La gestion des documents qu’ils soient au format papier ou numérique est résolument chronophage, d’où l’intérêt de se servir du système d’impression pour servir la productivité de l’ensemble de la chaîne documentaire : depuis la dématérialisation, le classement, l’archivage, etc.
Saviez-vous que les salariés passent en moyenne 20% à 40% de leur temps à rechercher manuellement des documents ou encore qu’ils perdent en moyenne 30 minutes par jour rien qu’à cette tâche ? Aujourd’hui, l’interopérabilité du système d’impression est une caractéristique essentielle à prendre en compte pour assurer la continuité de la chaîne documentaire au bénéfice d’une meilleure productivité des équipes.
En effet, le document papier est un élément essentiel pour de nombreux métiers dans les PME. Qu’il s’agisse de factures, de contrats, de police d’assurance, ou encore de documents relevant de la propriété intellectuelle, tous font partie du quotidien des collaborateurs.
La dématérialisation des documents est ainsi l’une des premières notions à prendre en compte lors du renouvellement du système d‘impression et là de nombreuses questions peuvent se poser :
- Comment souhaitez-vous les numériser ?
- Comment souhaitez-vous les envoyer ?
- Souhaitez-vous les classer et les retrouver dans un espace privé ?
- Ou dans un espace partagé avec vos collaborateurs ?
Le multifonction, élément central de la chaîne documentaire
Le système d’impression multifonction est le point central d’une diffusion optimisée des documents permettant de mieux partager l’information entre collaborateurs et d’obtenir des gains de productivité rapides.
A partir de celui-ci, il devient alors possible de dématérialiser les documents et de les convertir rapidement dans tous types de formats image, mais aussi dans des formats avancés, tels que : PDF/A crypté, OCR PDF, PDF plein texte, PDF linéarisé, .docx, .xlsx, .pptx…
Les plus performants permettent, directement depuis l’écran de contrôle, de les intégrer rapidement à toutes les applications métiers pour répondre aux besoins de travail et de collaboration transversale ; c’est-à-dire qu’ils disposent de connecteurs, reliant les applications métiers au système informatique de l’entreprise.
Classer, archiver et partager
Une fois numérisé, les documents peuvent être classés et indexés directement depuis le système d’impression multifonction (technologie Open API), comme sur un poste de travail. Les documents sont accessibles instantanément à l’emplacement choisi et sont consultables en ligne à l’intérieur de l’entreprise ou en dehors.
Perte de documents, mauvaise circulation des informations, baisse de productivité des salariés mais aussi complexification des processus documentaires seront ainsi évités si vous placez le multifonction au centre de votre politique d’optimisation des flux documentaires.
Découvrez dans le nouveau livre blanc de Konica Minolta comment le multifonction permet d’opérer la dématérialisation des documents.
7 janvier 2019
