Étiquette : Flux documentaires

• Comment déployer une solution de dématérialisation ?
• Qui doit être impliqué ?
• Comment réussir à atteindre les bénéfices attendus et réduire les coûts de traitement des factures de manière significative ?

Le traitement manuel des factures fournisseurs est source de coûts de gestion directs liés à leur enregistrement, leur validation et leur règlement - mais les coûts indirects liés à la circulation, aux pertes de documents, et aux erreurs de saisie, sont loin d'être négligeables.

La nouvelle gamme de multifonctions bizhub i-SERIES de Konica Minolta est au cœur d’un environnement de travail toujours plus connecté et mobile. Son objectif : réunir simplement et en toute sécurité des personnes, des lieux et des périphériques pour changer votre façon de travailler.

Les métiers du chiffre et du droit sont tenus de garantir la confidentialité des documents papier et numérique qui transitent tous les jours au sein de leurs études. Quelles bonnes pratiques peuvent-ils mettre en œuvre en matière de sécurisation des numérisations ?

Avec le développement croissant de la dématérialisation, il est important de savoir ce que dit la réglementation et quels types de factures sont acceptables.

La rationalisation peut passer par une solution d'Enterprise Content Management (ECM) pour automatiser les processus documentaires qui vous ralentissent et qui vous coûtent à la fois du temps et de l’argent. Zoom sur les 7 atouts d’une solution d’ECM.

Quelques idées simples et utiles avant de mettre en place une gestion de contenu structurée dans votre entreprise, et réduire les risques et les coûts associés à la circulation, la recherche et l'archivage des informations dans votre organisation.

Points clés et bonnes pratiques du déploiement d’une solution de gestion de flux d’information performante.
• Les règles de nommage
• Plan de classement du document
• Les droits d’accès et l’habilitation
• Les contraintes réglementaires
• Processus de gestion interne, processus de validation

Neopost a confié la distribution de sa solution OMS-500 à Konica Minolta. Elle permet notamment d’automatiser la diffusion courrier des documents pour réduire de 40% la facture postale. Explications de Thierry Proumen à la Direction des partenariats de Neopost.

Le notariat, comme beaucoup d’autres professions, se voit transformer par le numérique. C’est d’ailleurs à ce jour l’une des professions juridiques les mieux équipées sur le plan technique. De nouveaux services innovants sont sans cesse proposés à la clientèle par cette profession vieille de plusieurs siècles.

Des centaines de décideurs métiers et informatiques ont été interviewés par les analystes du cabinet MARKESS, au cours des 18 derniers mois. Que faut-il retenir de ces échanges ? Voici 6 chiffres clés à connaître sur la digitalisation des processus documentaires en 2017.

S'il est traité de manière sécurisée par des professionnels respectant les normes en vigueur, l'archivage électronique est le moyen de réduire vos coûts et de garantir un accès rapide à une information précieuse.

En s'appropriant les nouveaux outils numériques, le cabinet d’expertise comptable pourra gagner en efficience organisationnelle et dans le même temps développer son activité, avec comme principal objectif : la satisfaction client.

Gain de temps, amélioration de la productivité, mobilité, adaptation de l’offre de services sont autant d’avantages qui poussent les cabinets d’avocats à se tourner vers le digital. Néanmoins, la maturité numérique de la profession n’est pas effective et il reste encore une marge de progression.

De sa réception à l’archivage, tout document papier reçu ou produit par l’entreprise suit un parcours complexe, source de nombreux coûts et de risques de pertes.
Connaissez-vous tous les coûts et les risques associés à un tel parcours dans votre organisation ?

Une analyse récente du cabinet MARKESS montre que la proportion de processus documentaires optimisés a très peu variée : 7% en 2017, contre 6% en 2015 selon les décideurs interrogés.

Réduction des coûts et démarche écologique : quels sont les bénéfices que vous pouvez tirer de la mise en place d'une politique d'impression, et comment optimiser votre parc d'impression pour les atteindre ?

La Gestion Electronique de Documents est aujourd’hui indispensable à l’activité des métiers du chiffre et du droit. Une solution de gestion documentaire 100 % web vous permet même d’organiser le partage des documents selon le profil des utilisateurs adressés : collaborateurs, clients, fournisseurs, etc.

La mise en place d’un projet d’ECM doit être réalisée avec attention. Résistance au changement ou, plus simplement, manque d’implication des utilisateurs, besoin mal qualifié, solutions retenues inadaptées, etc. sont autant de points sur lesquels achoppent les projets. Comment réussir son projet en sept points.

Les cabinets d'avocats et les tribunaux étant confrontés à un volume de travail sans cesse croissant, une gestion efficace des documents, des communications sécurisées et le respect de la conformité revêtent une importance primordiale.

La filiale française de Konica Minolta rachète le Groupe Numerial pour consolider son offre de Managed Content Services.

C’est la référence en matière d’archivage électronique. La norme NF Z42-013 fixe le cadre de conservation des documents électroniques de manière pérenne, intègre et sécurisée.
• Quelles sont ses spécifications ?
• Comment avoir un Système d’Archivage Électronique pérenne et respectant les obligations en vigueur ?

Alors que la création de documents est en constante augmentation, la question de l’archivage numérique se pose avec acuité. Cet ebook propose les bonnes raisons de passer à un archivage numérique et comment orienter sa réflexion.

Dispatcher Phoenix, la nouvelle solution développée par Konica Minolta, offre de multiples méthodes d'acquisition de documents et d'informations. Son utilisation depuis le panneau de commande des systèmes multifonctions ou depuis un smartphone, grâce au Client mobile, est particulièrement conviviale.

Konica Minolta accompagne les établissements de santé dans la transformation numérique du parcours de soins en couvrant l'intégralité de la chaîne de production de documents et d'images médicales, ainsi que la dématérialisation et la vidéo protection.

Réduction des coûts, renforcement de la sécurité des documents et augmentation de la productivité : Découvrez quels sont les bénéfices d'une solution de gestion de l’impression pour les entreprises.

Présent le mois dernier à la Paris Healthcare Week, Konica Minolta est un acteur engagé qui accompagne les établissements de santé dans la transformation numérique du parcours de soins.

La gestion des documents et, plus largement des contenus est devenue incontournable. Problème, un des outils dédié à cet usage, SharePoint est souvent en place mais pas ou peu utilisé ! Comment transformer SharePoint en un outil de productivité pour vos utilisateurs ?

Aujourd'hui, les entreprises recherchent des solutions professionnelles qui leur permettent de travailler plus intelligemment. Quel que soit leur niveau d'avancement dans l'adoption d'une stratégie de gestion de l'impression et de numérisation, elles peuvent réduire leurs coûts et améliorer la productivité de leur parc d’impression.

La gestion de contenu (également appelée ECM : Entreprise Content Management) représente un enjeu majeur pour les organisations.
Découvrez à travers notre infographie les chiffres clés de l'ECM : le temps perdu, le coût de la (non) gestion de l'information, les usages...

Deux jours après le premier tour, l’avenir de la justice et du notariat se profilera selon les prises de position de l’un des deux candidats : Emmanuel Macron ou Marine Le Pen. Plusieurs pistes de réflexion sur le numérique ont été soumises aux candidats par le Conseil National des Barreaux (CNB) et le Conseil Supérieur du Notariat (CSN).

La gestion de contenu (également appelée Entreprise Content Management) représente un enjeu majeur pour les entreprises.
Expertise avant-vente, audit fonctionnel, gestion de projet : découvrez toutes les étapes pour réussir son projet de gestion de contenu, expliquées par les experts Konica Minolta.

Comment optimiser la centralisation des documents, provenant de sources diverses, qui viennent constituer vos actes authentiques dématérialisés, tout en répondant à vos priorités en matière de sécurité et d’authenticité ?

A l’heure actuelle, IDC évalue à plus d’un tiers le nombre d’entreprises françaises confiant ses services d’impression à un prestataire spécialisé. Les entreprises se préoccupent de plus en plus de la rentabilité de leur parc d’impression auquel elles consacrent en moyenne 12,5% de leur budget IT.

Découvrez les avantages de la mise en place d’une gestion de contenu d’entreprise ECM Entreprise Content Management.

La nouvelle gamme A4 couleur de Konica Minolta est riche en fonctionnalités et garantit une intégration transparente avec les modèles A3. La série business hub C3351 est dotée d'options de personnalisation et de connectivité de pointe afin de répondre à toutes les exigences en matière d'intégration aux environnements existants.

La future norme « copie conforme » NF Z 42-026 pour la numérisation de document devrait être publiée au printemps. Elle couvre la définition et spécifications des prestations de numérisation fidèle de documents sur support papier et le contrôle de ces prestations.

C’est de notoriété publique, 80% de l’information gérée par l’entreprise est non structurée. Comment faciliter les recherches dans toutes ces données éparpillées au sein des nombreuses briques du système d’information ?

Avec l'augmentation significative des volumes d'information circulant dans l'entreprise, les impacts d'un manque de gestion structurée et organisée de l'information sont nombreux : perte de temps, de client et de performances, ... Avez-vous identifié tous les coûts et les risques de la (non) gestion de l'information ?

Un coffre-fort numérique permet d’archiver tout document électronique de manière sécurisée et confidentielle. Connaissez-vous précisément les concepts de GED (Gestion Electronique de Documents), et les différences entre stockage, sauvegarde, archivage et coffre-fort numérique ?

La Gestion Electronique de Documents (GED) concerne tous les acteurs de l'entreprise : son intégration dans le système d'information (SI) est donc particulièrement importante : de sa bonne intégration et sa bonne adoption par les utilisateurs dépendront les bénéfices attendus de la solution.

Savez-vous que les salariés passent en moyenne 20% à 40% de leur temps à rechercher manuellement des documents ou encore qu’ils perdent en moyenne 30 minutes par jour rien qu’à cette tâche ? Comment optimiser les processus et flux documentaires ?

Ultra-connectés et performants, les business hub 308/368 s’intègrent parfaitement aux environnements de travail des moyennes et des grandes entreprises ainsi qu’à leur façon de travailler.

Si le temps passé à rechercher un document dépasse un certain seuil il est considéré comme perdu. Aux ressources dépensées pour le retrouver s'ajoutent les coûts et les risques attachés à la perte de documents sensibles ou stratégiques. Avez-vous mesuré l'impact de la non-gestion de l'information dans votre organisation ?

92 % des clients apprécieraient d'avoir un accès en ligne à l’ensemble des documents échangés avec leurs fournisseurs. Il existe pourtant une solution simple pour répondre à ce besoin client : le déploiement d’une solution sécurisée de communication et de partage de documents.

Dotés des dernières technologies Konica Minolta, les business hub C458/C558/C658 ont été conçus pour optimiser les performances et la productivité de l’information papier et numérique de l’entreprise. Ses nouvelles plates-formes de communication couleur ultra productives offrent une gestion professionnelle et de qualité des documents.

Le concept Hybrid Ready capitalise sur une offre nouvelle et une approche commerciale différente, issue de la culture de Konica Minolta et de celle de Serians réunies.

Une gestion de la BDES au format papier peut vite se montrer chronophage et fastidieuse à la vue des milliers de fichiers à imprimer, à classer et à stocker. Quels avantages retirer d’une gestion en ligne ?

La dématérialisation est un réflexe systématiquement embarqué dans les projets d’efficience des établissements de Santé. Au-delà d’un simple « scan » du document au format papier, la dématérialisation doit être envisagée dans une approche plus globale.

EKOBURO, le rendez-vous de l’intelligence collective au service du développement durable rassemble, cette année, 89 partenaires et experts reconnus qui présenteront aux professionnels leurs solutions innovantes pour valoriser les politiques RSE des entreprises.

Le mode Saas est un axe fort de développement de la GED. Il est le seul moyen pour mettre en œuvre une GED à un coût totalement maîtrisé. Au-delà de l’argument purement économique, voici 3 raisons pour porter votre GED dans le cloud.

Aujourd’hui, analyser uniquement le parc d’impression n’est plus suffisant. Optez pour une démarche d’optimisation incluant un audit sur l’ensemble du cycle de vie du document.

Découvrez comment optimiser vos processus documentaire grâce à la mise en place d’une gestion de contenu d’entreprise ECM Entreprise Content Management.

La dématérialisation des données patients est l’une des priorités des établissements de Santé. Ce levier majeur de gains d’efficience vient favoriser la coordination des parcours de soins et permet de disposer d’une meilleure visibilité sur ses patients.

Depuis le 1er janvier 2015, les collectivités et établissements publics doivent intégrer un nouveau protocole informatique, appelé PES v2 : Protocole d’Echange Standard version 2. Ce protocole concerne le transfert des flux comptables vers le portail de la Direction Générale des Finances Publiques.

Grâce aux connecteurs KOMI Connect AVOCATS, NOTAIRES et EXPERTS-COMPTABLES, vous pouvez directement interagir avec votre logiciel métier depuis l’écran tactile de votre multifonction, sans même passer par votre ordinateur.

L’obligation d’archivage concerne de nombreux documents. Les délais de prescription, pendant lesquels l’administration peut mener des contrôles à posteriori, varient en fonction de la nature des papiers à conserver et des obligations légales qui s’y rapportent.
Cet eBook vous présente les principales obligations légales en vigueur.

“Pour nous, Konica Minolta est un partenaire précieux en ce qui concerne les questions environnementales. Le service OPS Green a été très utile car il a permis, par exemple, de mesurer l’empreinte carbone de nos imprimantes. L’audit environnemental a été très précis et les explications (…) ont assuré la fiabilité du système”.