Le métier de notaire est fortement rattaché au monde de l’archive. En effet, tout office notarial est dans l’obligation de conserver un acte authentique pendant 75 ans avant de le verser aux archives départementales. Cette durée de conservation s’élève à 100 ans lorsque l’acte concerne une personne mineure. La solution d’archivage ne se limite pas à du simple entreposage, mais doit permettre la recherche l’extraction, la consultation et la réinsertion de l’archive.
La mise en place de l’acte authentique électronique répond à un enjeu majeur : garantir la sécurité, l’authenticité et la conservation des actes authentiques sur support électronique. Aujourd’hui, 25% des actes de vente sont entièrement dématérialisés, acheteur et vendeur apposant alors leur signature sur une tablette en présence du notaire. Chaque acte de vente dématérialisé est, dès sa signature, transmis au minutier central électronique des notaires (Micen).
Cependant, l’office notarial doit répondre à l’obligation légale de conserver les documents (contrats, commandes, factures, fiches de paie…) sur le long terme selon leur valeur juridique.
Unicité du document, recherche et consultation des archives facilitées, sécurisation des informations, gains de place, réduction des coûts de traitement liés à l’archivage papier… sont autant d’avantages qui poussent les offices notariaux à se tourner vers l’archivage numérique.
L’archivage numérique, au même titre que l’archivage papier, présente des exigences techniques, organisationnelles et surtout réglementaires. A travers cet e-book, nous aborderons ces enjeux ainsi que les prérequis pour la mise en place d’un système d’archivage à valeur probatoire.
6 septembre 2018