Gestion documentaire dans l’industrie : et si vous passiez à la vitesse supérieure ?

« Pour relever les défis en matière de qualité, de conformité et d’efficacité opérationnelle des entreprises industrielles, la gestion documentaire joue un rôle clé. » Cette phrase d’introduction de notre nouveau livre blanc résume parfaitement l’enjeu majeur auquel font face les industriels aujourd’hui. Entre conformité réglementaire, traçabilité et efficacité opérationnelle, la maîtrise des flux documentaires devient stratégique.

Un constat alarmant

Le diagnostic est sans appel : la fragmentation des données entre différents systèmes ralentit les opérations et les prises de décisions. Les données sont fréquemment cloisonnées dans des environnements informatiques isolés, qu’il s’agisse des départements de production, de qualité, ou de maintenance.

Les impacts sont multiples :

• perte de temps dans la recherche d’informations ;
• risques accrus d’erreurs et de non-conformité ;
• communication interservices difficile ;
• manque de visibilité sur les processus critiques.

De nombreux freins structurels

Aujourd’hui, plusieurs problématiques handicapent la performance des industries :

• la prédominance du papier demeure un obstacle significatif : malgré la transformation numérique, de nombreux processus critiques (documents de production, fiches d’inspection, rapports d’audit) restent tributaires du format papier, entraînant des pertes de temps, des risques d’erreurs et un manque de traçabilité.
• les fichiers Excel constituent également un frein important : utilisés comme principaux outils de suivi et de reporting, ces systèmes présentent des limites majeures, telles qu’une maintenance chronophage, des risques d’erreurs et l’absence de mise à jour en temps réel.

• la fragmentation du système d’information pose aussi problème : la multiplication des applications spécialisées (ERP, outils de production, logiciels de gestion des équipements) crée des silos d’information qui compliquent l’accès aux données critiques et freinent l’évolution du système d’information.
• enfin, la gestion des droits d’accès et de la sécurité devient un véritable casse-tête pour les DSI, avec des configurations disparates qui complexifient la protection des informations sensibles.

Gestion documentaire : une solution globale pour des enjeux critiques

Une solution de gestion documentaire permet de répondre à trois défis majeurs :

1. La gestion de la qualité : traçabilité complète, centralisation des documents qualité, préparation simplifiée des audits
2. La maintenance des équipements : dossiers machines centralisés, planning optimisé, réduction des coûts
3. La conformité réglementaire : respect des normes (ISO 9001, FDA CFR 21…), archivage sécurisé, accès contrôlé

L'industrie 4.0 en ligne de mire

Une solution de gestion de documentaire s’inscrit pleinement dans la transformation numérique des industries. Elle permet notamment :

• l’intégration des données IoT en temps réel
• l’utilisation maîtrisée de l’IA pour l’automatisation
• la création d’applications métier sans code
• une sécurité renforcée des données sensibles

Des success stories éloquentes

Les retours d’expérience parlent d’eux-mêmes. Un fabricant d’équipements électriques a ainsi pu réduire de 15% les arrêts non planifiés de sa chaîne de production grâce à une meilleure gestion documentaire. De son côté, DS Smith Paper a transformé sa gestion contractuelle, permettant des signatures électroniques à distance et un suivi automatisé des échéances. Le cas Coreplast illustre également parfaitement les bénéfices d’une gestion documentaire optimisée : l’entreprise a pu établir une piste d’audit ininterrompue de ses processus qualité et rationaliser ses flux d’approbation, améliorant ainsi significativement sa conformité et sa compétitivité.

Un accompagnement expert

Face à ces enjeux, Konica Minolta se positionne comme un partenaire de choix pour les industriels. Avec sa Business Unit dédiée « Managed Content Services » comprenant 60 experts en gestion de contenu, l’entreprise assure un accompagnement personnalisé et une présence locale à moins d’une heure des principaux sites industriels. Cette proximité, couplée à un help desk performant, garantit une réactivité optimale pour maintenir la continuité des opérations.