La rentabilité des entreprises dépend, entre autres, d’une bonne gestion des flux documentaires, il est donc indispensable de réduire les coûts qui y sont liés. Cela passe par l’amélioration des processus métiers de l’entreprise.
Voici cinq clés pour y parvenir.
1 – Simplifier l’accès à l’information
Une bonne gestion documentaire nécessite de relier votre GED (Gestion Electronique des Documents) à toutes les applications métier de votre entreprise,cabinet ou office c’est-à -dire de l’y intégrer directement, afin de centraliser dans un référentiel unique toutes les informations générées par ces outils. Tous les documents de travail sont ainsi stockés au même endroit, accessibles à tous.
Et pour faciliter l’accès à cette plate-forme, l’interface doit être simple d’accès, similaire à l’environnement de travail de Windows Explorer ou de Microsoft Office. Le dépôt de documents doit être réalisé de manière simple, par glisser-déposer directement depuis l’application métier ou la messagerie. Et la recherche de documents via le portail central doit être facilitée par une technologie de requête intuitive, par mots clés, comme dans le moteur de recherche Google.
Un accès simplifié permettra à de faciliter l’adoption de l’outil de GED par tous les collaborateurs, et d’accroitre leur productivité.
2- Assurer la confidentialité des informations
Tous les collaborateurs n’ont pas besoin d’avoir accès à toute l’information. Par exemple un technicien n’a pas la nécessité de connaître le statut des paiements des clients de l’entreprise. Vous devrez alors configurer votre GED pour donner accès aux collaborateurs uniquement aux documents qui les concernent. La politique de classement des documents permettra de définir ces autorisations. Des accès rationnalisés optimisent la qualité du travail collaboratif et évitent les pertes de temps liées à la recherche de documents.
3 – Réduire les temps de traitement de l’information
La majorité des projets métiers implique au plus des équipes transverses, au moins plusieurs collaborateurs du même département. Votre GED doit donc permettre de travailler de manière collaborative, via des processus de workflows qui simplifient les flux documentaires. En créant des circuits de validation de documents ou de dossiers, et en créant des alertes en cas de dépassement des délais de traitement, vous assurez que tous les processus sont gérés de bout en bout, de manière rapide et efficace.
4 – Assurer un suivi
Votre GED doit comporter un système de reporting et de statistiques sur les workflows, afin de pouvoir vérifiez en temps réel le bon déroulement des processus métiers. Vous pourrez ainsi par exemple mesurer le volume d’emails gérés, l’évolution des temps de réponses aux demandes clients, ou encore le temps de traitement nécessaire pour certaines tâches, comme la gestion de factures fournisseurs.
5 – Faciliter la mobilité
Les modes de travail évoluent et deviennent plus mobiles. Il est donc indispensable de pouvoir donner accès à votre GED à tous les utilisateurs en mobilité. Que ce soit via un smartphone, une tablette, ou un ordinateur portable. En fonction des situations et localisations, une connexion internet n’est pas toujours disponible, et votre GED devra alors être accessible en mode hors connexion, avec possibilité de synchroniser les documents.
Et vous, comment réduisez-vous les coûts de la gestion des informations au sein de votre entreprise ?
19 décembre 2019
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