Chercher un document 15 min c'est comme si vous l'aviez perdu !
Pourtant, les bureaux sont souvent encombrés de courriers de clients, de factures, de notes et de demandes qui vont ensuite être rangés dans des classeurs, dossiers, tiroirs, armoires, ou numérisés et stockés dans des ordinateurs. Nombre de pièces jointes aux emails, et documents de travail sont aussi stockés sur les postes de travail, dans des dossiers personnels, non partagés.
Le risque de pertes de documents
Les entreprises savent que cela entraine des risques de perte de documents, mais elles ne savent peut-être pas dans quelles mesures… Savez-vous par exemple que, selon L’Association Information et Management (AIM), un employé passe en moyenne 7h30 par semaine à rechercher une information, papier ou numérique, sans la trouver ? L’AIM a aussi observé qu’une entreprise sur quatre sait qu’il lui faudra au moins un mois pour retrouver l’ensemble des documents nécessaires en cas d’audit. Et le temps passé à la recherche de documents ne peut qu’aller en augmentant : chaque année, une entreprise produit 50% de documents papiers et 60% de fichiers numériques supplémentaires, conduisant par ailleurs invariablement à produire des doublons. Le constat est simple : quel que soit le type d’archivage (papier ou électronique), les règles de classement actuellement en place ne sont pas performantes.
Des règles de classement fragmentaires
Justement, ce n’est pas faute de mettre en place des règles de classement : chaque entreprise, cabinet, office en a, mais tant que ces règles ne sont pas informatisées et automatisées, elles ne sont pas réellement efficaces. Effectivement, on constate souvent qu’il existe autant de règles que de départements métiers, et parfois même autant que d’employés. Chacun classe selon sa propre logique, pour pouvoir retrouver tel ou tel document plus tard, mais pas pour permettre aux autres de le retrouver. Par exemple, un collaborateur classe en mode « Nom – Prénom », et un autre en « Prénom – Nom », parfois utilisant des majuscules et parfois des minuscules. On se représente là l’ampleur des conséquences d’un archivage fragmentaire.
L’impact sur la rentabilité de l’entreprise
L’impact d’un tel manque de gestion des contenus touche la productivité des collaborateurs donc la profitabilité de l’entreprise. Par exemple, il y a 10 ans, un opérateur télécom avait besoin de trois semaines pour transférer le dossier d’un abonné d’une filiale à une autre, dans le cas de son déménagement. Aujourd’hui il faut compter trois mois de délais. Et de surcroit, l’information transférée est aujourd’hui moins complète et fiable. Car si la demande de transfert est faite électroniquement, elle est en fait ensuite traitée manuellement. Certaines entreprises vont même jusqu’à refuser d’envoyer certaines informations aux clients qui en font la demande car ils ne la trouvent tout simplement pas.
Et vous ? Savez-vous combien de temps votre entreprise, cabinet, office perd chaque année à la recherche de documents ?
7 janvier 2022
