La facturation électronique permet de s'affranchir totalement de l'échange et de la conservation des factures papier. La dématérialisation des factures est synonyme de nombreux bénéfices : réduction des coûts, diminution des délais de traitement, réduction des litiges, meilleure sécurisation des traitements, amélioration globale de la relation fournisseurs/clients… Elle tend à se généraliser dans les entreprises de toutes tailles, grâce au développement ses dernières années d’offres applicatives et de services accessibles et aisément appropriables par les utilisateurs.
Quels bénéfices peuvent en tirer les entreprises ?
Un coût de traitement divisé par 3
Le traitement d’une facture papier, dont le temps est estimé à 14 jours, peut ainsi être réduit de 30% à 80% avec le passage au format électronique. Dans une entreprise, plus de 20% des documents papiers sont mal classés et introuvables. Plusieurs jours peuvent être nécessaires pour retrouver un document papier alors que le temps de recherche de documents électroniques se réduit à quelques minutes.
Les nouvelles obligations de la loi Macron
La loi Macron du 6 août 2015 contient un amendement relatif à la dématérialisation des factures. Celui-ci fixera toutes les conditions facilitant la mise en place légale de la facturation électronique obligatoire : il devrait ainsi imposer à toutes les grandes entreprises l’obligation d’accepter les factures émises sous forme électronique avant le 1er janvier 2017. Cette mesure devrait s’appliquer pour les entreprises de taille intermédiaire avant le 1er janvier 2018, avant le 1er janvier 2019 pour les PME et avant le 1er janvier 2020 pour les micro-entreprises.
Intégrer la facture dématérialisée à l’outil de gestion comptable
La présence de connecteurs dans les solutions de dématérialisation fiscale de factures clients permet aussi de s’interfacer avec les principaux ERP du marché. Par ce biais, le contenu de la facture dématérialisée (dématérialisation des factures) peut être automatiquement intégré dans les outils de gestion comptable. Cette intégration génère automatiquement les écritures comptables et réduit drastiquement les erreurs de saisie. Cela donne à l’entreprise une plus grande visibilité sur sa trésorerie et elle peut ainsi optimiser son besoin en fonds de roulement.
Proposition de valeur dans la relation client
Selon l’enquête menée par le cabinet d’analyse Markess*, la recherche d’une nouvelle proposition de valeur dans la relation client pousse aussi à passer à la facturation électronique, qui au-delà des gains concrets (en temps, sur les coûts administratifs, en optimisant des processus…), permet d’améliorer la relation client. D’autant plus lorsque le contexte économique est tendu, la dématérialisation des factures permet de passer à des relations plus partenariales et collaboratives.
Privilégier un portail sécurisé pour simplifier les échanges
En optant pour une solution en ligne personnalisée de communication et de partage de documents, l’entreprise institue une relation privilégiée avec ses clients en leur offrant un service à valeur ajoutée. Un portail Web sécurisé vient simplifier les échanges de documents vers les clients, grâce à l’envoi des factures au format électronique. Une fois imprimée virtuellement, directement depuis le progiciel métier (Sage, EBP, SAP, Cegid, etc.), la facture client est mise à disposition du client dans son propre espace sécurisé. Ce dernier reçoit automatiquement une notification par email.
Le Portail de la Relation Clients est un espace privé dédié à chacun des clients, accessible 24h/24 et 7j/7. Il réduit les temps de communication, les coûts d’impression, d’affranchissement et de traitement administratifs consacrés à l’envoi des factures clients, tout en facilitant leur archivage. Les équipes administratives peuvent ainsi se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée.
*Généraliser la dématérialisation des factures et la facturation électronique : Approches & perspectives 2016 – MARKESS International
31 janvier 2020
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