Une copie numérique fiable peut remplacer un original papier, toutefois celle-ci doit être conservée dans des conditions propres à éviter toute altération de sa forme ou de son contenu, ce que fait bien un CFE avec les processus de scellement numérique et d’archivage.
Peut-on détruire les originaux papier après les avoir numérisés ?
Depuis le décret du 5 décembre 2016, la copie numérique d’un document papier est présumée fiable, sous réserve que tous les moyens adaptés soient employés pour sa création et sa conservation. Selon l’article 1379 du code civil : « La copie fiable a la même force probante que l’original. La fiabilité est laissée à l’appréciation du juge. Néanmoins est réputée fiable la copie exécutoire ou authentique d’un écrit authentique. Est présumée fiable jusqu’à preuve du contraire toute copie résultant d’une reproduction à l’identique de la forme et du contenu de l’acte, et dont l’intégrité est garantie dans le temps par un procédé conforme à des conditions fixées par décret en Conseil d’État. Si l’original subsiste, sa présentation peut toujours être exigée ».
Est-ce que cela concerne aussi les factures ?
L’avocate Isabelle Renard apporte la réponse suivante : « Pour ce qui concerne les factures et plus généralement toutes les pièces comptables, l’article L102 B du Livre des procédures fiscales, dans sa rédaction applicable au 31 mars 2017, prévoit que les documents et pièces étayant la comptabilité peuvent être conservés sur support informatique ou sur support papier, quelle que soit leur forme originale. Dans le cas des factures, les modalités de numérisation seront fixées par un arrêté à paraître d’ici fin mars 2017. Il n’y a pas à proprement parler d’autorisation de destruction du papier mais c’est fonctionnellement équivalent puisque dorénavant, l’administration fiscale n’exigera plus la production de l’original papier des factures reçues en cas de contrôle. »
Comment conserver les copies numériques ?
L’une des vocations du Coffre-Fort Numérique (CFN) est de garantir la fiabilité des copies numériques.
La copie électronique d’un document papier peut avoir la même valeur que la version originale papier sous réserve de la signer numériquement (horodatage, garantie d’intégrité, identité du verseur) et de mettre en place une piste d’audit fiable. Il faut aussi en complément du coffre-fort numérique un processus de numérisation documenté et en capacité de correspondre aux fonctions citées précédemment.
23 décembre 2019
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