Quand préparer le chantier de dématérialisation ? Eclairage de Pierre Mougin

La prise de conscience sur les enjeux de dématérialisation est hétérogène et exige un travail de pédagogie. Pierre Mougin nous partage son expérience terrain pour vous aider à optimiser vos processus et à gagner en compétitivité. Il accompagne les entreprises d’industries diverses pour définir une stratégie de besoins et mettre en place des actions concrètes.

Contexte et atouts d’un chantier stratégique incontournable : découvrez comment Pierre Mougin décrypte la conduite du changement sur les sujets de dématérialisation de vos données.

Pierre Mougin, une expérience commerciale et informatique au service des clients

Sur la région d’Aix-en-Provence et de Marseille, depuis 5 ans, Pierre Mougin collabore chez Konica Minolta comme ingénieur commercial spécialisé en solutions d’impression et gestion documentaire. Son expérience mêle expertise informatique et commerciale, un atout précieux au quotidien pour nos clients. Les problématiques en matière de dématérialisation sont bien identifiées, constate Pierre Mougin.

Quels besoins des entreprises en matière de dématérialisation ?

Quel volume à traiter pour optimiser l’impact de la dématérialisation ?

En matière de dématérialisation, les clients prioritaires selon Pierre Mougin sont des entreprises qui traitent a minima 100 factures par mois. Elles retirent plusieurs bénéfices dans leur quotidien :

• fluidifier le traitement des factures ;
• éviter les erreurs de saisie ;
• automatiser les tâches de traitement de bout en bout ;
• etc.

Quelle est la prise de conscience du marché sur cet enjeu ?

Selon Pierre Mougin, la prise de conscience en matière de dématérialisation* est hétérogène mais révèle souvent une méconnaissance de ces sujets.

• La loi sur la dématérialisation ? “Je ne suis pas au courant.”
• “J’ai connaissance de l’existence de la loi, mais j’ai encore le temps et je suis sceptique sur sa mise en application à la date prévue.”
• “Je suis en conformité avec la loi : j’envoie déjà mes factures par mail” (info : c’est différent de la facture électronique).
• “Mon expert-comptable va s’en occuper.”
• “Je ne suivrai pas le mouvement. Cela va me coûter cher. Tout fonctionne très bien comme ça.”

Les questions les plus fréquentes

Les questions les plus fréquentes, d’après l’expérience de Pierre Mougin, sont ciblées sur l’impact concret de la loi sur votre entreprise dans un premier temps.
Les entreprises se questionnent également sur le fonctionnement de la dématérialisation : quelle plateforme, outil ou portail ? Que préférez dans mon industrie ? Quels sont les critères de décision pour ce projet?
L’enjeu de dématérialisation dépasse l’adoption d’une solution logicielle mais implique de revoir en profondeur les processus et la façon de stocker l’information, analyse notre expert commercial.

Les motivations des clients pour leur projet de dématérialisation

Les clients qui amorcent dans ce projet central de dématérialisation sont motivés par des éléments concrets et tangibles, affirme Pierre :

• un gain de productivité: jusqu’à 2h par jour pour ceux qui traitent les factures fournisseurs en papier (réception, vérification, impression, circuit de validation interne, mise en paiement, archivage) ;
• la suppression des tâches administratives à faible valeur ajoutée : imprimer, glisser dans des bannettes appropriées;
• la diminution du nombre d’erreurs de saisie et de doublons.

La dématérialisation, des bénéfices à l’échelle de l'entreprise

Pierre Mougin nous en parle, la dématérialisation, c’est pour tous les interlocuteurs, et cela contribue à la fluidité des échanges:

• Chef d’entreprise et équipe de direction: les services deviennent moins silotés et vont faciliter les processus de décision.
• Collaborateurs: toute l’information à portée de main, même en déplacement.
• Clientspour une meilleure expérience et satisfaction client. Vous trouverez facilement les informations demandées. Les clients vont accéder rapidement à leur portail dédié.
• Fournisseurspour une diminution des litiges, des mises en recouvrement et des erreurs de traitement. Cela renforce votre relation commerciale avec vos partenaires.

Quels freins pour les entreprises en matière de dématérialisation ?

Pierre Mougin identifie différents freins concernant la dématérialisation. Il y a celui qui concerne les équipes comptables et administratives. Leur principale peur : avoir l’impression de perdre en utilité pour l’entreprise.

Et il y a celui du gérant d’entreprise qui demeure sceptique dans l’idée de devoir stocker sa data dans le cloud. Pourtant, Pierre Mougin le souligne parfaitement, les solutions cloud que nous proposons disposent d’un niveau de sécurisation beaucoup plus élevé pour les données internes et les données clients de votre entreprise.

3 derniers conseils de Pierre Mougin

Pour bien amorcer et réussir votre projet de dématérialisation, Pierre Mougin conseille de :

• Préparer votre projet en établissant un cahier des charges détaillé et exhaustif. C’est le meilleur moyen de structurer le projet et la continuité de service au sein de votre entreprise. Avec Konica Minolta, vous bénéficiez d’un accompagnement dès la définition de votre cahier des charges, avec un chef de projet dédié.
• En tant que gérant, dirigeant, vous impliquer entièrement dans le projet dès son initiation pour fixer le cap et définir les attentes de l’entreprise.

L’ erreur à éviter, « lever la tête du guidon » et ne pas attendre le dernier moment pour vous lancer.

Pourquoi nos clients choisissent Konica Minolta ?

Pierre Mougin le constate chaque jour, ses clients apprécient Konica Minolta pour :

• notre sérieux et notre approche projet qui fait la différence, car elle est 100 % sur mesure et s’adapte à votre entreprise et à ses besoins ;
• nos solutions évolutives: toutes les expertises sont réunies en interne chez nous pour déployer efficacement chaque brique, tout en optimisant les processus, les coûts et le temps.

Envie d’en savoir plus sur nos solutions et notre accompagnement ? Contactez-nous !

*La loi initialement prévue pour application au 1er juillet 2024, a été reportée en juillet 2023 à une date ultérieure par le gouvernement en raison d’un manque de préparation des entreprises. Konica Minolta aide les entreprises à préparer l’application de cette réforme.