La norme "copie conforme" NF Z42-026 pour la numérisation de documents a été publiée en mai 2017. Elle couvre la définition et spécifications des prestations de numérisation fidèle de documents sur support papier et le contrôle de ces prestations.
De quoi s’agit-il ?
La norme NF Z 42-026 a pour objectif de permettre la destruction à grande échelle des originaux papier, dès lors que ceux-ci auront été numérisés selon un processus parfaitement encadré. Cette finalité nécessite le recourt à des opérations de numérisation conformes. Elle est complémentaire de la NF Z 42-013 qui, elle, certifie déjà depuis quelques années les Services d’Archivage Electronique. Une entreprise pourra s’assurer elle-même de la conformité de sa numérisation ou la confier à des prestataires, tels que les tiers archiveurs.
Quels sont les cas d’usages ?
La norme NF Z 42-026 identifie quatre cas d’usages qu’il s’agisse de numérisation de stock d’archives, de flux ou de numérisation centralisée type « scan center » ou décentralisée de type « numérisation au guichet ».
La norme propose deux niveaux de classification :
- une classe (1) qui spécifie les documents à haute sensibilité (signature, preuve, engagement, …)
- une classe (2) qui spécifie les documents de moindre sensibilité.
Ces niveaux de classification sont à croiser avec 2 possibilités : Gamme (1) ou copie fidèle attestée et Gamme (2) ou copie fidèle simple.
22 février 2017
