Le bulletin de paie électronique concerne toutes les entreprises et leurs salariés. Sous des allures d’apparente simplicité, l’employeur se devra néanmoins de respecter un certain nombre d’obligations et de réglementations légales pour en garantir la disponibilité, l'intégrité, la confidentialité et l'accessibilité.
L’Espace Sécurisé de Conservation (ESC) : un espace personnel protégé
Côté salariés, des questions demeurent quant à sa conservation : Où seront stockés mes bulletins de paie dématérialisés ?
Pourrais-je y accéder facilement ? Pendant combien de temps ? Leur accès sera-t-il bien sécurisé ? Des interrogations auxquelles peuvent facilement répondre les entreprises avec la mise en place d’un Espace Sécurisé de Conservation (ESC) pour chacun de leurs salariés.
Le bulletin de paie numérique a la même valeur juridique qu’un bulletin de paie papier. L’employeur doit choisir les modalités dans lesquelles il garantit la disponibilité des bulletins de paie électroniques dans un Coffre-Fort Electronique bulletin de paie: soit pendant 50 ans / soit jusqu’à ce que le salarié ait atteint l’âge de 75 ans. Le salarié doit pouvoir y accéder gratuitement et librement.
L’ESC est donc au centre du passage à la dématérialisation et de son acceptation par le salarié, car il permet de conserver les bulletins de paie au format électronique, de manière durable dans le temps, en assurant la traçabilité et en fournissant des mécanismes de contrôle d’intégrité de ces derniers
Voici les principales caractéristiques d’un ESC auxquelles l’employeur devra être tout particulièrement attentif :
- Confidentialité des données des utilisateurs
- Garantie de non exploitation des données des utilisateurs
- Accès sécurisés et protégés
- Hébergement des données sur le territoire français
- Conservation et non-altération des données archivées
- Garantie de la libre restitution des documents archivés
- Suppression du contenu sur demande
Une conservation conforme à la norme NF Z42-020
La Norme NF Z42-020 (AFNOR), 2009 « Spécifications fonctionnelles d’un composant Coffre-Fort Numérique destiné à la conservation d’informations numériques dans des conditions de nature à en garantir leur intégrité dans le temps » a pour but de définir les fonctions minimales que doit posséder un Composant Coffre-Fort Numérique (CCFN) destiné à la conservation d‘Objets Numériques (ON) dans des conditions de nature à en garantir leur intégrité dans le temps.
L’ESC intègre l’ensemble de ces fonctions et notamment des mécanismes de signature électronique, d’horodatage et de scellement numérique. Ceci lui garantit une conformité avec la norme NF Z42-020. Dans ce cadre, on appelle également l’ESC « Coffre-Fort Electronique » eu égard au label décerné par la FNTC (Fédération Nationale des Tiers de Confiance).
Une solution labellisée par la FNTC
Le Label « Coffre-Fort Electronique » garantit que la solution a été développée selon un référentiel (cahier des charges) strict et validée après la conduite d’un audit de la solution, réalisé par un expert certifié. Seules 5 sociétés disposent à ce jour de ce label.
L’Espace Sécurisé de Conservation proposé par Konica Minolta, bénéficie du label CFE délivré par la FNTC et de la certification NF Logiciel Composant Coffre-Fort Numérique délivrée par AFNOR Certification. Celle-ci atteste de la conformité du Coffre-fort électronique avec les exigences issues de la norme AFNOR NF Z42-020. En d’autres termes, le module coffre fort électronique bulletin de paie KOMI Doc permet de garantir aux utilisateurs du service la pérennité, sécurité, confidentialité, disponibilité et intégrité des documents qui y sont déposés.
Parmi ses points forts, on peut noter que :
- Aucune limitation en termes de nombre de documents archivés n’est opérée.
- Plusieurs ESC peuvent être créés dans la limite du nombre d’utilisateurs disponibles (standards et externes).
- L’étendue de la gamme de solutions annexes permet de verser tout type de document dans l’ESC, quelle que soit son origine (papier, bureautique, MS Office, application métier, …).
La solution de gestion électronique des bulletins de paie de Konica Minolta permet donc de gérer, outre la conservation, l’intégralité du processus de dématérialisation de vos bulletins de paie de A à Z.
FAQ : Les questions les plus fréquemment posées sur la conservation des bulletins de salaire
Quand jeter les bulletins de salaire ?
L’article L3242-1 du code du travail dispose que l’employeur doit garantir l’intégrité, la disponibilité, la confidentialité du bulletin de salaire et doit en conserver un double (sous forme papier ou électronique) pendant une durée de 5 ans. Cependant, en tant que salarié, il vous est conseillé de les conserver durant toute votre vie active jusqu’à la liquidation de votre retraite.
Est-ce qu'il faut garder les bulletins de salaire après la retraite ?
Oui, il est recommandé de garder les bulletins de salaire après la retraite, car ils peuvent être utiles pour justifier de vos revenus pour des demandes de retraite complémentaire mais aussi en cas d’erreur de calcul ou de désaccord sur le montant de votre pension de retraite.
Qui doit conserver les bulletins de salaire sans limitation de durée ?
Les bulletins de salaire doivent être conservés sans limitation de durée par les organismes de retraite complémentaire, les caisses d’allocations familiales et les organismes chargés du recouvrement des cotisations sociales.
Pourquoi il faut garder les bulletins de salaire ?
La conservation des bulletins de salaire est essentielle pour prouver les revenus, faciliter les réclamations de prestations et répondre aux demandes des autorités fiscales.
Est-ce qu'un employeur peut demander les anciennes fiches de paie ?
Oui, un employeur peut demander les anciennes fiches de paie de ses salariés pour diverses raisons, notamment la vérification des données ou la résolution de litiges.
Comment ranger ses bulletins de salaire ?
Qu’ils soient en format papier ou électronique, il est recommandé de ranger vos bulletins de salaire dans un endroit sûr et accessible. Vous pouvez les classer par année et/ou par entreprise afin de vous assurer qu’ils sont faciles à retrouver en cas de besoin.
Quelles sont les obligations de l'employeur par rapport à ce bulletin de paye dématérialisé ?
L’employeur a l’obligation de remettre le bulletin de paie sous format électronique à son salarié, sauf opposition de ce dernier. Il doit également garantir la sécurité et l’intégrité des bulletins de paie dématérialisés qui doivent être conformes au format imposé par l’administration fiscale.
Qu'est-ce que la dématérialisation du bulletin de paie ?
La dématérialisation du bulletin de paie consiste à remettre le document sous format électronique au salarié. Cela peut se faire par e-mail, sur un site internet ou sur une plateforme sécurisée.
Comment refuser la dématérialisation du bulletin de paie ?
Vous pouvez refuser la dématérialisation du bulletin de paie en informant votre employeur par lettre recommandée avec accusé de réception, conformément à la législation en vigueur.
Comment mettre en place la dématérialisation du bulletin de paie ?
La mise en place de la dématérialisation du bulletin de paie implique d’adopter un système de gestion électronique des documents (logiciel GED) et d’obtenir le consentement des employés pour les recevoir sous forme électronique.
2 janvier 2022
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