Que faut-il savoir sur la fiche de paie électronique dématérialisée ?

L’impression, la mise sous pli, la distribution manuelle ou postale des bulletins de paie ainsi que leur archivage sont des tâches répétitives et à faible valeur ajoutée impactant directement la productivité du personnel administratif et générant des frais financiers conséquents. En optant pour le BPE, l’entreprise peut s’affranchir de ces tâches chronophages et réaliser jusqu’à 70 % d’économies sur les coûts de gestion. Cependant, le passage au BPE soulève plusieurs questions…

Qu’est-ce qu’une fiche de paie dématérialisée ?

Une fiche de paie dématérialisée est une version électronique du document traditionnellement imprimé. Elle est générée et transmise sous forme numérique, ce qui permet de se passer du support papier. Elle répond exactement aux mêmes critères et fonctionnalités que la fiche de paie traditionnelle en version papier. L’employeur a donc l’obligation de remettre cette fiche de paie à ses employés chaque mois ou à échéance précise. 

La fiche de paie dématérialisée représente une évolution moderne et pratique dans la gestion des documents de paie, simplifiant les processus tout en offrant une expérience plus efficace et accessible pour tous les acteurs concernés.

L’accord du salarié est-il obligatoire et comment obtenir son accord ?

Non. Avant le 1er janvier 2017, l’employeur devait demander l’accord de ses salariés pour leur remettre leur bulletin de paie par voie électronique. Aujourd’hui, avec le décret n°2016-1762 du 16 décembre 2016, cet accord n’est plus nécessaire. Une entreprise peut donc décider de mettre en place la dématérialisation des bulletins de paie dans son entreprise, mais les salariés peuvent exprimer leur refus à cette voie de transmission. Ils en informent alors leur employeur à tout moment, avant ou après la première émission de leur BPE. L’employeur bénéficie d’un délai de 3 mois pour s’y conformer.

Comment les salariés consultent-ils leurs bulletins de paie ?

Dès que le bulletin de paie est déposé dans son coffre-fort électronique personnel, le salarié reçoit sur sa messagerie professionnelle, un email lui confirmant sa disponibilité avec un lien URL lui permettant de le consulter en ligne. Directement depuis son poste informatique ou depuis son périphérique mobile, ce dernier pourra après s’être authentifié par un identifiant et un mot de passe, consulter, télécharger, imprimer son document. Comme indiqué par l’article 5151-6 du Code du Travail, chaque titulaire d’un CPA peut désormais consulter ses bulletins de paie via la plateforme implémentée par le prestataire de coffre-fort électronique choisi par son employeur.

Quel est le temps de mise en œuvre d’une solution de distribution de BPE ?

La partie coffre-fort électronique, hébergée de manière sécurisée dans le cloud, s’active de façon immédiate. En fonction du nombre de bulletins de paie distribués de manière mensuelle, on estime entre 3 et 8 jours de service pour définir l’interaction entre le logiciel de paie et les coffres forts électroniques des salariés ainsi que la mise en œuvre des mécanismes de scellement (signature électronique, horodatage).

Dématérialisation du bulletin de paie : à quels critères porter attention ?

Lors de la dématérialisation du bulletin de paie, plusieurs critères doivent être pris en compte pour assurer un processus efficace et sécurisé. 

L’intégrité des données

Dans un premier temps, il est essentiel de garantir l’intégrité des données. Cela implique de mettre en place des mesures de sécurité pour éviter toute altération ou manipulation des informations présentes dans le bulletin de paie électronique. Des techniques de cryptage et de signature électronique peuvent être utilisées pour garantir l’authenticité et l’intégrité des données, offrant ainsi une confiance supplémentaire aux employés et aux employeurs quant à l’exactitude des informations contenues dans le document.

La disponibilité du bulletin de paie

Ensuite, il est primordial de garantir la disponibilité du bulletin de paie dématérialisé. Cela signifie que les salariés doivent pouvoir accéder facilement à leurs bulletins de paie à tout moment, quel que soit l’endroit où ils se trouvent. Une plateforme en ligne sécurisée, accessible depuis différents appareils tels que les ordinateurs et les smartphones, permet aux employés de consulter et de télécharger leurs bulletins de paie de manière rapide et pratique. Une sauvegarde régulière des données est également essentielle pour éviter toute perte d’informations et garantir une disponibilité continue des bulletins de paie électroniques.

La confidentialité des données

Enfin, la confidentialité des données doit être garantie lors de la dématérialisation du bulletin de paie. Les informations personnelles et financières des employés sont sensibles et doivent être protégées de toute divulgation non autorisée. Des mesures de sécurité strictes, telles que l’accès restreint aux données, la mise en place de mots de passe robustes et le respect des réglementations sur la protection des données personnelles, sont indispensables pour préserver la confidentialité des informations présentes dans les bulletins de paie dématérialisés. 

En assurant ces trois critères clés – l’intégrité des données, la disponibilité du bulletin de paie dématérialisé et la confidentialité des données – les entreprises peuvent effectuer une transition réussie vers une gestion électronique des bulletins de paie, offrant ainsi des avantages tant pour les employés que pour les employeurs.

Quels sont les avantages de la fiche de paie dématérialisée ?

Il existe de nombreuses raisons d’adopter le bulletin de paie électronique, du côté des salariés de l’entreprise mais également côté employeur.

Les avantages côté salarié

La numérisation des bulletins de paie profite à tous les collaborateurs de l’entreprise.

Chacun peut y accéder en temps réel, depuis n’importe quel ordinateur ou smartphone connecté à Internet. La recherche d’un ancien bulletin est rapide et intuitive. Les salariés n’ont plus besoin de fouiller dans leurs dossiers d’archives pour retrouver un document.

Il est important de noter que la numérisation est particulièrement utile lorsque les salariés ne sont pas chez eux (déplacements professionnels, congés, etc.). Ils peuvent facilement retrouver leur bulletin depuis leur téléphone portable, que ce soit via une application ou un site internet.

Les avantages côté employeur

L’entreprise tire également d’importants avantages de la digitalisation des ressources humaines.

Les problèmes liés à la perte des bulletins de salaire de ses employés sont résolus : il est impossible de perdre un bulletin de paie électronique !

La dématérialisation des bulletins de paie permet également d’obtenir des preuves fiables de la conformité de l’employeur à ses obligations : la remise des bulletins de paie est horodatée et permet de démontrer avec précision que le bulletin de paie a été remis au salarié à une date et une heure précises, voire de prouver que le document a été ouvert par le salarié en cas de litige.

Les éventuelles contestations concernant la remise des fiches de salaire sont donc rapidement résolues, et de manière bien plus simple que dans le cas d’une version papier du document.

Le bulletin de paie papier représentant également un coût humain, le fait de dématérialiser le processus permet de limiter son impact économique.

Quelle est la différence entre un bulletin de paie au format papier et un bulletin de paie électronique réimprimé ?

Aucune. Les technologies mises en œuvre permettent une réimpression strictement identique, avec en sus, la certitude que le document n’ait pas été falsifié puisque le cadre légal impose la mise en œuvre des technologies de scellement numérique (hachage, signature numérique, horodatage).

Comment se matérialise la signature électronique d’un bulletin de paie électronique sur un PDF ?

La signature électronique est représentée par un ruban qui mentionne l’identité et l’approbation du signataire. Pour effectuer une signature sur un PDF, l’entreprise devra se procurer un certificat de signature électronique RGS (Référentiel Général de Sécurité).

Que se passe-t-il si un salarié quitte l’entreprise ?

Au départ du salarié, l’entreprise mettra en sommeil le coffre-fort individuel du salarié pendant cinq ans (durée légale de conservation des bulletins de paie par une entreprise). Ce dernier pourra récupérer facilement l’ensemble de ses bulletins de paie sur son ordinateur personnel et les réimprimer si besoin et/ou les transférer dans un nouveau coffre-fort électronique.

Comment choisir son prestataire ?

Les éditeurs de coffres forts électroniques (CFE) proposent des solutions conformes au cadre légal et aux normes en vigueur (ex : FNTC ou AFNOR). Il est donc vivement conseillé de choisir un prestataire labellisé et/ ou certifié par ces organismes ou répondant aux caractéristiques de ces référentiels. Les CFE étant majoritairement hébergés dans le cloud, il est important de sélectionner un prestataire à dimension nationale offrant une garantie de disponibilité du service dans les années à venir – reposant sur un fournisseur tel qu’Orange Business Services par exemple. Enfin, une bonne maîtrise des progiciels RH est indispensable au succès d’un tel projet. Le prestataire choisi doit impérativement détenir les connaissances approfondies de vos outils de gestion de la paie.

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