Les PME se préparent à une transformation digitale majeure. Selon un calendrier à confirmer par le Gouvernement, toutes celles qui sont assujetties à la TVA auront l’obligation d’accepter les factures électroniques. Elles devront, ensuite, les émettre sous ce même format. Même si cette dématérialisation impose des règles, elle offre également de nombreuses opportunités aux PME. Cette réforme – dont l’application devrait démarrer progressivement à partir de 2024* – mérite d’être examinée de près, que ce soit en termes d’amélioration de la productivité que d’optimisation des coûts. Que dit la loi au sujet de la dématérialisation pour les PME ? Quels sont les avantages de la facture électronique pour votre structure ? Toutes les réponses dans notre dossier.
Facturation électronique en entreprise : que dit la loi ?
L’obligation de facturation électronique à travers la loi de Finances : un calendrier en deux temps
L’obligation de recevoir des factures au format électronique dans un premier temps
L’ordonnance n° 2021-1190 du 15 septembre 2021 pose les principes de la généralisation de la facturation électronique. Celle-ci devient obligatoire prochainement pour toutes les entreprises assujetties à la TVA, incluant les PME, les ETI ainsi que les TPE.
À partir de ce moment, elles devront être en mesure de recevoir des factures au format électronique. Pour rappel, une e-facture est un document émis, transmis et reçu sous un format électronique qui intègre des données structurées.
L’obligation d'émettre des factures au format électronique
Et la nouvelle loi ne s’arrête pas là : PME et TPE devront également émettre leurs factures éléctroniquement.
En complément, les textes prévoient la transmission dématérialisée de vos données de transaction et de paiement à l’administration fiscale (e-reporting).
Quel est l’intérêt de la réforme ?
Actuellement, 57 % des entreprises¹ ignorent l’arrivée de cette nouvelle réforme. Pourtant, elle représente un véritable levier pour améliorer le fonctionnement des PME au travers de 2 axes.
- Maximiser la compétitivité des structures grâce à une diminution des délais de paiement, des coûts d’émission de factures ou encore une meilleure productivité. Le gouvernement estime que les gains de productivité inhérents à la facturation électronique pourraient atteindre au total à 4,5 milliards d’euros⁴ pour les 1,5 million de PME qui ont recours actuellement à la facturation papier.
- Simplifier les obligations fiscales (notamment grâce au pré-remplissage des déclarations de TVA).
En imposant la facturation électronique, l’État souhaite également lutter contre la fraude à la TVA. Pour rappel, en 2021, les montants recouvrés de TVA s’élevaient à 904 millions d’euros².
Facturation électronique : quelles sanctions en cas de manquement ?
Le non-respect de l’obligation d’émettre et de recevoir des factures électroniques pourrait donner lieu au paiement d’amendes à partir de sa mise en place :
- 15 € par facture en cas de non-émission d’une facture sous format électronique (dans la limite de 15 000 € par an) ;
- 250 € en cas de non-respect de l’obligation d’e-reporting (dans la limite de 15 000 €).
Les plateformes de dématérialisation qui ne permettent pas de transmettre les informations obligatoires à l’administration fiscale sont, elles aussi, punies par la loi. Elles sont passibles d’une verbalisation à hauteur de :
- 15 € par facture ;
- 750 € par transmission (dans la limite de 45 000 € par an).
Adapter la digitalisation des factures en pratique
L’enjeu pour les PME consiste à se préparer dès aujourd’hui afin d’être opérationnelles en temps voulu. Comment procéder au sein de votre entreprise ? Cette phase de préparation comprend deux temps forts :
- prendre conseil auprès de votre expert-comptable et s’assurer qu’il prépare bien la mise en place de cette nouvelle réforme ;
- adapter votre logiciel comptable le cas échéant. Votre éditeur doit assurer la bonne transmission des factures et des données d’e-reporting par le biais du raccordement au Portail Public de Facturation (PPF).
Notez que pour émettre ou recevoir une facture électronique, deux interfaces sont à la disposition de votre PME :
- une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) proposée par l’administration fiscale ;
- le portail public de facturation Chorus Pro.
Les avantages de la dématérialisation pour les PME
Passer à la facturation électronique peut représenter un véritable levier stratégique. Les enjeux de cette digitalisation sont nombreux pour les PME qui peuvent fluidifier leurs échanges, améliorer la productivité des équipes, renforcer leur processus de reporting comptable ou mieux contrôler leur impact écologique.
Un gain de place et de productivité
La dématérialisation représente une réelle opportunité de mieux piloter l’entreprise et de gagner en efficacité.
Plus largement, l’envoi et l’émission de factures dématérialisées se font quasiment instantanément. Les études démontrent que les services comptables peuvent réduire leur temps de travail de 50 % à 75 %⁵ lorsqu’ils optent pour le traitement de factures électroniques plutôt qu’un traitement de factures en version papier. L’entreprise peut ainsi se consacrer aux autres tâches à forte valeur ajoutée.
Cette agilité permet également d’accélérer le recouvrement. Selon un rapport de l’Observation des Délais de Paiement, les retards de paiement sont de 12,5 jours en moyenne³ en France. Ce chiffre pourrait nettement être réduit dès lors que la facture est transmise en temps réel.
Autre atout et non des moindres, passer à la facturation électronique offre un gain de place certain dans vos salles d’archivage. Vous n’aurez plus à stocker physiquement toutes les factures émises et reçues, mais à les conserver pendant 6 ans sur un support numérique.
« Avant, nous étions obligés de construire plus d’archives pour accompagner notre transformation digitale. Maintenant, on ne s’occupe plus de la volumétrie. C’est très souple. Nous sommes en archivage illimité ! » – FAVI (Fonderie et Ateliers du Vimeu), dans le cadre de son passage vers le Cloud avec Konica Minolta.
Des coûts réduits
Le traitement manuel d’une facture papier coûte en moyenne 14 €⁶. Ce chiffre passe à plus de 100 €⁵ lorsque la facture nécessite un contrôle très précis. Entre l’émission et l’envoi des documents, les validations et la mise sous pli, toutes ces étapes mobilisent des ressources.
À l’inverse, une facture électronique ne coûte qu’entre 0,40 € et 0,45 €⁵. La facturation électronique permet de lever ces nombreux obstacles grâce au traitement en ligne.
Un meilleur suivi des échanges et une amélioration de la relation client
Grâce à ses diverses fonctionnalités, la dématérialisation est idéale pour améliorer la relation client, et surtout, réduire les litiges. Opter pour la facture électronique permet de communiquer directement avec vos clients et vos fournisseurs.
Dans la grande majorité des cas, la plateforme collaborative permet d’échanger directement avec votre expert-comptable. Il est également possible d’automatiser de nombreuses tâches (relances, envois de document, etc.).
Plus de sécurité
Chaque année, les entreprises sont nombreuses à perdre des factures, que ce soit en interne ou lors de l’envoi du document par voie postale. Si la perte de ces pièces comptables engendre des coûts (de réimpression et de renvoi, notamment), elle représente également une faille dans la sécurité de votre entreprise. N’importe qui pourrait avoir accès à ce document confidentiel.
Passer à la dématérialisation et à l’automatisation des processus permet d’écarter ce risque, sous réserve de travailler à partir d’un système sécurisé. Les pertes n’existent quasiment plus, puisque tout est enregistré sur la plateforme collaborative. Le mail contenant la facture n’est pas arrivé à destination ? Il suffit de deux ou trois clics dans le logiciel pour la retrouver et la renvoyer une nouvelle fois. L’e-facture améliore la traçabilité de vos opérations comptables.
Diminuer son impact sur l'environnement
« Les attentes croissantes en matière de développement durable et d’environnements de travail hybrides et flexibles vont se traduire par une pression plus forte sur les services informatiques et un recours accru à l’automatisation.» – Olaf Lorenz – Directeur général de la division marketing internationale de Konica Minolta Business Solutions Europe.
Les factures électroniques facilitent la mise en place de votre démarche RSE au sein de votre organisation. Passer à la dématérialisation pour une PME permet notamment de limiter l’impact écologique. Imprimer, envelopper puis acheminer du papier est source de gaspillage d’énergie et de matières premières. Seulement 50 % du papier⁸ est recyclé après usage dans les entreprises.
En définitive, passer à la facturation électronique ne sera plus une option dès la mise ne place effective de la Loi. Toutefois, les PME peuvent d’ores et déjà être rassurées. Si elles devront inévitablement réaliser quelques ajustements au début, la pratique leur sera favorable sur le long terme.
Vous souhaitez anticiper l’arrivée de la loi de dématérialisation ? Découvrez nos solutions pour réussir le passage à la digitalisation des factures au sein de votre entreprise.
*Initialement prévue au 1er juillet 2024, la généralisation de la facture électronique est reportée. Le nouveau calendrier sera défini d’ici le 31/12/2023, dans la cadre de la Loi de finances 2024.
Sources :
²https://www.senat.fr/rap/r22-072/r22-0729.html#:~:text=1.,milliard%20d’euros%20en%202019%20.
³https://publications.banque-france.fr/sites/default/files/medias/documents/odp2021_web-2.pdf
⁴ https://www.senat.fr/rap/l21-846/l21-846_mono.html
15 mai 2023
Découvrez également
