Pourquoi opter pour l’archivage numérique ?

Unicité de l’information

La réception d’un document papier dans une organisation se traduit souvent par de nombreuses duplications et créations de versions différentes. Une duplication qui peut tenir à des raisons métiers (plusieurs services peuvent avoir besoin d’utiliser ce document) ou encore à l’organisation de l’entreprise si cette dernière est implantée sur plusieurs sites par exemple. La numérisation d’un document va éliminer les photocopies mais ne garantira pas l’unicité. Ainsi, de nombreuses versions d’un même document numérisé peuvent circuler puis être stockées dans les boites mails des collaborateurs. Comment s’assurer de disposer de la bonne version d’un document ? Associée à une gouvernance de l’information, l’attribution d’un statut d’archive va garantir l’unicité du document.

Réduction des temps de recherche

La mauvaise gestion des archives est souvent responsable de nombreuses difficultés à retrouver un document. La numérisation et la garantie associée de trouver le bon document vont grandement faciliter les recherches documentaires. Quelle que soit l’implantation, multi sites ou pas, ou même la localisation des bureaux, le document numérique sera accessible à travers l’intranet de l’entreprise ou une application de GED ou de gestion de contenu. La recherche d’une fiche de paie archivée pour un collaborateur qui a changé de service et de fonction par exemple se fera en quelques clics quand il fallait auparavant téléphoner et attendre quelques heures, voire plus longtemps quand ces documents avaient été envoyés chez un tiers archiveur. DRH et de services financiers trouvent ainsi un avantage indéniable à l’archivage numérique des fiches de paie et des dossiers collaborateurs.

Archivage facilité pour une plus grande réactivité

Les organisations performantes doivent pouvoir répondre aux demandes de leurs clients rapidement. L’archivage numérique ouvre également la porte à une nouvelle réactivité commerciale. Il permet par exemple d’automatiser le versement des informations clients (des données et des documents) dans les applications de gestion. Outre les gains de temps et la diminution des erreurs, ce type de fonctionnalités facilite la constitution de dossiers d’archives centralisés et permet de réunir dans un seul endroit l’ensemble des informations concernant un client. Les services commerciaux pourront archiver facilement toutes les pièces d’un client, ses contrats, ses commandes, etc. et ajouter les autres documents au fil de l’eau, une réclamation par exemple, même à partir d’un autre site, bureau ou service. Parallèlement, des contrôles logiciels pourront être lancés pour vérifier notamment la complétude des dossiers. Plus globalement, cet archivage numérique homogénéise la constitution de dossier. Dès lors, l’organisation retrouve la capacité de retrouver facilement une pièce même ancienne réclamée par un client, ce qui, en augmentant la satisfaction du client, ne peut que renforcer la performance globale de l’entreprise.