Qu’est-ce que la piste d’audit ?

La Piste d’Audit Fiable doit donner la possibilité de :

• Reconstituer, dans un ordre chronologique la totalité du processus de facturation, depuis son origine jusqu’au document facture c’est-à-dire de reconstituer le processus documenté d’une opération et de relier les différents documents de ce processus ;

• Garantir que la facture émise ou reçue reflète l’opération qui a eu lieu, en permettant d’établir un lien entre la facture et la livraison de biens ou la prestation de services qui la fonde ;

• Justifier toute opération par une pièce d’origine à partir de laquelle il doit être possible de remonter par un cheminement ininterrompu à la facture et réciproquement.

Autrement dit, dès lors qu’un processus de facturation (papier et/ou numérique) existe, la piste d’audit consiste pour l’émetteur de la facture à pouvoir justifier et retracer comptablement chaque étape, de la commande à la facturation, et inversement.

Dans le cadre de ce choix d’émission, les documents constitutifs de la piste d’audit fiable doivent être conservés sur support papier ou numérique pendant 6 ans, quelle que soit leur forme originale (LPF, art. 102 B, I bis).

Un arrêté a d’ailleurs fixé les modalités de numérisation des documents constitutifs des contrôles mis en place par une entreprise établissant une piste d’audit fiable entre la facture et l’opération, établis originellement sur support papier.

Le transfert de ces documents établis originairement sur support papier vers un support informatique doit être réalisé dans des conditions garantissant leur reproduction à l’identique ;

• Le résultat de cette numérisation doit être la copie conforme à l’original en image et en contenu ;

• Les couleurs doivent être reproduites à l’identique, notamment en cas de mise en place d’un code couleur ;

• Le document numérisé doit faire apparaître tout ajout, remarque ou information qui aurait été annoté sur le document papier ;

• Le document numérisé doit faire apparaître tout ajout, remarque ou information qui aurait été annoté sur le document papier.

• Le document ainsi numérisé est conservé au format PDF assorti d’une signature électronique conforme, au moins, au référentiel général (RGS) de niveau une étoile. Selon les conditions fixées par l’arrêté du 7 janvier 2016 relatif aux modalités de numérisation et de conservation de ces documents établis ou reçus à l’origine sous format papier.
  

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Article repris du site jedematmesfactures.com

Source : Extrait du Bulletin Officiel des Finances Publiques-Impôts « TVA – Régimes d’imposition et obligations déclaratives et comptables – Règles relatives à l’établissement des factures – Factures électroniques – Factures sécurisées au moyen de contrôles établissant une piste d’audit fiable » Date de publication : 18/10/2013

Source : Extrait du Bulletin Officiel des Finances Publiques-Impôts « CF – Droit de communication et procédures de recherche et de lutte contre la fraude – Conservation des documents – Délai et mode de conservation des documents », Date de publication : 18/10/2013