Aller au-delà du simple audit du parc d’impression : quels bénéfices ?

L’audit des moyens d’impression : première étape de l’amélioration de vos processus documentaires

Grâce à la nouvelle offre Optimized Business Services de Konica Minolta, vous aurez une vision claire du coût total de possession (TCO) de votre parc d’impression. Contrairement à un audit classique s’appuyant sur un calcul de coûts de type coût d’achat des systèmes d’impression, des consommables et de la garantie, le TCO inclut les coûts cachés. Les économies réalisées sont de l’ordre de 20 à 50%.

L’audit des moyens d’impression vous permet :

• d’identifier vos contraintes métier et vos points d’amélioration
• de recueillir les usages liés aux équipements et le niveau de satisfaction de vos utilisateurs
• d’évaluer les freins et les attentes liées à l’optimisation du parc d’impression
• d’établir un nouveau plan d’implantation des systèmes d’impressions suite à l’analyse physique des espaces de travail
• d’identifier les « bonnes pratiques » à mettre en place dans le cadre d’une démarche éco-responsable (des outils personnalisables de sensibilisation aux éco-gestes au bureau sont fournis par Konica Minolta)

Aller au-delà en analysant l’ensemble du cycle de vie du document

La nouvelle offre Optimized Business Services de Konica Minolta donne une autre dimension à votre démarche d’optimisation, car, en plus des moyens d’impression, elle intègre un audit sur : l’archivage, l’IT, la gestion des emails, les applications de gestion et la gestion documentaire.

Vous pourrez :

• connaître la maturité de vos collaborateurs sur leur usage numérique et des outils bureautiques : utilisent-ils tous les outils mis à disposition ? En ont-ils connaissance ? Savent-ils les utiliser ?
• Détecter les besoins de vos collaborateurs (travail collaboratif, gestion des emails) afin d’identifier les projets prioritaires.
• Déceler si certains processus documentaires clés sont à optimiser : Quels processus documentaire est inefficace et impacte la productivité de mon entreprise ? Quels sont les premiers axes d’amélioration ?
• Soulever les problématiques de sécurité : en cas de sinistres dans mes locaux, mes archives sont-elles en sécurité ? Existe-t-il une gestion de la traçabilité en rapport avec les mouvements d’archives ?
• Détecter la méthode appliquée pour le classement et la gestion des accès : comment sont transmis les documents ? Le stockage des documents est-il à jour ?

Vous disposerez ainsi de leviers pour engager la dématérialisation de certains processus documentaires et pour encourager les utilisateurs à numériser davantage.

Les équipes de Konica Minolta vous fourniront un rapport quantitatif (statistiques issues des questionnaires) et qualitatif (premières pistes de réflexions concrètes pour répondre aux besoins). Vous pourrez également vous appuyer sur leur expertise des cadres juridiques et réglementaires liés à la gestion documentaire.

Les bénéfices de votre démarche d’optimisation

1. Economies :

• Coût page facturé à l’usage
• Poste budgétaire d’impression sous contrôle
• Suppression des achats de consommables imprimantes / trésorerie améliorée

2. Simplicité :

• Mise en place d’une infrastructure de points de dématérialisation de vos documents
• 1 seul fournisseur, 1 seul contrat, 1 seule facture
• Services d’impression externalisés

3. Meilleurs usages :

• Systèmes d’impression dimensionnés aux besoins des utilisateurs
• Infrastructure d’impression modernisée
• Changement des usages liés à l’impression
• Partage documentaire amélioré