par l’entreprise, comme les logiciels de GED, par exemple. Elle doit également permettre des personnalisations et des configurations spécifiques pour répondre aux besoins de l’entreprise. Une interface utilisateur intuitive et des outils de configuration simplifiés sont appréciés pour faciliter la prise en main et l’utilisation quotidienne.
Support et service client
Pour résoudre rapidement les problèmes techniques, bénéficier d’une assurance lors de l’intégration et profiter d’une utilisation optimale de la plateforme, disposer d’un support client réactif est essentiel.
Le support client doit être disponible aux heures où l’entreprise en a besoin. Par ailleurs, il est toujours préférable de se tourner vers une PDP proposant divers canaux de support (téléphone, email, chat en direct) pour répondre rapidement aux demandes.
Quel est le calendrier d’immatriculation des PDP ?
Suite au décret 2024-266, publié le 26 mars 2024, le calendrier de la réforme de la facturation électronique a été précisé :
- début 2024, les autorités ont publié une liste des plateformes qui ont manifesté leur intention de devenir des PDP.
- à partir de juillet 2024, les plateformes peuvent obtenir une immatriculation provisoire, ce qui leur permet de commencer à fonctionner en tant que PDP sans attendre la disponibilité complète du PPF.
- dès décembre 2024, le PPF met à disposition un environnement de test pour permettre aux PDP de démontrer leur interopérabilité avec le portail.
- dès le premier semestre 2025, les plateformes ayant obtenu une immatriculation provisoire peuvent passer à une immatriculation définitive après avoir réussi les tests d’interopérabilité avec le PPF.
Les étapes à suivre pour implémenter une PDP pour la facturation électronique
Pour implémenter une PDP de la facturation électronique en interne, suivez ces étapes :
- Identifier les besoins de l’entreprise en matière de facturation électronique.
- Choisir une PDP qui répond à ces exigences et qui est certifiée ou en voie de certification par les autorités fiscales.
- Établir des objectifs clairs pour l’implémentation de la PDP, y compris les délais et les résultats attendus.
- Allouer les ressources nécessaires et définir le budget pour le projet.
- Intégrer la PDP avec les systèmes ERP, CRM, et autres systèmes de gestion de l’entreprise, puis la configurer.
- Organiser des sessions de formation pour les employés qui utiliseront la PDP afin de garantir une adoption réussie.
- Effectuer des tests approfondis pour s’assurer que toutes les fonctionnalités de la PDP fonctionnent correctement.
- Lancer la PDP progressivement pour minimiser les perturbations opérationnelles.
Konica Minolta, candidat en tant que “pilote PDP”
Konica Minolta, en collaboration avec son partenaire éditeur Open Bee, a récemment franchi une étape significative dans la réforme de la facturation électronique en France. Leur solution de gestion documentaire KOMI Doc, intégrée à l’offre DIGI Pack, a reçu un avis favorable pour sa candidature en tant que « pilote PDP ».
Ce statut de pilote pour la Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) représente une avancée majeure vers l’obtention du statut de PDP, permettant ainsi de mettre en conformité les entreprises françaises avec les nouvelles exigences de facturation électronique.
Ce succès illustre notre engagement au service de nos clients, en proposant des solutions de facturation électronique solides et pérennes.
18 août 2024
