Que faut-il savoir sur la fiche de paie électronique dématérialisée ?

L’impression, la mise sous pli, la distribution manuelle ou postale des bulletins de paie ainsi que leur archivage sont des tâches répétitives et à faible valeur ajoutée impactant directement la productivité du personnel administratif et générant des frais financiers conséquents. En optant pour le BPE, l’entreprise peut s’affranchir de ces tâches chronophages et réaliser jusqu’à 70 % d’économies sur les coûts de gestion. Cependant, le passage au BPE soulève plusieurs questions…

L’accord du salarié est-il obligatoire et comment obtenir son accord ?

Non. Avant le 1er janvier 2017, l’employeur devait demander l’accord de ses salariés pour leur remettre leur bulletin de paie par voie électronique. Aujourd’hui, avec le décret n°2016-1762 du 16 décembre 2016, cet accord n’est plus nécessaire. Une entreprise peut donc décider de mettre en place la dématérialisation des bulletins de paie dans son entreprise, mais les salariés peuvent exprimer leur refus à cette voie de transmission. Ils en informent alors leur employeur à tout moment, avant ou après la première émission de leur BPE. L’employeur bénéficie d’un délai de 3 mois pour s’y conformer.

Comment les salariés consultent-ils leurs bulletins de paie ?

Dès que le bulletin de paie est déposé dans son coffre-fort électronique personnel, le salarié reçoit sur sa messagerie professionnelle, un email lui confirmant sa disponibilité avec un lien URL lui permettant de le consulter en ligne. Directement depuis son poste informatique ou depuis son périphérique mobile, ce dernier pourra après s’être authentifié par un identifiant et un mot de passe, consulter, télécharger, imprimer son document. Comme indiqué par l’article 5151-6 du Code du Travail, chaque titulaire d’un CPA peut désormais consulter ses bulletins de paie via la plateforme implémentée par le prestataire de coffre-fort électronique choisi par son employeur.

Quel est le temps de mise en œuvre d’une solution de distribution de BPE ?

La partie coffre-fort électronique, hébergée de manière sécurisée dans le cloud, s’active de façon immédiate. En fonction du nombre de bulletins de paie distribués de manière mensuelle, on estime entre 3 et 8 jours de service pour définir l’interaction entre le logiciel de paie et les coffres forts électroniques des salariés ainsi que la mise en œuvre des mécanismes de scellement (signature électronique, horodatage).

Quelle est la différence entre un bulletin de paie au format papier et un bulletin de paie électronique réimprimé ?

Aucune. Les technologies mises en œuvre permettent une réimpression strictement identique, avec en sus, la certitude que le document n’ait pas été falsifié puisque le cadre légal impose la mise en œuvre des technologies de scellement numérique (hachage, signature numérique, horodatage).

Comment se matérialise la signature électronique d’un bulletin de paie électronique sur un PDF ?

La signature électronique est représentée par un ruban qui mentionne l’identité et l’approbation du signataire. Pour effectuer une signature sur un PDF, l’entreprise devra se procurer un certificat de signature électronique RGS (Référentiel Général de Sécurité).

Que se passe-t-il si un salarié quitte l’entreprise ?

Au départ du salarié, l’entreprise mettra en sommeil le coffre-fort individuel du salarié pendant cinq ans (durée légale de conservation des bulletins de paie par une entreprise). Ce dernier pourra récupérer facilement l’ensemble de ses bulletins de paie sur son ordinateur personnel et les réimprimer si besoin et/ou les transférer dans un nouveau coffre-fort électronique.

Comment choisir son prestataire ?

Les éditeurs de coffres forts électroniques (CFE) proposent des solutions conformes au cadre légal et aux normes en vigueur (ex : FNTC ou AFNOR). Il est donc vivement conseillé de choisir un prestataire labellisé et/ ou certifié par ces organismes ou répondant aux caractéristiques de ces référentiels. Les CFE étant majoritairement hébergés dans le cloud, il est important de sélectionner un prestataire à dimension nationale offrant une garantie de disponibilité du service dans les années à venir – reposant sur un fournisseur tel qu’Orange Business Services par exemple. Enfin, une bonne maîtrise des progiciels RH est indispensable au succès d’un tel projet. Le prestataire choisi doit impérativement détenir les connaissances approfondies de vos outils de gestion de la paie.

Spécialiste de la gestion documentaire, Konica Minolta vous propose de découvrir sa solution de coffre fort électronique bulletin de paie pour diffuser vos bulletins de paie, en toute simplicité et avec un minimum d’efforts.