Copie numérique fiable : de nouvelles perspectives pour la GED dans le cloud

Zéro archive papier

Avec le décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016, on peut dématérialiser du papier en numérique, c’est-à-dire détruire des documents originaux papier, sous réserve de constituer des copies fiables qui seront conservées dans des conditions adaptées pour préserver leur intégrité.

Une solution de GED, censée toucher toutes les étapes du cycle de vie d’un document, de l’acquisition à l’archivage, est-elle pour le moins suffisante ?

Non, car pour répondre aux exigences du décret tout dispositif de numérisation doit être associé à un service de conservation à valeur probante.

Vers une GED plus aboutie

La nouvelle réglementation fait bouger les lignes. Pour des raisons de fluidité des échanges, de normalisation ou de régulation, on tend à mettre en place des modèles en veillant à faire en sorte que les systèmes soient interopérables. Ce contexte est favorable au développement de systèmes de GED plus aboutis.

En outre, une solution de GED dans le cloud permet de conserver les documents dans un espace sécurisé avec duplication des données.

C’est pourquoi, Konica Minolta fait évoluer son service de GED dans le Cloud, KOMI Cloud, qui devient ainsi la première solution du marché pour la dématérialisation et l’archivage à vocation probatoire, accessible depuis un système d’impression « Copie Numérique Fiable Ready ». Un calcul d’empreinte est d’abord effectué dans le système d’impression. Le document est ensuite crypté et envoyé dans la GED KOMI Cloud pour y être classé et archivé au sein d’un espace sécurisé (composant e-coffre fort), conforme à la norme NF Z 42-020 et hébergé au sein d’un datacenter ISO 27001 localisé en France.