Que vous soyez ou non familier de l’exercice, la préparation de votre cahier des charges est un élément essentiel. A cette étape, avant de rencontrer des prestataires, il permet de prendre de la hauteur sur les besoins de votre entreprise. Il garantit que votre futur projet de dématérialisation des factures s’inscrive parfaitement dans votre organisation et participe efficacement à sa digitalisation. En effet, un bon départ repose sur un cadre précis. Pour vous accompagner dans cet exercice, nos équipes vous livrent des conseils et un modèle de cahier des charges dans ce nouvel article.
La Loi de dématérialisation prochainement finalisée
Depuis quelques mois, la Loi de dématérialisation des factures se précise. Déjà appliquée dans le secteur public depuis 2020, elle concerne désormais les entreprises assujetties à la TVA et vise la dématérialisation des 2,5 milliards de factures qui circulent en France chaque année. Cette nouvelle réforme, actée par le Gouvernement, permet de généraliser la facturation électronique. Selon le code général des impôts, celle-ci se définit comme étant « une facture émise, transmise, reçue sous forme dématérialisée et qui comporte nécessairement un socle minimum de données structurées». Initialement prévue pour une application au 1er juillet 2024, un nouveau calendrier est en cours de définition dans le cadre du Projet de Loi de Finances 2024. Même s’il précisera les différentes échéances, n’attendez pas le dernier moment. Au-delà des factures et de leur traitement, un projet de dématérialisation des données de votre entreprise peut vous permettre de transformer la Loi en opportunité pour votre entreprise.
Rédigez votre cahier des charges de dématérialisation des factures
Constituez une équipe projet
Un cahier des charges est un atout précieux pour la réussite de votre projet. Prendre le temps de le définir avec soin vous permet de gagner du temps par la suite. En effet, la question de la dématérialisation des factures concerne différentes personnes, voire différents services ou départements au sein de votre organisation. Votre entreprise fait peut-être aussi appel à des prestataires ou partenaires externes pour le traitement de ses factures. Ne rien oublier n’est pas évident ! Dès la rédaction du cahier des charges, vous pouvez constituer une équipe projet qui réunira les différentes parties prenantes. Vous serez alors certain de ne rien oublier ! De plus, conserver ce groupe garantit de passer chaque étape du projet avec succès, dans une dynamique de co-construction :
- la rédaction du cahier des charges
- la rencontre des prestataires
- le choix du prestataire
- la conduite du projet de dématérialisation
- son déploiement
- ou encore la formation des équipes.
Place à la rédaction de votre cahier des charges
Une fois votre équipe constituée, vous pouvez démarrer la rédaction et rassemblez un ensemble d’informations nécessaires à vos premiers rendez-vous avec des prestataires. Le cahier des charges peut se présenter sous la forme d’un document texte simple, en plusieurs parties. Vous pouvez bien entendu fournir en annexes toute information permettant de découvrir votre entreprise, son activité, son organisation… Les éléments inclus dans le cahier des charges définissent le cadre des attendus de votre entreprise. Il reste le document de référence tout au long de votre collaboration avec votre prestataire externe, et pourra bien entendu être complété et précisé dans l’étape de construction du projet.
Votre cahier des charges est composé de 6 grandes thématiques :
- la description de votre entreprise : son organisation, son activité, ses principaux clients et fournisseurs, le contexte et l’origine du projet ;
- le fonctionnement actuel autour de la facturation : l’organisation interne des personnes en charge de la facturation, les solutions actuellement en place, une estimation du volume de factures traité par an, ce qui fonctionne bien, ce qui pose problème ;
- la gestion actuelle de vos données : la Gestion Électronique de vos Documents (GED), les outils numériques dont vous disposez ;
- vos attentes particulières : les bénéfices attendus de la solution proposée ;
- les spécificités techniques : tout logiciel ou solution en place à prendre en compte dans le projet de dématérialisation ;
- vos critères de choix de la solution et du prestataire.
En le téléchargeant sur notre site, vous disposez d’un modèle de cahier des charges simple, qui énumère les questions essentielles à vous poser. Rédigé par nos équipes au contact de clients au quotidien, il se présente comme un outil pragmatique pour vous guider vers les bonnes pratiques !
14 décembre 2023
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