Avec la loi du 12 mai 2009, autorisant sous certaines conditions la remise au format électronique du bulletin de paie aux salariés, de nouvelles possibilités s’offrent à la fonction RH. L’utilisation de bulletin de paie électronique (BPE) est en constante évolution ces dernières années.
L’impression, la mise sous pli, la distribution manuelle ou postale des bulletins de paie ainsi que leur archivage sont des tâches répétitives et à faible valeur ajoutée impactant directement la productivité du personnel administratif et générant des frais financiers conséquents. En optant pour le BPE, l’entreprise peut s’affranchir de ces tâches chronophages et réaliser jusqu’à 70 % d’économies sur les coûts de gestion. Cependant, le passage au BPE soulève plusieurs questions…
Qu’est-ce qu’une fiche de paie dématérialisée ?
Une fiche de paie dématérialisée est une version électronique du document traditionnellement imprimé. Elle est générée et transmise sous forme numérique, ce qui permet de se passer du support papier. Elle répond exactement aux mêmes critères et fonctionnalités que la fiche de paie traditionnelle en version papier. L’employeur a donc l’obligation de remettre cette fiche de paie à ses employés chaque mois ou à échéance précise.
La fiche de paie dématérialisée représente une évolution moderne et pratique dans la gestion des documents de paie, simplifiant les processus tout en offrant une expérience plus efficace et accessible pour tous les acteurs concernés.
L’accord du salarié est-il obligatoire et comment obtenir son accord ?
Non. Avant le 1er janvier 2017, l’employeur devait demander l’accord de ses salariés pour leur remettre leur bulletin de paie par voie électronique. Aujourd’hui, avec le décret n°2016-1762 du 16 décembre 2016, cet accord n’est plus nécessaire. Une entreprise peut donc décider de mettre en place la dématérialisation des bulletins de paie dans son entreprise, mais les salariés peuvent exprimer leur refus à cette voie de transmission. Ils en informent alors leur employeur à tout moment, avant ou après la première émission de leur BPE. L’employeur bénéficie d’un délai de 3 mois pour s’y conformer.
Comment les salariés consultent-ils leurs bulletins de paie ?
Dès que le bulletin de paie est déposé dans son coffre-fort électronique personnel, le salarié reçoit sur sa messagerie professionnelle, un email lui confirmant sa disponibilité avec un lien URL lui permettant de le consulter en ligne. Directement depuis son poste informatique ou depuis son périphérique mobile, ce dernier pourra après s’être authentifié par un identifiant et un mot de passe, consulter, télécharger, imprimer son document. Comme indiqué par l’article 5151-6 du Code du Travail, chaque titulaire d’un CPA peut désormais consulter ses bulletins de paie via la plateforme implémentée par le prestataire de coffre-fort électronique choisi par son employeur.
Quel est le temps de mise en œuvre d’une solution de distribution de BPE ?
La partie coffre-fort électronique, hébergée de manière sécurisée dans le cloud, s’active de façon immédiate. En fonction du nombre de bulletins de paie distribués de manière mensuelle, on estime entre 3 et 8 jours de service pour définir l’interaction entre le logiciel de paie et les coffres forts électroniques des salariés ainsi que la mise en œuvre des mécanismes de scellement (signature électronique, horodatage).
Dématérialisation du bulletin de paie : à quels critères porter attention ?
Lors de la dématérialisation du bulletin de paie, plusieurs critères doivent être pris en compte pour assurer un processus efficace et sécurisé.
L’intégrité des données
Dans un premier temps, il est essentiel de garantir l’intégrité des données. Cela implique de mettre en place des mesures de sécurité pour éviter toute altération ou manipulation des informations présentes dans le bulletin de paie électronique. Des techniques de cryptage et de signature électronique peuvent être utilisées pour garantir l’authenticité et l’intégrité des données, offrant ainsi une confiance supplémentaire aux employés et aux employeurs quant à l’exactitude des informations contenues dans le document.
La disponibilité du bulletin de paie
Ensuite, il est primordial de garantir la disponibilité du bulletin de paie dématérialisé. Cela signifie que les salariés doivent pouvoir accéder facilement à leurs bulletins de paie à tout moment, quel que soit l’endroit où ils se trouvent. Une plateforme en ligne sécurisée, accessible depuis différents appareils tels que les ordinateurs et les smartphones, permet aux employés de consulter et de télécharger leurs bulletins de paie de manière rapide et pratique. Une sauvegarde régulière des données est également essentielle pour éviter toute perte d’informations et garantir une disponibilité continue des bulletins de paie électroniques.
La confidentialité des données
Enfin, la confidentialité des données doit être garantie lors de la dématérialisation du bulletin de paie. Les informations personnelles et financières des employés sont sensibles et doivent être protégées de toute divulgation non autorisée. Des mesures de sécurité strictes, telles que l’accès restreint aux données, la mise en place de mots de passe robustes et le respect des réglementations sur la protection des données personnelles, sont indispensables pour préserver la confidentialité des informations présentes dans les bulletins de paie dématérialisés.
En assurant ces trois critères clés – l’intégrité des données, la disponibilité du bulletin de paie dématérialisé et la confidentialité des données – les entreprises peuvent effectuer une transition réussie vers une gestion électronique des bulletins de paie, offrant ainsi des avantages tant pour les employés que pour les employeurs.
Quels sont les avantages de la fiche de paie dématérialisée ?
Il existe de nombreuses raisons d’adopter le bulletin de paie électronique, du côté des salariés de l’entreprise mais également côté employeur.
Les avantages côté salarié
La numérisation des bulletins de paie profite à tous les collaborateurs de l’entreprise.
Chacun peut y accéder en temps réel, depuis n’importe quel ordinateur ou smartphone connecté à Internet. La recherche d’un ancien bulletin est rapide et intuitive. Les salariés n’ont plus besoin de fouiller dans leurs dossiers d’archives pour retrouver un document.
Il est important de noter que la numérisation est particulièrement utile lorsque les salariés ne sont pas chez eux (déplacements professionnels, congés, etc.). Ils peuvent facilement retrouver leur bulletin depuis leur téléphone portable, que ce soit via une application ou un site internet.
Les avantages côté employeur
L’entreprise tire également d’importants avantages de la digitalisation des ressources humaines.
Les problèmes liés à la perte des bulletins de salaire de ses employés sont résolus : il est impossible de perdre un bulletin de paie électronique !
La dématérialisation des bulletins de paie permet également d’obtenir des preuves fiables de la conformité de l’employeur à ses obligations : la remise des bulletins de paie est horodatée et permet de démontrer avec précision que le bulletin de paie a été remis au salarié à une date et une heure précises, voire de prouver que le document a été ouvert par le salarié en cas de litige.
Les éventuelles contestations concernant la remise des fiches de salaire sont donc rapidement résolues, et de manière bien plus simple que dans le cas d’une version papier du document.
Le bulletin de paie papier représentant également un coût humain, le fait de dématérialiser le processus permet de limiter son impact économique.
Quelle est la différence entre un bulletin de paie au format papier et un bulletin de paie électronique réimprimé ?
Aucune. Les technologies mises en œuvre permettent une réimpression strictement identique, avec en sus, la certitude que le document n’ait pas été falsifié puisque le cadre légal impose la mise en œuvre des technologies de scellement numérique (hachage, signature numérique, horodatage).
Comment se matérialise la signature électronique d’un bulletin de paie électronique sur un PDF ?
La signature électronique est représentée par un ruban qui mentionne l’identité et l’approbation du signataire. Pour effectuer une signature sur un PDF, l’entreprise devra se procurer un certificat de signature électronique RGS (Référentiel Général de Sécurité).
Que se passe-t-il si un salarié quitte l’entreprise ?
Les employeurs doivent désormais conserver les bulletins de paie sous format électronique pendant une durée minimale de cinq ans, conformément à l’article L3243-4 du Code du Travail. Cette obligation vise à garantir la disponibilité et l’intégrité des documents pour une consultation future, notamment en cas de contrôle. Au départ du salarié, l’entreprise mettra en sommeil le coffre-fort individuel du salarié pendant ce temps. Ce dernier pourra récupérer facilement l’ensemble de ses bulletins de paie sur son ordinateur personnel et les réimprimer si besoin et/ou les transférer dans un nouveau coffre-fort électronique.
Quelles sont les nouvelles obligations pour les employeurs en 2024 concernant la dématérialisation des bulletins de paie ?
En 2024, plusieurs nouveautés réglementaires concernent la dématérialisation des bulletins de paie pour les employeurs en France. Ces changements visent à améliorer la transparence, la sécurité et l’efficacité de la gestion des bulletins de paie électroniques.
Renforcement des mesures de sécurité
Le décret n°2023-890 du 12 mars 2023 impose des mesures de sécurité accrues pour protéger les données personnelles et financières des salariés. Les employeurs doivent s’assurer que les plateformes utilisées pour la dématérialisation des bulletins de paie respectent les normes de sécurité les plus strictes, incluant le chiffrement des données, l’authentification renforcée des utilisateurs, et des audits de sécurité réguliers.
Accessibilité pour les salariés
Dès 2024, les employeurs doivent garantir que tous les salariés ont un accès facile et sécurisé à leurs bulletins de paie électroniques, y compris ceux qui n’ont pas d’accès régulier à un ordinateur ou à un smartphone. Cela peut inclure des points d’accès dédiés au sein de l’entreprise ou des solutions mobiles simplifiées pour consulter et télécharger les documents.
Ces nouvelles obligations en matière de dématérialisation des bulletins de paie visent à renforcer la confiance des salariés dans la gestion de leurs informations personnelles tout en optimisant les processus internes des entreprises. Les employeurs doivent donc s’assurer de se conformer à ces nouvelles règles pour éviter toute sanction et améliorer l’efficacité de leur gestion des ressources humaines.
Communication obligatoire des changements
Les employeurs sont tenus d’informer les salariés de tout changement concernant la méthode de remise des bulletins de paie électroniques. Cette communication doit être claire, transparente et accessible à tous les salariés, en conformité avec les articles L1222-9 et suivants du Code du Travail.
Comment choisir son prestataire ?
Les éditeurs de coffres forts électroniques (CFE) proposent des solutions conformes au cadre légal et aux normes en vigueur (ex : FNTC ou AFNOR). Il est donc vivement conseillé de choisir un prestataire labellisé et/ ou certifié par ces organismes ou répondant aux caractéristiques de ces référentiels. Les CFE étant majoritairement hébergés dans le cloud, il est important de sélectionner un prestataire à dimension nationale offrant une garantie de disponibilité du service dans les années à venir – reposant sur un fournisseur tel qu’Orange Business Services par exemple. Enfin, une bonne maîtrise des progiciels RH est indispensable au succès d’un tel projet. Le prestataire choisi doit impérativement détenir les connaissances approfondies de vos outils de gestion de la paie.
Spécialiste de la gestion documentaire, Konica Minolta vous propose de découvrir sa solution de coffre-fort électronique bulletin de paie pour diffuser vos bulletins de paie, en toute simplicité et avec un minimum d’efforts.
25 février 2025
Les questions relatives à la fiche de paie dématérialisée
Quelles sont les obligations légales liées à la fiche de paie dématérialisée ?
La fiche de paie dématérialisée est soumise aux mêmes obligations légales que la fiche de paie papier. Les informations obligatoires, telles que les mentions légales, les cotisations sociales, les retenues et les impôts, doivent figurer de manière claire et lisible sur la fiche de paie électronique.
Quels outils les entreprises peuvent-elles mettre en place pour une transition réussie ?
Il existe de nombreux logiciels de gestion de la paie qui intègrent des fonctionnalités spécifiques à la dématérialisation des fiches de paie. Ces outils permettent de générer, de distribuer et d’archiver les fiches de paie électroniques de manière sécurisée et conforme aux exigences légales. Ces outils tels que les logiciels de gestion RH intégrés à des coffres-forts numériques permettent une transition fluide. Ils assurent la conformité légale et simplifient la gestion des données salariales tout en répondant aux exigences de 2025.
Comment les employés peuvent-ils accéder à leurs fiches de paie dématérialisées ?
Les employés peuvent accéder à leurs fiches de paie dématérialisées en se connectant à une plateforme en ligne dédiée. Ils doivent utiliser leurs identifiants personnels pour accéder à leur compte et consulter leurs fiches de paie.
Comment la sécurité des données sera-t-elle renforcée avec les bulletins dématérialisés en 2025 ?
La sécurité reposera sur des mesures comme le chiffrement des données, l’authentification forte des utilisateurs, et le respect des normes du RGPD. Les solutions de gestion devront garantir l’intégrité et la confidentialité des informations transmises.
La fiche de paie dématérialisée est-elle acceptée par l'administration fiscale ?
Oui, la fiche de paie dématérialisée est acceptée par l’administration fiscale, à condition qu’elle respecte les obligations légales en vigueur. Les fiches de paie électroniques doivent être conservées pendant la durée légale et être présentées en cas de contrôle fiscal.
Quels sont les avantages pour les employés avec la fiche de paie dématérialisée ?
La fiche de paie dématérialisée offre aux employés une plus grande facilité d’accès à leurs informations salariales. Ils peuvent consulter leurs fiches de paie à tout moment, de n’importe où, via des dispositifs tels que les ordinateurs, les smartphones ou les tablettes. De plus, cela facilite la gestion de leurs documents administratifs et contribue à la réduction de l’utilisation du papier.
Pourquoi 2025 est-elle une année clé pour la dématérialisation des bulletins de paie ?
En réalité, la dématérialisation des bulletins de paie est déjà largement répandue depuis plusieurs années, le format numérique étant devenu la norme par défaut, sauf en cas de refus du salarié. Toutefois, 2025 marque une période de transition vers un nouveau modèle de bulletin de paie clarifié, qui deviendra obligatoire à compter du 1ᵉʳ janvier 2026. Cette évolution vise à améliorer la lisibilité des informations pour les salariés et à simplifier leur compréhension.
Les entreprises devront-elles proposer un accès sécurisé aux bulletins de paie dématérialisés ?
Oui, les bulletins électroniques devront être accessibles via des solutions conformes, comme un coffre-fort numérique. Ces outils garantissent aux salariés un accès permanent à leurs documents, y compris après leur départ de l’entreprise, pendant une période minimale.
En quoi 2025 représente-t-elle une opportunité pour les entreprises d’améliorer leur politique RSE ?
La dématérialisation des bulletins de paie s’inscrit dans une démarche écoresponsable, réduisant la consommation de papier et les coûts logistiques. En adoptant cette approche, les entreprises peuvent renforcer leur politique RSE et améliorer leur image auprès des collaborateurs et partenaires.
Les bulletins de paie papier seront-ils complètement supprimés en 2025 ?
Non, le bulletin papier ne sera pas totalement supprimé. Les salariés qui le demandent pourront encore bénéficier de ce format, conformément aux dispositions légales.