Aujourd'hui, les entreprises recherchent des solutions professionnelles qui leur permettent de travailler plus intelligemment. Quel que soit leur niveau d'avancement dans l'adoption d'une stratégie de gestion de l'impression et de numérisation, elles peuvent réduire leurs coûts et améliorer la productivité de leur parc d’impression, mais aussi renforcer la sécurité documentaire.
Une gestion centralisée du parc d’impression entraîne une réduction des coûts pouvant atteindre 30 %, le renforcement de la sécurité des documents et l’amélioration de la productivité. De plus, le fait de s’authentifier permet à l’utilisateur de récupérer ses propres impressions sur n’importe quel multifonction du parc selon des règles qui lui ont été attribuées (Noir & Blanc uniquement, en recto/verso, agrafées par exemple). L’administrateur de la solution lui retrouve l’activité globale et détaillée du parc d’impression et peut générer des rapports d’audit factuels.
Réduction des coûts d’impression
Combien d’impressions, de copies et de numérisations sont réalisées et quel est leur coût ? Toutes les activités d’impression, de copie et de numérisation peuvent être suivies en temps réel par utilisateur, groupe d’utilisateurs, projet ou centre de coût, ce qui facilite la création d’historiques complets.
Par exemple, un budget individuel peut être alloué à chacun, ce qui simplifie la maîtrise des coûts d’impression, de copie, de numérisation. Les budgets alloués aux utilisateurs ou aux groupes d’utilisateurs peuvent aussi être redéfinis ou plafonnés automatiquement à des intervalles données.
Amélioration de la productivité
Les salariés utilisent-ils les systèmes d’impression multifonctions de manière efficace et productive ? C’est le cas, en s’assurant notamment que les documents sont capturés avec précision et distribués automatiquement dans des destinations prédéfinies autorisées. La capture précise de documents et les fonctionnalités de traitement robustes rendent également la recherche et la récupération de documents plus rapides et plus faciles. Le transfert des documents peut aussi être automatisé vers des bibliothèques de documents Microsoft SharePoint® et Dropbox® Business / Dropbox Enterprise, ce qui aide les salariés à communiquer et à collaborer entre eux, ainsi qu’avec des clients, des partenaires et des fournisseurs.
En outre, l’impression sécurisée à partir de n’importe quel périphérique mobile est un prérequis pour permettre à vos employés d’imprimer des documents sur le multifonction au bout du couloir ou au bout du monde.
Optimisation de la sécurité documentaire
81%* des décideurs informatiques se déclarent préoccupés par la sécurité documentaire et 61%* disent avoir subi une fuite de données en lien avec des documents imprimés. Qui imprime ou numérise des documents ? De quels documents s’agit-il ? Les tâches sont-elles sécurisées ? L’authentification des utilisateurs par badge, code, ou login/mot de passe pour libérer les impressions renforce la notion de confidentialité d’un document et permet d’éliminer les impressions oubliées sur le copieur.
En s’appuyant sur un fournisseur de Managed Print Services, tel que Konica Minolta, les entreprises peuvent améliorer la gestion des impressions et la capture documentaire. Comment ? Grâce à la mise en œuvre de la plateforme de solutions de flux de travail modulaire Ysoft SafeQ.
* Etude européenne réalisée par Quocirca, en juillet 2016, auprès de 200 responsables informatiques en France, Royaume-Uni, Allemagne et USA – Managed Print Services Landscape Report 2016
22 mai 2017
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