Le bulletin de paie papier représente un coût humain et technique loin d’être anodin ! Pour les entreprises dotées d’effectifs importants et ayant par exemple de nombreuses filiales, plusieurs milliers d’euros sont dépensés tous les mois pour envoyer les feuilles de salaire.
Connaissez-vous l’impact économique du bulletin paie papier ?
Si vous en aviez une idée approximative, voici ci-dessous poste par poste ce que coûte le bulletin de paie papier. Cette analyse* est calculée sur une base de 100 bulletins de paie.
1. Impression du bulletin de paie
Cout estimé à 3,20 euros incluant la consommation papier et consommables.
2. Tri manuel des documents
Cout estimé à 1,10 euros par document, soit un total de 110 euros équivalent à 3,6 heures** consacrées au classement des documents en fonction de leur distribution (remise en mains propres, envoi aux filiales, envoi postal au domicile du salarié) et pour leur archivage
3. Traitement postal des bulletins de paie
Cout du temps passé pour l’affranchissement manuel 50 euros**, soit 1,6 heure.
Cout pour l’achat des enveloppes à fenêtre estimé à 10 euros
Cout pour l’envoi postal des fiches de paie estimé à 70 euros
Si l’alternative NEOPOST est ici privilégiée, le cout de la mise sous pli et de l’affranchissement est estimé à 150 euros par mois.
4. Archivage
Cout total estimé à 10 euros pour la conservation des documents dans des boîtes de classement
Pour 100 bulletins de paie papier, il en coûtera donc 253,20 euros, équivalent à un prix unitaire de 2,53 euros.
Sur une année, la gestion de 100 bulletins de paie papier occasionne des dépenses financières de l’ordre de 3038,40 euros. En termes de temps passé, une personne y consacrera 5,2 heures par mois, soit 62,4 heures par an.
La diminution des dépenses en impression, papier, affranchissement et archivage est l’un des avantages économiques de la dématérialisation. Mais, il faut aussi intégrer les gains de temps consacrés à ces opérations et l’accès simplifié aux documents, directement depuis un poste de travail.
Sachez que le passage au bulletin de paie électronique dans un coffre fort numérique bulletin de paie génère en moyenne 50 % d’économie*** par bulletin (papier, impression, mise sous pli, envoi postal, archivage). Ces économies peuvent même aller jusqu’à 70 % des coûts de gestion, tout dépendra du taux d’adoption de vos salariés.
* réalisée par les équipes de Konica Minolta et d’Open Bee
**sur une base horaire chargée de 30 euros
***D’après les fiches praTIC à usage des dirigeants d’entreprises, 2011, « Le bulletin de paie dématérialisé et l’information du salarié »
5 février 2019
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