L’obligation de recevoir et d’émettre des factures électroniques a été votée par le gouvernement. Cette loi entrera en vigueur à une date décidée dans le cadre de la Loi de finances 2024, dont la publication se fera d’ci la fin d’année. C’est une bonne nouvelle pour les entreprises qui peuvent prendre de l’avance et organiser leur projet de dématérialisation des factures dans les meilleures conditions dès à présent.
Prendre connaissance de la loi et de ses obligations
Émettre et recevoir des factures électroniques sera obligatoire à partir de 2024. Avant de vous lancer dans ce projet de dématérialisation, prenez le temps d’étudier la loi. Notez quels sont ses tenants et ses aboutissants. Puis mettez en exergue les éléments qui s’appliquent spécifiquement à votre entreprise.
Pour ce faire, vous pouvez :
- consulter le site du gouvernement ;
- vous rendre sur le site d’experts sur le sujet ;
- lire les articles des médias ;
- participer à des webinaires.
Toutefois, soyez vigilant en sélectionnant des sources fiables pour éviter des données erronées sur ce projet, dont le calendrier est encore en cours de construction. Il ne sera validé par le Parlement et communiqué que fin décembre 2023. Néanmoins, le contenu de la loi et ses implications pour chaque entreprise en matière de réception et d’émission de factures sont déjà définis.
En parallèle, découvrez avec plus de détails les avantages offerts par la dématérialisation aux entreprises :
- améliorer les délais de traitement des factures ;
- limiter les coûts : les études tendent à démontrer que le traitement d’une facture papier coûterait entre 8 € et 13 € contre 5 € au maximum pour une facture électronique ;
- encaisser les factures plus rapidement ;
- maximiser la satisfaction client, etc.
« Les avantages de la dématérialisation sont nombreux : simplification des processus, gain de temps, meilleure efficacité. Grâce à la digitalisation, les circuits complexes de validation disparaissent, et les processus sont allégés. » Gaëtan Calas, ingénieur commercial chez Konica Minolta à Amiens.
Clarifier les besoins de l’entreprise
L’application de la dématérialisation des factures est souvent différente d’une société à une autre. Et pour cause, toutes les sociétés ont des attentes distinctes.
Pour mieux planifier votre projet de dématérialisation, commencez par évaluer les besoins de votre organisation. Notez quels sont vos points forts, mais aussi vos points faibles afin de les améliorer.
Analysez :
- le nombre de salariés de l’entreprise ;
- le nombre de factures reçues et émises chaque mois ;
- les logiciels que vous utilisez actuellement, etc.
Cette étape vous permettra également d’établir un cahier des charges précis qui encadrera mieux votre besoin.
« S’il existe une erreur à ne pas commettre en matière de dématérialisation, c’est de répondre uniquement à la Loi des finances en mettant de côté les besoins de l’entreprise. » Gaëtan Calas, ingénieur commercial chez Konica Minolta à Amiens.
Identifier les spécialistes aptes à vous accompagner
Il est grandement recommandé de se faire accompagner par des experts afin de procéder à la dématérialisation des factures. Être entouré de spécialistes vous permettra de réaliser cette transition au mieux.
Pour ce faire, vous pouvez identifier les spécialistes du secteur en faisant quelques recherches sur Internet. Vous pouvez également interroger vos collègues dirigeants de PME. Ces derniers pourront peut-être vous conseiller des prestataires de confiance.
Enfin, suivez votre instinct. Échangez avec les entreprises que vous avez trouvées et si vous avez le moindre doute quant à leur capacité à bien mener votre projet, mieux vaut les écarter. Ainsi, vous pourrez uniquement garder les prestataires qui vous offriront un accompagnement à la fois structurant et impactant.
« Chez Konica Minolta, notre offre est complètement modulable par rapport à votre environnement de travail. Notre outil s’adapte aux besoins de votre entreprise, et non pas l’inverse. » Benjamin Fourdinier, ingénieur commercial chez Konica Minolta dans la région de l’Oise.
Chez Konica Minolta, nos solutions sont disponibles sous forme d’offres packagées et sur-mesure. Ces dernières s’adaptent à la taille et aux enjeux de votre organisation. Elles s’appuient sur une offre logicielle entièrement sécurisée. En nous choisissant, vous bénéficiez également d’un accompagnement de proximité. L’idéal pour mieux définir vos objectifs, poser vos questions, assurer une conduite efficace du projet en interne et bénéficier d’une formation aux outils retenus.
25 octobre 2023
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