Guide complet sur l’archivage des documents

L’archivage des documents est essentiel pour toute entreprise souhaitant gérer efficacement ses informations, respecter les lois en vigueur et protéger ses données sensibles. Or, en 2024, la quantité de documents à traiter ne cesse d’augmenter. C’est pourquoi il est indispensable de disposer d’une stratégie d’archivage correctement structurée. Consultez notre guide complet sur l’archivage des documents pour vous organiser correctement. Vous bénéficierez de toutes les informations pratiques dont votre entreprise a besoin pour sécuriser et gérer ses archives, qu’elles soient numériques, physiques ou hybrides.   

Pourquoi l’archivage des documents est-il essentiel ?

Ne faites pas l’erreur de jeter des documents importants en interne. Pensez plutôt à les classer et à les conserver. L’archivage de documents est, en effet, important, pour de nombreuses raisons. D’abord, des raisons réglementaires.  

Les entreprises doivent conserver les documents émis ou reçus dans l’exercice de son activité pendant une durée minimale (hors données personnelles) pouvant aller jusqu’à 30 ans. Pendant ce délai, l’administration peut réaliser des contrôles et les documents fiscaux, comptables et contractuels doivent être conservés pour pouvoir être présentés.  

L’archivage des documents, surtout s’il inclut des sauvegardes numériques, est également extrêmement important en matière de gestion des risques. En agissant ainsi, vous prévenez :  

• Les pertes de données en cas de sinistre (incendie, inondation), d’erreurs humaines ou de cyberattaques, etc.  

• Les fraudes. Un archivage structuré et sécurisé assure une traçabilité complète des transactions. 

Vous préservez, en parallèle, les connaissances au sein de l’entreprise. Les archives contiennent des informations importantes sur l’évolution de l’entreprise, ses décisions stratégiques, etc. Ces mémoires sont précieuses pour les générations à venir.  

Par ailleurs, les documents techniques, les rapports de projets, les manuels de procédures et les notes de service constituent un savoir-faire accumulé au fil du temps. L’archivage de ces documents permet de transmettre ce savoir aux nouveaux employés. 

Les différents types d’archivage 

Archivage numérique ou archivage électronique

L’archivage numérique consiste à conserver les documents sous forme électronique (par le biais d’un logiciel de GED, d’un stockage cloud, etc.). La pratique compte certains avantages :  

• accessibilité et recherche de facilité (en moyenne, un employé passe 7 h 30 par semaine à recherche des informations papier ou numérique sans les trouver, d’après l’Association Information et Management) ; 

• optimisation de l’espace (avec moins de besoins d’espace physique) ; 

• sécurité renforcée (contrôle d’accès, sauvegardes automatiques, etc.) ; 

• durabilité et moins de coûts (car moins de papier).  

En revanche, la mise en place d’une infrastructure de stockage numérique sécurisée peut être coûteuse. Par ailleurs, en agissant ainsi, vous n’êtes pas à l’abri des cyberattaques ou des pertes de données.  

Archivage papier

L’archivage papier consiste à conserver les documents physiques dans des espaces de stockage dédiés (classeurs, boîtes d’archives, salles d’archives). Cette méthode peut être utile pour respecter certaines réglementations (qui imposent la conservation de documents originaux) ou pour les entreprises qui ne disposent pas du budget nécessaire pour passer à l’archivage numérique. 

L’archivage papier est facile à mettre en place et ne nécessite pas de compétences techniques spécifiques. Pour faire de l’archivage papier, vous n’avez d’ailleurs pas besoin d’équipements informatiques spécifiques. Autre point fort, les documents papier ne sont pas vulnérables aux cyberattaques, virus ou piratages. 

En revanche, ce type d’archivage nécessite un espace de stockage important, qui peut devenir coûteux, surtout avec un grand volume de documents. Il peut également subir des dégradations physiques (incendie, inondation, humidité, etc.).  

Archivage hybride

L’archivage hybride combine les deux approches précédentes : les documents sont conservés à la fois sous forme papier et sous forme numérique. Cette option permet de tirer parti des avantages des deux types d’archivage. 

Si l’une des formes d’archivage est compromise (panne numérique ou perte physique), l’autre reste disponible. Par ailleurs, la pratique permet de sécuriser les documents les plus importants en ayant une copie physique et une copie numérique. 

En revanche, l’opération peut être coûteuse en matière de temps et de ressources, car il faut gérer deux systèmes distincts. Par ailleurs, elle expose l’entreprise aux risques liés à la fois à l’archivage papier et à l’archivage numérique. 

Cela étant, pour les documents particulièrement sensibles, tels que des contrats, avoir une copie papier et une copie numérique offre une double protection. Si l’une des versions est compromise (incendie pour le papier, panne système pour le numérique), l’autre reste accessible. 

Les étapes de l’archivage de documents 

Création et capture des documents 

Dès que des documents sont créés, pensez à identifier ceux qui doivent être archivés :  

• contrats ; 

• factures ; 

• bulletins de paie ; 

• rapports financiers, etc. 

Numérisez les documents papier qui doivent être conservés de manière numérique en utilisant un scanner, par exemple. Les documents numériques, comme les emails ou les fichiers, pourront être directement enregistrés dans un système de gestion électronique de documents (GED). 

Ce travail réalisé, classez-les avec des étiquettes claires pour pouvoir les retrouver facilement plus tard : date, type de document, auteur, etc. 

Maintenance des documents

Dans tous les cas, les documents doivent stockés de manière sécurisée : 

• soit dans des dossiers physiques dans une salle d’archives ; 

• soit dans un système numérique avec des sauvegardes régulières. 

L’accès aux documents doit être limité aux personnes autorisées pour protéger les informations sensibles. Contrôlez de manière régulière que les documents sont toujours en bon état (pour le papier) ou que les fichiers numériques sont encore lisibles pour les mettre à jour si nécessaire. 

Sortie et destruction des documents

Évaluez de manière périodique quels sont les documents qui doivent encore être conservés ou quels sont ceux qui sont détruits, selon les obligations légales (ou leur utilité pour l’entreprise).  

Concernant la destruction :  

• Les documents papier peuvent être détruits par broyage ou incinération. 

• Les fichiers numériques doivent être effacés de manière sécurisée pour qu’ils ne puissent pas être récupérés. 

Pensez, en parallèle, à créer un rapport pour chaque destruction en précisant quels documents ont été détruits, quand, et par qui, pour garder une trace.  

L’importance de définir une politique d’archivage

Définir une politique d’archivage est essentiel pour :  

• Vous assurer que les documents sont conservés selon les durées exigées par la loi. 

• Organiser les documents pour un accès facile. 

• Protéger les informations sensibles et garantir leur destruction sécurisée à la fin de leur cycle de vie. 

Pour ce faire :  

• Déterminez quels types de documents l’entreprise produit (contrats, factures, emails, etc.) et lesquels doivent être archivés. 

• Consultez les lois et réglementations pour chaque type de document afin de déterminer les durées de conservation légales minimales. Établissez des durées de conservation internes supplémentaires si nécessaire pour des raisons opérationnelles. 

• Désignez des responsables de l’archivage au sein de chaque département.  

• Élaborez des procédures claires pour la capture, le stockage, l’accès, et la destruction des documents. 

Pensez également à réviser régulièrement la politique d’archivage pour tenir compte des changements internes ou législatifs.  

Les outils et solutions d’archivage

Il existe à l’heure actuelle différents outils d’archivage, chacun avec ses avantages et ses limites, comme le montre le tableau ci-dessous.  

Avantages de l’archivage électronique

Les solutions d’archivage électronique permettent de stocker les documents selon les exigences réglementaires, y compris les durées de conservation légales. Vous pouvez ainsi éviter les sanctions pour non-conformité.  

Par ailleurs, les documents peuvent être protégés par des contrôles d’accès précis. Seules les personnes autorisées peuvent consulter ou modifier les informations sensibles, conformément aux lois sur la protection des données comme le RGPD. 

Les systèmes d’archivage électronique conservent des journaux d’audit détaillés, enregistrant qui a accédé ou modifié un document, quand et comment. Cela facilite les audits internes et externes. 

Enfin, les systèmes d’archivage électronique suivent les différentes versions d’un document, permettant de retrouver facilement l’état d’un document à un moment donné. Cela est essentiel pour la traçabilité des changements et pour restaurer des versions antérieures si nécessaire. 

Bonnes pratiques pour un archivage réussi

Vous souhaitez pratiquer l’archivage des documents en interne ? Ces quelques conseils devraient vous aider :  

• Clarifiez les types de documents à archiver, les durées de conservation, et les procédures de classement. 

• Désignez des responsables de l’archivage dans chaque département pour assurer la conformité et la cohérence dans l’application de la politique. 

• Implémentez un système de GED pour centraliser le stockage des documents numériques. 

• Mettez en place des permissions d’accès. 

• Effectuez des sauvegardes régulières des documents archivés. 

• Utilisez des outils pour automatiser la capture et le classement des documents numériques. 

• Formez les employés sur l’importance de l’archivage et les procédures à suivre pour garantir que tous les documents importants sont correctement archivés. 

• Établissez un calendrier pour la destruction des documents arrivés à la fin de leur durée de conservation. 

En appliquant ces recommandations, vous pourrez optimiser votre processus d’archivage, améliorer votre conformité, votre sécurité et votre efficacité et matière de gestion documentaire.  

SAFE, LA SOLUTION D’ARCHIVAGE ÉLECTRONIQUE DE KONICA MINOLTA