La question de l’archivage numérique est aujourd’hui, un enjeu de taille pour les entreprises. En effet, d’après l’Association Information et Management (AIM) qui a estimé qu’un employé passait en moyenne 7h30 par semaine à rechercher une information, soit près de 20% du temps de travail. Une situation renforcée par l’adoption croissante du télétravail. Les solutions d’archivage numériques sont donc naturellement devenues les socles de toutes transformations digitales réussies. Quels sont leurs avantages ?
1. Favoriser l’unicité de l’information au sein de l’entreprise
Dans une organisation, la réception d’un document papier peut entraîner sa copie et la création de diverses versions qui seront elles-mêmes éditées à différentes reprises. Cette situation se justifie parfois par le besoin de différents services d’accéder au document ou par l’organisation de l’entreprise sur différents sites physiques.
Si la numérisation permet de réduire les photocopies, elle ne résout pas le problème des multiples versions d’un document qui peuvent cohabiter à différentes places et dans différentes versions. Pour s’assurer de l’authenticité et de l’utilisation de la version correcte d’un document, il est essentiel d’établir une politique de gestion de l’information. Cela implique de désigner un document comme étant l’archive officielle, ce qui en préserve l’unicité et l’intégrité. Voici le premier avantage de l’archivage électronique.
2. Réduire les temps de recherche et améliorer la productivité
La mauvaise gestion des archives est responsable des difficultés à retrouver et identifier un document. La numérisation facilite les recherches documentaires et garantit à l’ensemble des collaborateurs de consulter et de travailler à partir de la bonne version du document. Quelle que soit l’implantation de l’entreprise, la localisation des employés (qu’ils travaillent sur site ou en distanciel depuis chez eux), le document numérique sera accessible via le logiciel GED dédié ou le système de gestion de contenu.
Ainsi, la recherche d’une fiche de paie archivée pour un collaborateur qui a changé de service et de fonction, par exemple, se fera en quelques clics quand il fallait auparavant téléphoner et attendre quelques heures, voire plus longtemps quand ces documents avaient été envoyés chez un tiers archiveur. DRH et de services financiers trouvent ainsi un avantage indéniable à l’archivage numérique des fiches de paie et des dossiers collaborateurs.
3. Faciliter l’archivage et assurer la conformité avec les réglementations
Les organisations performantes doivent pouvoir répondre aux demandes de leurs clients rapidement. L’archivage numérique ouvre également la porte à une nouvelle réactivité commerciale. Il permet par exemple d’automatiser le versement des informations clients (des données et des documents) dans les applications de gestion. Outre les gains de temps et la diminution des erreurs, ce type de fonctionnalités facilite la constitution de dossiers d’archives centralisés et permet de réunir dans un seul endroit l’ensemble des informations concernant un client.
Les services commerciaux peuvent archiver facilement toutes les pièces d’un client, ses contrats, ses commandes, etc. et ajouter les autres documents au fil de l’eau, une réclamation par exemple, même à partir d’un autre site, bureau ou service. Parallèlement, des contrôles logiciels pourront être lancés pour vérifier notamment la complétude des dossiers.
Plus globalement, cet archivage numérique homogénéise la constitution de dossier. Dès lors, l’organisation retrouve la capacité de retrouver facilement une pièce même ancienne réclamée par un client, ce qui, en augmentant la satisfaction du client, ne peut que renforcer la performance globale de l’entreprise.
4. Garantir la sécurité des informations de votre entreprise
L’archivage numérique offre une amélioration significative de la sécurité des données d’entreprise, un avantage non négligeable dans le contexte actuel où les informations sont aussi précieuses que vulnérables. Premièrement, contrairement aux documents physiques, qui peuvent être détruits ou détériorés par des sinistres comme des incendies ou des inondations, les archives numériques peuvent être protégées par des sauvegardes régulières sur des serveurs distants ou dans le cloud, garantissant leur récupération même en cas de désastre.
De plus, l’archivage numérique permet de renforcer la sécurité à travers des systèmes de cryptage avancés et des contrôles d’accès stricts qui assurent que seuls les utilisateurs autorisés peuvent consulter ou modifier les documents. Ces mesures réduisent drastiquement les risques de fuites, de vol ou de manipulation non autorisée des données.
Enfin, l’archivage numérique s’accompagne souvent d’outils de suivi qui enregistrent chaque interaction avec le document, offrant ainsi une traçabilité complète pour toute activité suspecte ou non conforme aux politiques de l’entreprise, ce qui est essentiel pour le respect des normes de conformité et le droit des affaires.
Les questions relatives à l'archivage électronique :
Comment l'archivage numérique peut-il améliorer l'efficacité opérationnelle d'une entreprise ?
L’archivage numérique permet une gestion plus efficace des documents, réduit le temps de recherche d’informations, facilite le partage de documents entre les équipes et contribue à une meilleure productivité globale.
Quels sont les avantages du format archive ?
Le format d’archive offre plusieurs avantages importants :
- Compression de données : Il permet de réduire la taille des fichiers, économisant ainsi de l’espace de stockage et réduisant les temps de transfert sur les réseaux.
- Conservation à long terme : Les formats d’archive sont conçus pour préserver les données pendant de nombreuses années, garantissant leur intégrité et leur disponibilité à long terme.
- Protection des données : Ils peuvent être cryptés et protégés par mot de passe, renforçant ainsi la sécurité des données sensibles.
- Regroupement de fichiers : Ils permettent de regrouper plusieurs fichiers en un seul, facilitant ainsi la gestion et la distribution de collections de documents.
- Réduction des erreurs : Les erreurs de transmission ou de stockage sont réduites grâce à la vérification de l’intégrité des données intégrée dans de nombreux formats d’archive.
- Compatibilité : Les formats d’archive sont souvent pris en charge par une variété de logiciels, garantissant une grande compatibilité avec différents systèmes et plates-formes.
Dans l’ensemble, les formats d’archive jouent un rôle essentiel dans la gestion efficace et sécurisée des données, en particulier lorsqu’il s’agit de stocker, de transférer ou de conserver des informations critiques sur le long terme.
Quels sont les avantages en termes de sécurité et de préservation des documents offerts par l'archivage numérique ?
L’archivage numérique renforce la sécurité des données en permettant un contrôle d’accès précis aux documents, une sauvegarde régulière des informations et une protection contre les dommages physiques tels que l’incendie ou les inondations.
Comment l'archivage numérique peut-il aider à respecter les réglementations en matière de conservation des documents ?
L’archivage numérique permet de gérer plus efficacement les cycles de rétention des documents, de suivre les modifications et de répondre aux exigences légales en matière de conservation des documents de manière plus rapide et précise.
Quels sont les avantages environnementaux de l'archivage électronique ?
L’archivage électronique réduit la consommation de papier, d’encre et d’énergie liée à l’impression et au stockage physique, ce qui contribue à la réduction de l’empreinte carbone de l’entreprise.
Comment choisir une solution d'archivage numérique adaptée à ses besoins ?
Le choix d’une solution d’archivage numérique adaptée dépend des besoins spécifiques de votre entreprise. Il est essentiel d’évaluer les fonctionnalités, la facilité d’utilisation, la sécurité, l’évolutivité et le coût total de possession avant de prendre une décision.
Comment mettre en œuvre avec succès une solution d'archivage numérique dans une entreprise ?
Une planification minutieuse, une formation adéquate du personnel, la création de politiques de gestion des archives et une communication efficace au sein de l’entreprise sont clés pour la mise en œuvre réussie d’une solution d’archivage électronique.
30 mars 2016
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