Le mode Saas est un axe fort de développement de la GED. Les entreprises sont de plus en plus nombreuses à recourir à une GED dans le cloud parce-que le traitement du document coûte cher et que le mode SaaS permet d’en réduire les coûts ; notamment ceux liés à l’exploitation de solutions informatiques qui nécessite des moyens technologiques et humains importants pour garantir disponibilité et sécurité sans interruption. Le mode SaaS est le seul moyen pour mettre en œuvre une GED à un coût totalement maîtrisé. L’abonnement à une offre cloud comme la GED permet de placer ce type de coût en OPEX (dépenses d’exploitation) et non en CAPEX (dépenses d’investissements de capital) pour ainsi ne pas avoir à supporter des coûts d’investissements dans une infrastructure. Au-delà de l’argument purement économique, voici 3 raisons pour porter votre GED dans le cloud.
1. Souplesse d’accès
Il est aujourd’hui vital pour une entreprise d’être mobile et de se doter en conséquence d’outils capables d’y répondre. La mobilité est inhérente au cloud et la gestion documentaire n’y échappe pas. L’accès aux documents depuis n’importe où et n’importe quand, en collaborant à plusieurs et en améliorant la productivité, est essentiel aux utilisateurs. La plupart des solutions de GED en mode Saas du marché offrent une parfaite comptabilité avec les tablettes et les smartphones au travers d’applications mobiles, des outils de synchronisation des documents avec les périphériques mobiles et les postes de travail, l’accès continu à un espace documentaire sécurisé.
Pouvoir accéder en situation de mobilité à ses documents pour les consulter et les mettre à jour avant et après une réunion est indispensable. La mobilité des solutions de gestion documentaire doit ainsi. permettre l’accès aux documents depuis toutes sortes d’appareils, aussi bien les tablettes et smartphones que les ordinateurs portables.
2. Capacités de stockage évolutives
Le dimensionnement des serveurs est souvent un problème complexe à prévoir et à gérer. En recourant au cloud, vous pouvez facilement faire évoluer vos capacités de stockage en fonction de vos besoins sans avoir à subir les coûts liés à l’achat, l’installation et la maintenance de serveurs supplémentaires. Votre prestataire se charge de dimensionner son infrastructure en fonction du service qu’il doit vous fournir. Il mettra notamment à jour les serveurs avec les derniers patchs car il est garant de la sécurité de ses infrastructures.
3. Prévention contre la perte des données
Le délai moyen nécessaire pour se remettre d’une violation de données est de 5 mois. Et la perte de chiffre d’affaires consécutive à une violation de sécurité atteint en moyenne 8 %. Une solution de GED dans le cloud permet de conserver les documents dans un espace sécurisé avec duplication des données. Vos documents sont plus à l’abri que s’ils étaient conservés sur les serveurs de votre entreprise. En effet, vous disposerez généralement d’un niveau de sécurité plus élevé que ce que vous êtes capable de fournir avec vos propres moyens. Finis les pertes de données due à des pannes matérielles, des vols, des incidents ou à la dégradation inhérente au support papier.
Un conseil : ordonnez vos données et déterminez celles qui doivent être externalisées de celles qui ne doivent pas l’être, mesurez le niveau de sécurité et les garanties dont vous avez réellement besoin et accordez votre confiance au prestataire Cloud en vous appuyant sur un contrat clair et précis.
Dans le cloud, le logiciel GED devient un outil stratégique enfin à la portée des petites et moyennes entreprises. A vous d’en profiter !
KOMI Doc, la solution de gestion documentaire hébergée de Konica Minolta, est accessible depuis un navigateur Web, pour stocker, centraliser et partager facilement le contenu informationnel de l’entreprise dans un espace Cloud privé. Cette solution polyvalente permet de s’affranchir d’une gestion obsolète des documents au format papier et numérique qui vient ralentir la productivité des collaborateurs. Les entreprises peuvent disposer d’un espace documentaire sécurisé et d’un système de sauvegarde des données dans le cloud dont les serveurs sont localisés en France.
