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Pourtant, les bureaux sont souvent encombrés de courriers de clients, de factures, de notes et de demandes qui vont ensuite être rangés dans des classeurs, dossiers, tiroirs, armoires, ou numérisés et stockés dans des ordinateurs. Nombre de pièces jointes aux emails, et documents de travail sont aussi stockés sur les postes de travail, dans des dossiers personnels, non partagés.