Durée de conservation des documents : les bonnes questions à se poser

La gestion de contenus de l’entreprise est souvent comprise en tant que conservation « au cas où » de l’ensemble des documents produits. Mais ce comportement présente des risques et a comme conséquence des coûts de stockage (papier comme électronique) souvent plus élevés que nécessaire, ainsi qu’une perte de temps liée à la recherche d’un document. Or, l’utilité de conserver un document est propre à chaque entreprise et à son environnement. Pour rationaliser la démarche de conservation, il est important de se poser plusieurs questions :

Dans quel but veut-on conserver un document ?

• Pour respecter la législation en vigueur – par exemple, la loi prévoit qu’une facture doit être conservée pendant 5 ans.
• Pour servir de preuve dans le cadre d’un litige – selon la durée de prescription civile, pénale ou fiscale et les conditions de conservation.
• Pour constituer la mémoire de l’entreprise en tant qu’éléments de propriété intellectuelle avec des enjeux plus ou moins forts – comme des documents techniques liés à un brevet ou à un projet client afin de pouvoir reproduire ou améliorer ce qui a été fait ou lié à la commercialisation d’un produit.

Pourquoi conserver tel ou tel document est important ?

Une fois décidé le pourquoi de la conservation, il faut ensuite déterminer l’importance de la conservation du document. L’entreprise doit se poser un certain nombre de questions de manière collective :

• Le document est-il en bon état, c’est à dire fiable, complet et exploitable ?
• Le document est-il engageant pour l’entreprise ? Est-il déterminant pour reconstruire l’histoire de la société ?
• Quel est le niveau de criticité de l’information contenue dans le document (confidentialité par rapport au secret des affaires par exemple) ?
• Quel est le risque pour l’entreprise ou pour la personne responsable en cas de disparition du document ? Jusqu’à quand ce risque peut-il apparaître ?
• Qui a produit le document et qui est responsable de l’information qu’il contient ?
• Le document permet-il de comprendre une méthodologie ou un processus de fonctionnement de la société ?
• Y-a-t-il des données à caractères personnelles dans le document ? A noter que les documents concernés par cette question présentent un traitement spécifique (déclaration à la CNIL, sécurité renforcée, etc.)

Ces questions vont permettre de construire un référentiel de conservation pour décider des durées de conservation des documents de l’entreprise.

Construire le référentiel de conservation

Ce référentiel doit concerner tous les types de documents produits et reçus par l’entreprise. Il doit être approuvé par l’ensemble des services concernés sous l’égide du service juridique qui arbitrera in fine les décisions. On doit pouvoir y retrouver l’objectif de conservation, le niveau de criticité et la personne ou le service responsable de chaque type de documents. En effet, tout cela permet de motiver les décisions de conserver ou non des documents et de les rendre compréhensibles pour les personnes qui remplaceront ceux qui ont établi ce référentiel.

De plus, ces informations permettent de définir des durées de conservation qui doivent pouvoir être révisées tous les 5 ans environ. Ainsi l’entreprise peut proroger la conservation d’un document que ce soit parce que le produit est encore utilisé et que sa documentation technique puisse être encore utile, ou parce que la destruction d’un document est rendue nécessaire de par l’évolution de la législation, ou pour toute autre raison justifiée…

Dans ce référentiel, il est également important d’indiquer qui est responsable de la décision de détruire ou de conserver un document. En effet les personnes qui sont à la source du document ou qui appartiennent au service qui les a émis ou reçus sont généralement les mieux placées pour juger de la pertinence d’un document. Néanmoins, la décision finale après avis motivé du service concerné doit appartenir au service juridique.

De plus en plus d’outils de gestion de documents permettent de prendre en compte la durée de conservation d’un document de manière automatique. C’est par exemple le cas de SharePoint avec la fonctionnalité Centre d’enregistrement ou In-Place Records qui permet de construire une stratégie de conservation.

L’archivage des documents ne peut donc pas uniquement prendre en compte les différents types de documents émis ou produits par l’entreprise. La stratégie de conservation des documents dépend avant tout de l’utilité de l’information pour l’entreprise selon sa stratégie de transmission de ses savoirs et sa volonté de conserver une mémoire de son activité.