PANINI France a fait de la dématérialisation des factures et des documents un projet essentiel. Konica Minolta a accompagné PANINI dans la mise en place de ce changement majeur. Didier Saruco, Responsable Administratif et Financier chez PANINI France, partage son retour d’expérience concret de la dématérialisation réalisée au moyen des solutions DIGI Pack de Konica Minolta.
La découverte de PANINI
Le Groupe italien PANINI, fondé en 1961, est le leader mondial de l’édition d’images autocollantes et de cartes à collectionner. Il est aussi éditeur majeur de presse, de littérature jeunesse, de comics, de manga et de bande dessinée en Europe et en Amérique latine. PANINI est présent dans le secteur du e-commerce avec des boutiques en ligne spécialisées dans les vêtements de sport, telles que Footcenter, Made in Sport et Rugby Shop. Implanté dans 150 pays, à travers 12 filiales et plus de 1200 employés, la filiale française de PANINI, créée en 1974 et dont le siège social est basé à Nice, compte 40 collaborateurs et réalise en 2022 un CA de 104 millions d’euros.
Les clients de PANINI sont répartis entre les distributeurs tels que Hachette et la Messagerie Lyonnaise de Presse, qui opèrent dans le secteur de la grande distribution spécialisée, ainsi que des clients directs dans le secteur des biens de consommation. PANINI atteint également les particuliers via sa plateforme de commerce électronique. Les objectifs de développement de PANINI sont axés sur la continuité de ses activités actuelles.
La dématérialisation : un projet clé pour PANINI France
La dématérialisation constitue un axe prioritaire pour l’entreprise en raison de l’obligation de se conformer aux normes en vigueur. Didier Saruco ajoute : « cette transformation majeure impacte positivement le télétravail et les activités comptables. Le travail à distance est fortement facilité et la comptabilité véritablement simplifiée ».
Le choix de Konica Minolta et la technologie DIGI Pack
Didier Saruco a découvert Konica Minolta en 2006 grâce à un commercial du groupe. Il précise que « la confiance constitue la composante essentielle qui a fondé le choix de Konica Minolta, en particulier la relation de qualité avec Fabien Mertes (Responsable Régional des Ventes) et son équipe d’experts ».
La solution DIGI Pack dédiée à la dématérialisation de documents et de factures a été retenue selon Didier Saruco car « parfaitement alignée aux besoins spécifiques de l’organisation PANINI ». La solution DIGI Pack intègre en effet des fonctionnalités de workflow et de signature électronique qui résolvent les problèmes de gestion et de suivi des documents.
L’offre clé en main, DIGI Pack constitue une gamme complète de services, de l’analyse des processus documentaires à la mise en place de solutions adaptées pour la dématérialisation clients. DIGI Pack couvre les besoins de capture et d’archivage de documents, le partage sécurisé de l’information, les espaces de collaboration, le traitement des processus métier et la gestion des échanges avec les clients et fournisseurs. En choisissant DIGI Pack, les utilisateurs bénéficient de l’assistance continue des experts Konica Minolta pour assurer l’implémentation et le bon fonctionnement de la solution mais aussi pour anticiper l’évolution de leurs besoins futurs.
Les bénéfices économiques et organisationnels selon PANINI
Selon Didier Saruco, les avantages les plus appréciables de la dématérialisation menée avec Konica Minolta sont l’archivage et la recherche simplifiée des documents, ainsi que l’historique des validations, offrant une meilleure traçabilité des informations. L’élimination des factures papier et l’automatisation du processus de signature sont aussi des atouts majeurs.
Il observe par ailleurs « des économies significatives en termes de temps et d’archivage du fait de l’élimination des coûts liés au papier. » Et souligne que « l’organisation du travail s’effectue de manière bien plus fluide. Plus largement, la qualité globale des opérations s’est nettement améliorée. »
Un pas d’avance sur la loi de dématérialisation en 2024*
Les perspectives pour PANINI
L’entreprise envisage d’étendre les fonctionnalités de la solution de dématérialisation à l’introduction de la validation et du suivi des bons de commande d’achats de marchandises avec un workflow de signature. L’objectif in fine est d’automatiser davantage les opérations manuelles.
« Avec le support de Konica Minolta, PANINI est prêt pour la loi de dématérialisation des factures de 2024* en ce qui concerne les achats, et la mise en place est en cours pour les ventes. » annonce Didier Saruco.
Conseils pratiques pour la dématérialisation
Didier Saruco préconise qu’avant de se lancer dans la dématérialisation des factures et des documents « il convient bien en amont de procéder à une étude dédiée à la mise en place des workflows de signatures souhaités. »
Didier Saruco souligne aussi les avantages de cette pratique tels que, l’archivage automatique des bons de commande, le workflow de signature sans papier et la facilité de récupération des archives.
Il tient à valoriser la solution DIGI Pack en tant que levier majeur d’impact sur le télétravail et la comptabilité fournisseurs. Didier Saruco explique « les utilisateurs peuvent désormais signer de chez eux, ce qui était impossible avec les factures en format papier. Grâce au logiciel, les comptables peuvent agir n’importe où, n’importe quand, disposer d’une visualisation globale des factures, procéder à la mise en signature à distance et de manière sécurisée. De la même manière, les archives sont accessibles à tout moment. Terminés le suivi des pochettes avec les signatures, le classement des factures validées, signées, perforées, classées dans des classeurs par ordre alphabétique. Bref, l’impact de la solution DIGI Pack sur l’activité comptable est énorme ! »
La collaboration avec Konica Minolta et la recommandation pour les PME
Didier Saruco apprécie particulièrement la relation de proximité et de qualité avec les équipes de Konica Minolta, un véritable atout pour construire un projet de dématérialisation avec les PME. Il conclut « le professionnalisme et l’expertise de Konica Minolta se manifestent à travers sa capacité à répondre de manière personnalisée aux besoins spécifiques de chaque organisation, en proposant des solutions sur mesure accompagnées d’un service d’accompagnement de haute qualité assuré par des experts qualifiés ».
L’expérience de PANINI France témoigne de l’impact positif de la dématérialisation sur les processus métier et le quotidien au travail. Elle se traduit aussi par des impacts concrets en termes de productivité, d’efficacité et de réduction des coûts pour une économie plus durable. Cette collaboration réussie est un exemple inspirant pour les entreprises souhaitant accélérer de manière optimale leur transformation digitale.
*Initialement prévue au 1er juillet 2024, la généralisation de la facture électronique est reportée. Le nouveau calendrier sera défini d’ici le 31/12/2023, dans la cadre de la Loi de finances 2024.
18 juillet 2023
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