La Gestion Electronique de Documents est aujourd’ hui indispensable à l’activité des métiers du chiffre et du droit. En complément des applications métiers, elle constitue un des enjeux majeurs pour une utilisation efficace et une circulation efficiente des documents. Une solution de gestion documentaire 100 % web vous permet même d’organiser le partage des documents selon le profil des utilisateurs adressés : collaborateurs, clients, fournisseurs, etc.
3 POSSIBILITES POUR FACILITER LE PARTAGE DE VOS DOCUMENTS
1. Partage quotidien de documents entre collaborateurs utilisateurs
Vos collaborateurs (dûment référencés dans le portail du logiciel GED disposent de droits d’accès étendus (spécifiques selon le rôle ou la mission qu’ils ont à occuper autour de la gestion du document) pour consulter et publier. Ils détiennent un login et un mot de passe qui garantissent la sécurité d’accès à l’information. Ils peuvent ajouter des fichiers à un dossier, mais aussi supprimer ou modifier les fichiers existants. Ils sont notifiés en temps réel de la publication ou de la modification d’un document. Un groupe d’utilisateurs réguliers peut aussi être constitué pour collaborer sur les mêmes fichiers. Vous pouvez aussi leur offrir un accès mobile aux documents classés dans le portail de GED depuis un smartphone ou une tablette, et ainsi éliminer les contraintes de distances géographiques.
2. Partage régulier de documents avec vos clients
Vos clients, en tant qu’utilisateurs invités, ont un droit d’accès restreint ou ciblé au contenu que vous souhaitez partager avec eux. Comme vos collaborateurs, ils disposent également d’un login et d’un mot de passe. Vous pouvez ainsi leur offrir les mêmes privilèges, mais dans la limite d’un seul dossier destiné à favoriser une communication d’information ciblée. Vous éliminez ainsi la redondance d’information, les multiplications d’envois de documents par email occasionnant une perte de temps.
3. Partage ponctuel de documents vers l’extérieur
Les utilisateurs externes (fournisseurs ou confrères par exemple) sont des utilisateurs avec lesquels vous souhaitez pouvoir partager ponctuellement (comme avec un outil type WeTransfer) des documents de travail qui peuvent parfois être de taille très importante et que l’on ne peut pas échanger de manière classique avec les outils de communication en place dans l’entreprise (vis-à-vis de l’interne ou de l’externe). Dans cette configuration, ni déclaration, ni administration d’utilisateur n’est à effectuer dans le portail de GED. Il suffit simplement pour un des utilisateurs du portail de logiciel GED de demander le partage d’un document avec un (ou plusieurs) utilisateur(s) externes désigné(s). A ce partage peuvent être associées des notions de protection par mot de passe et de limite de validité dans le temps du partage.
La GED vous permet donc de projeter le cabinet dans sa dimension virtuelle, sans papier en offrant un accès personnalisé, rapide et sécurisé aux documents du cabinet, depuis le poste de travail ou à partir des appareils mobiles.
9 janvier 2018
