La fiche de paie ou le bulletin de paie en version papier représente un coût humain et technique loin d’être anodin ! Pour les entreprises dotées d’effectifs importants et ayant par exemple de nombreuses filiales, plusieurs milliers d’euros sont dépensés tous les mois pour envoyer les feuilles de salaire.
Connaissez-vous l’impact économique d’une fiche de paie papier ?
Si vous en aviez une idée approximative, voici ci-dessous poste par poste ce que coûte le bulletin de paie papier.
En 2025, l’impression papier d’une fiche de paie coûte entre 6 € et 7 € HT tout compris, dès qu’on prend en compte la main d’œuvre, les frais postaux, l’archivage, et les consommables.
Cout estimé à 3,20 euros incluant la consommation papier et consommables.
Coût estimé à 1,10 € par document, soit un total de 110 € équivalent à 3,6 heures** consacrées au classement des documents en fonction de leur distribution (remise en mains propres, envoi aux filiales, envoi postal au domicile du salarié) et pour leur archivage.
Malgré la digitalisation des processus RH, de nombreuses entreprises continuent de recourir à un archivage papier pour plusieurs raisons :
Ce maintien du format papier implique une charge de travail manuelle prise en compte dans le calcul d’édition d’un bulletin de paie :
L’envoi postal des bulletins de paie reste une pratique courante pour les entreprises qui n’ont pas encore franchi le pas de la dématérialisation ou dont certains salariés refusent le format numérique.
Le traitement postal est également privilégié dans certaines structures publiques, dans des secteurs peu digitalisés, ou lorsque la remise en main propre est logiquement impossible (multi-sites, télétravail généralisé…).
Coût du temps passé pour l’affranchissement manuel : 50 euros*, soit environ 1,6 heure de travail dédiée à la préparation des courriers (pliage, mise sous enveloppe, collage des étiquettes d’adresse, affranchissement unitaire).
Pour optimiser ce processus, certaines entreprises font appel à des solutions de traitement du courrier qui permettent de mécaniser la mise sous pli, le pesage et l’affranchissement. Si cette option réduit la charge de travail interne, elle représente un coût estimé à 150 euros par mois pour un volume de 100 bulletins, en incluant la location ou l’amortissement de la machine, l’entretien, et les consommables.
L’archivage papier des bulletins de paie implique des coûts de gestion tel que :
Des contraintes lors de la consultation ou récupération des bulletins : toute demande d’un salarié ou d’un organisme externe suppose un accès manuel aux archives, avec un délai et un temps de traitement non négligeables.
On estime donc un coût total estimé à 10 euros pour la conservation des documents dans des boîtes de classement
Pour 100 bulletins de paie papier, il en coûtera donc 253,20 euros, équivalent à un prix unitaire de 2,53 euros.
Sur une année, la gestion de 100 bulletins de paie papier occasionne des dépenses financières de l’ordre de 3038,40 euros. En termes de temps passé, une personne y consacrera 5,2 heures par mois, soit 62,4 heures par an.
Le gestion électronique des documents via un logiciel GED et la dématérialisation RH permettent de fluidifier les processus d’édition des bulletins de paie et de réduire considérablement les coûts liés à l’impression, l’envoi postal et l’archivage papier.
Le passage au bulletin de paie électronique dans un coffre-fort numérique génère en moyenne 50 % d’économie par bulletin (papier, impression, mise sous pli, envoi postal, archivage). Ces économies peuvent même aller jusqu’à 70 % des coûts de gestion, selon le taux d’adoption des salariés.
Konica Minolta propose une plateforme de gestion documentaire qui permet de :
Centraliser tous les documents RH (fiches de paie, contrats, factures…)
Automatiser la diffusion des bulletins vers un coffre-fort salarié
Gagner du temps sur les tâches répétitives
Garantir la conformité RGPD et la traçabilité
Le tarif moyen pour l’établissement d’un bulletin de paie par un expert-comptable ou un prestataire spécialisé se situe entre 15 € et 50 € HT par bulletin. Ce tarif inclut l’édition du bulletin, l’établissement des déclarations sociales, le suivi des absences, la gestion des entrées et sorties ou encore un accompagnement en cas de contrôle URSSAF.
Exemple de coûts (généralement dégressifs selon le volume) :
* réalisée par les équipes de Konica Minolta et d’Open Bee
**sur une base horaire chargée de 30 euros
***D’après les fiches praTIC à usage des dirigeants d’entreprises, 2011, « Le bulletin de paie dématérialisé et l’information du salarié »
Tout dépend de la taille de l’entreprise, de la complexité de la paie et des ressources internes disponibles. Gérer la paie en interne peut sembler économique, mais demande du temps, une personne dédiée en interne et un respect réglementaire constant.
À l’inverse, externaliser la paie permet de gagner du temps, de sécuriser les processus et de limiter les risques d’erreur ou de pénalités, moyennant un coût souvent maîtrisé. Pour la majorité des TPE et PME, l’externalisation s’avère plus rentable et moins risquée à long terme.
Oui, mais les marges de manœuvre sont limitées. Il est possible d’optimiser les coûts en centralisant les envois, en automatisant la mise sous pli ou en négociant les tarifs postaux et fournitures.
Cependant, le format papier reste structurellement plus coûteux que la version numérique car plus d’étapes sont nécessaires. Pour réduire significativement les dépenses, le passage à la dématérialisation RH reste la solution la plus efficace.
L’employeur doit conserver une copie des bulletins de paie pendant au moins 5 ans, conformément à l’article L3243-4 du Code du travail. Toutefois, pour des raisons fiscales, sociales ou en cas de litige, il est recommandé de les archiver pendant 6 à 10 ans. Cette conservation peut se faire au format papier ou numérique, à condition de garantir l’intégrité et la confidentialité des documents.
Le format numérique des fiches de paie s’intègre généralement dans une démarche globale de dématérialisation RH, qui ne se limite pas qu’aux bulletins de paie, mais facilite aussi la gestion d’autres documents administratifs comme les contrats, les avenants ou les attestations.
Pour passer au bulletin électronique, il faut :