Comment scanner un document avec une imprimante ?

1/ Vérifier que votre imprimante peut scanner

Toutes les imprimantes ne sont pas capables de numériser. Seules les imprimantes dites multifonctions (ou MFP, pour Multi-Function Printer) intègrent un scanner en plus du module d’impression. Elles se reconnaissent à la présence d’un capot vitré sur le dessus et, sur les modèles plus complets, d’un chargeur de documents (un bac en hauteur capable d’avaler plusieurs feuilles à la suite).

Si votre imprimante ne propose que la fonction « copie » et « impression » sans vitre de numérisation, elle ne pourra pas scanner. 

-> Pour en savoir plus sur les capacités de ces imprimantes tout-en-un, vous pouvez consulter notre article dédié à la définition d’une imprimante multifonction (MFP).

2/ Préparer la numérisation

Avant de lancer un scan, quelques vérifications évitent les mauvaises surprises :

• l’imprimante doit être allumée et reliée à votre ordinateur, soit par câble USB, soit par Wi-Fi sur le même réseau ;
• les pilotes doivent être installés et à jour (téléchargeables sur le site du fabricant) ;
• le logiciel de numérisation associé à l’imprimante (HP Smart, Canon IJ Scan Utility, Epson ScanSmart, Brother iPrint&Scan, ou l’utilitaire bizhub pour nos imprimantes Konica Minolta) doit être opérationnel ;
• votre document doit être plat, sans agrafe ni trombone, et sans pliure marquée à l’endroit qui sera lu.

3.1/ Scanner un document depuis la vitre du scanner

C’est la méthode la plus universelle et celle utilisée pour les documents fragiles, peu épais ou en faible nombre.

1. Soulevez le capot de l’imprimante.
2. Placez la feuille face imprimée contre la vitre, alignée sur les repères situés généralement dans le coin supérieur gauche ou droit selon les modèles.
3. Refermez le capot.
4. Sur l’écran de l’imprimante, sélectionnez « Numériser » (ou Scan), puis choisissez la destination (ordinateur, e-mail, clé USB, dossier réseau).
5. Réglez les paramètres : type de fichier (PDF pour un document texte multi-pages, JPEG pour une image), résolution (300 dpi suffisent pour du texte, 600 dpi pour une photo ou un visuel détaillé) et mode couleur.
6. Lancez la numérisation. Le fichier est enregistré à l’emplacement prévu.

➡️​Si vous numérisez depuis l’ordinateur plutôt que depuis l’imprimante elle-même, le principe est identique : ouvrez le logiciel de numérisation (ou, sous Windows, l’application « Télécopie et numérisation Windows » ou « Scanneur Windows » ; sous macOS, Aperçu ou Transfert d’images), choisissez l’imprimante comme source, puis lancez le scan.

Scanner plusieurs pages avec le chargeur automatique

Quand vous avez un dossier de plusieurs feuilles à numériser, passer chaque page à la main sur la vitre devient vite fastidieux. C’est là qu’intervient le chargeur automatique de documents (ou ADF, Automatic Document Feeder) : le bac situé sur le dessus de l’imprimante, capable d’avaler une pile de feuilles et de les faire défiler une à une.

Pour l’utiliser :

1. Placez les pages dans le bac, généralement face imprimée vers le haut, le haut de la page entrant en premier (vérifiez les pictogrammes sur le bac, l’orientation varie d’un modèle à l’autre).
2. Ajustez les guides latéraux contre les bords du papier pour éviter les biais.
3. Sur l’écran, sélectionnez le mode de numérisation souhaité.
4. Lancez le scan. Toutes les pages s’enchaînent et sont rassemblées dans un seul fichier (le plus souvent un PDF multi-pages).

Numériser un document recto-verso

C’est l’une des questions les plus fréquentes : comment scanner un document imprimé des deux côtés sans s’y reprendre à dix fois ? Deux cas de figure se présentent.

Si votre imprimante dispose d’un chargeur recto-verso automatique (souvent appelé DADF ou RADF, Reversing/Duplex Automatic Document Feeder), l’opération est immédiate : placez vos pages dans le chargeur, et dans les paramètres de numérisation, sélectionnez l’option « Recto-verso » ou « 2 faces » (l’appellation varie selon les marques). L’imprimante numérise automatiquement les deux côtés de chaque feuille et les assemble dans l’ordre. Les imprimantes multifonctions professionnelles, comme la gamme d’imprimantes multifonction bizhub i-SERIES de Konica Minolta, intègrent cette fonction en standard et la rendent transparente pour l’utilisateur.

Si votre imprimante n’a pas de chargeur recto-verso, deux solutions :

• Scanner les pages depuis la vitre, en retournant manuellement chaque feuille entre les deux passages, puis assembler le tout dans un fichier PDF unique via un logiciel de PDF (Adobe Acrobat, PDF24, Aperçu sur macOS).
• Passer d’abord toutes les faces recto dans le chargeur, puis retourner la pile et passer toutes les faces verso. La plupart des logiciels de numérisation modernes proposent un mode « scan manuel recto-verso » qui reconstitue automatiquement l’ordre des pages.

3.2/ Scanner et envoyer directement par e-mail

La plupart des imprimantes multifonctions modernes peuvent envoyer le document numérisé directement par e-mail, sans passer par un ordinateur. C’est la fonction « Scan to Email » (ou « Numériser vers e-mail »).

Sur l’écran de l’imprimante :

1. Sélectionnez « Numériser vers e-mail ».
2. Saisissez l’adresse du destinataire (ou choisissez-la dans le carnet d’adresses si la fonction a été configurée).
3. Vérifiez le format de sortie (PDF généralement).
4. Lancez la numérisation : le fichier part directement vers la boîte mail du destinataire.

Pour que cette fonction soit opérationnelle, l’imprimante doit être connectée à Internet et un serveur SMTP doit avoir été configuré (étape réalisée à l’installation, généralement par un technicien sur les machines professionnelles).

À défaut, la méthode classique reste valable : scanner le document, le récupérer sur l’ordinateur, ouvrir sa messagerie (Gmail, Outlook…), créer un nouveau message et joindre le fichier.

3.3/ Numériser un ou plusieurs documents depuis un smartphone

Numériser un document papier sans utiliser l'imprimante

La plupart des smartphones intègrent désormais une fonction de scan via l’appareil photo. Sur iPhone, l’application Notes propose « Numériser des documents » dans le menu d’insertion. Sur Android, Google Drive (icône « + » puis « Numériser ») ou Google Lens font le même travail. L’application redresse automatiquement la perspective, recadre, et exporte au format PDF. C’est pratique en mobilité, mais la qualité reste inférieure à celle d’un vrai scanner pour les documents denses.

Numériser via l'imprimante depuis votre smartphone

Les fabricants proposent des applications mobiles qui pilotent l’imprimante à distance : HP Smart, Canon PRINT, Epson iPrint / Smart Panel, Brother iPrint&Scan, ou Mobile Print pour Konica Minolta. 

Une fois l’application installée et l’imprimante détectée sur le même réseau Wi-Fi, vous pouvez déclencher un scan, récupérer le fichier directement dans la pellicule du téléphone, l’envoyer par e-mail, le partager sur le cloud ou l’archiver.

Imprimer à distance avec votre mobile

Imprimer ou numériser un fichier déjà présent sur son téléphone

Les mêmes applications permettent d’envoyer un PDF ou une photo stockée sur le smartphone vers l’imprimante pour impression, ou de récupérer sur le téléphone un document numérisé par l’imprimante.

Choisir les bons paramètres de numérisation

La qualité finale d’un scan dépend de trois réglages principaux.

Le format de fichier : 

Le PDF est le standard pour les documents texte, les contrats, les pièces administratives : il conserve la mise en page, regroupe plusieurs pages dans un seul fichier et reste lisible partout. Le JPEG convient aux photos, illustrations et images. Pour un document destiné à être retravaillé ou intégré dans une recherche par mot-clé, optez pour un PDF avec OCR (reconnaissance de caractères) lorsque l’option est disponible : le texte du document devient sélectionnable et indexable.

La résolution : 

Mesurée en dpi (dots per inch), elle détermine la finesse de la capture. 150 à 200 dpi suffisent pour une consultation à l’écran ou un envoi rapide. 300 dpi est la valeur de référence pour un document texte propre, lisible et imprimable. 600 dpi et plus sont réservés aux photos, plans techniques ou documents destinés à un archivage long. Au-delà, le fichier devient lourd sans gain visible.

Le mode couleur : 

Pour un document texte standard (lettre, facture, contrat), le noir et blanc ou les niveaux de gris allègent considérablement le fichier. La couleur est utile pour les documents graphiques, les tampons en couleur, les photos ou les schémas.

Quelques cas particuliers fréquents lors des scans de documents

• Scanner une carte d’identité ou un permis recto-verso sur une seule page. La plupart des imprimantes multifonctions disposent d’une fonction dédiée « Copie/scan carte d’identité » : vous scannez le recto, puis le verso, et l’appareil reconstitue les deux faces côte à côte sur un seul document.

• Le scan ne se déclenche pas. Vérifiez la connexion (USB ou Wi-Fi), redémarrez l’imprimante et l’ordinateur, et assurez-vous que le pare-feu ou l’antivirus ne bloque pas la communication. Mettre à jour les pilotes résout la majorité des incidents.

• Le fichier scanné est illisible ou pixellisé. Augmentez la résolution (300 dpi minimum) et vérifiez que la vitre du scanner est propre, une trace de doigt ou un peu de poussière suffit à dégrader le rendu.

• Le scan est de travers. Soit l’original n’est pas bien aligné sur la vitre ou dans le chargeur, soit l’option « Redressement automatique » (ou Auto-deskew) est désactivée dans les paramètres logiciels.

Et en entreprise ?

Dans une entreprise, la numérisation est un flux quotidien et massif : factures à intégrer en comptabilité, contrats à archiver, bons de livraison à transmettre, documents RH à classer. Une imprimante personnelle suffit rarement à absorber ce volume, et surtout, elle ne fait que produire des fichiers — sans les nommer, les classer, ni les sécuriser.

✅Passez par des systèmes d’impression multifonctions professionnels, conçus pour la productivité collective et la sécurité. 

Notre gamme bizhub i-SERIES Konica Minolta intègre la numérisation recto-verso à grande vitesse, l’envoi vers e-mail, vers des dossiers réseau ou vers des solutions cloud, l’authentification par badge ou par code pour tracer qui scanne quoi, et le chiffrement des données. 

Couplée à un logiciel de gestion électronique des documents (GED), la numérisation devient un point d’entrée structuré dans le système d’information de l’entreprise : chaque document scanné est indexé, classé, recherchable et accessible aux bons interlocuteurs.

Pour les organisations qui gèrent un parc d’impression, Konica Minolta propose un accompagnement global, audit des usages, choix des équipements, déploiement, maintenance, consommables, sécurité, afin que la numérisation cesse d’être un geste isolé pour devenir un véritable levier de transformation documentaire.

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