92 % des clients apprécieraient d'avoir un accès en ligne à l’ensemble des documents échangés avec leurs fournisseurs. Il existe pourtant une solution simple pour répondre à ce besoin client : le déploiement d’une solution sécurisée de communication et de partage de documents. Vous éliminerez ainsi bon nombre de désagréments : perte de productivité, coûts d’impression, de mise sou pli et d’affranchissement importants, difficultés à accéder à l’information, exposition à des litiges…
5 bonnes raisons d’opter pour une solution de partage documentaire avec ses clients
1. Développez une relation privilégiée avec vos clients
- Transmission d’une image moderne et professionnelle de votre organisation
- Possibilité pour vos clients de consulter leurs documents directement depuis leur smartphone ou tablettes
- Amélioration de la qualité via un service disponible 24/24 et 7/7
- Fidélisation de vos clients via un service personnalisé
2. Accélérez le traitement de l’information et éliminez le papier
- Signature mobile des devis, BL ou PV, et transmission immédiate au siège pour traitement
- Communication des documents sortants au format électronique (ex : factures)
- Notification instantanée aux clients de la mise à disposition des documents
- Réduction des dépenses administratives (mise sous pli, affranchissement, )
3. Offrez un accès à toute l’information de l’entreprise depuis un smartphone ou une tablette
- Création d’un seul référentiel documentaire pour l’archivage et le partage de documents clients (devis, BL, factures, courriers, )
- Archivage dynamique de tous les documents émis et réceptionnés
- Recherche et accès rapide à tout document
- Partage sécurisé
4. Éliminez le risque de transmettre de l’information erronée
- Un seul point d’accès à de l’information toujours actualisée
- Notification automatique auprès des clients en cas de mise à jour
5. Optimisez votre efficacité
- Diminution d’appels entrants et élimination des opérations fastidieuses de redistribution de documents (égarés par les clients)
- Amélioration des règlements : les clients ont accès en ligne à leurs preuves de livraisons signées et leurs factures
Une solution choisie par la PME Central SAT
Central SAT est un prestataire de services de maintenance des systèmes à teinter et des mélangeurs utilisés par les fabricants de peinture. Ce prestataire a pu renforcer sa relation client, grâce à la mise en œuvre d’un portail documentaire répertoriant pour chaque client les rapports d’intervention effectués par ses techniciens sur les machines. Grâce à cette plate-forme, les clients disposent tous d’un espace privé dans lequel ils peuvent accéder à tout moment à l’historique des rapports d’intervention, qu’ils n’ont ainsi plus besoin de classer.
En effet, Central SAT souhaitait pouvoir transmettre rapidement à ses clients les rapports d’intervention (datés, signés et tamponnés) qui attestent du passage du technicien, et éliminer toute perte de temps quant à leur gestion en supprimant leur impression et leur classement au format papier.
Central SAT a donc opté pour les solutions de gestion documentaire d’Open Bee qui permettent d’améliorer la productivité des techniciens et de réduire considérablement les coûts d’impression et de stockage. Enfin, la société a pu se différencier avec cet outil commercial en développant une relation privilégiée avec ses clients.
Visionnez la vidéo de ce retour d’expérience en cliquant ici.
20 décembre 2016