Le développement du travail collaboratif et la contrainte du travail à distance rendent indispensable de disposer d’une plateforme adaptée pour partager les documents. C’est pourquoi la nécessité d’instaurer un logiciel de GED (Gestion Électronique des Documents) est fortement ressentie dans les entreprises. Toutefois, pour en tirer pleinement profit, il est crucial de correctement déployer cet outil. Découvrez comment réussir votre projet GED en 7 points clés.
Véritable guide pas-à-pas dans la conduite du projet, nos équipes vous accompagnent en abordant les 7 points-clés. Découvrez par exemple leurs conseils pour :
- définir les objectifs du projet
- se doter d’une vue globale des informations
- formaliser la gouvernance de l’information
- associer les utilisateurs au projet
GED : de quoi parle-t-on ?
La GED, ou Gestion Électronique de Documents, est un ensemble de technologies, de processus et de pratiques permettant de capturer, gérer, stocker, organiser et retrouver des documents et des informations de manière électronique. Cette solution permet de gagner en efficacité, en productivité et en accessibilité.
La GED est de plus en plus présente au sein des entreprises. Et pour cause, selon une étude du CXP1, 87 % des entreprises mettent en avant le temps passé à rechercher des documents comme la principale raison d’être de leur projet de GED.
Cela étant, favoriser la gestion électronique des documents offre la possibilité d’atteindre d’autres objectifs :
- traiter les documents de manière plus efficace ;
- disposer en instantané d’une visibilité plus complète sur un client.
Plus largement, cet outil est la clé pour travailler de manière plus collaborative, même à distance.
Réussir son projet de Gestion Électronique des documents (GED) en 7 points clés
Si les avantages de la GED sont bien identifiés, sur le terrain, la conduite d’un projet de logiciel GED doit être réalisée avec attention. En effet, la résistance au changement, le manque d’implication des utilisateurs, un besoin mal qualifié ou encore des solutions retenues inadaptées sont autant de points susceptibles de faire dérailler un projet d’intégration d’un logiciel de GED.
Vous l’aurez compris, pour réussir son projet GED, il faut suivre certaines étapes bien précises :
- Fixer les objectifs du projet. Il est essentiel de garder en tête que la solution de GED doit apporter des réponses mesurables à des attentes ciblées : limiter le temps de réponse aux clients, augmenter la collaboration entre les équipes, etc.
- Avoir une vue globale des informations, des sources de données pour chaque processus métier et des applications employées. Il est également important d’être capable de les localiser.
- Formaliser la gouvernance des informations en spécifiant des règles d’accès et en maximisant la traçabilité des données.
- Impliquer les utilisateurs en créant des groupes de travail, par exemple.
- Faire participer la direction afin d’affiner les indicateurs à suivre et lever les éventuels obstacles.
- Tenir compte des contraintes techniques en établissant un cahier des charges clair et précis.
- Choisir un partenaire fiable et coopératif. Pour ce faire, il est possible d’évaluer différents éléments, comme le prix du service, la qualité de la prestation ou encore l’expertise de l’entreprise.
Travailler à partir d’une GED : quels bénéfices ?
Travailler à partir d’une gestion électronique des documents offre certains avantages aux entreprises. Le premier étant l’accessibilité des documents. Ces derniers sont consultables depuis n’importe quel endroit avec une connexion Internet. Cela facilite :
- le travail à distance ;
- l’accès aux informations, même lorsque les équipes sont en déplacement.
Par ailleurs, la GED permet de réduire considérablement l’utilisation de documents papier, et in fine, les coûts d’impression, de stockage et de transport. En Europe, le coût de gestion de cette documentation est estimé entre 3 % et 8 % du chiffre d’affaires de l’entreprise.
Autre avantage, la GED facilite la collaboration entre les membres d’une équipe, des départements et même des partenaires externes. Les utilisateurs peuvent :
- partager des documents ;
- suivre les modifications ;
- collaborer en temps réel ;
- gérer des flux de travail de manière plus efficace.
Enfin, les systèmes de GED offrent souvent des fonctionnalités de sécurité avancées (gestion des droits d’accès, sauvegarde automatisée des données, etc.). Cela protège les documents sensibles et garantit leur intégrité.
Vous souhaitez en savoir davantage sur le sujet ? Découvrez dans notre e-book qui traite des 7 points clés pour mener à bien son projet de Gestion Électronique de Documents (GED).
27 octobre 2021