L’Archivage papier en entreprise : faut-il garder des documents papier ?

Pourquoi l'archivage papier peut rester essentiel malgré la digitalisation ?

Bien que la gestion électronique des documents (GED) et la numérisation offrent des avantages indéniables en termes d’accessibilité, de recherche rapide et de réduction de l’encombrement, l’archivage papier conserve une pertinence dans certains contextes.

Pour certaines entreprises, notamment dans les secteurs juridique, notarial ou médical, les documents papier restent exigés pour leur valeur légale ou probatoire, comme les contrats originaux ou les actes authentiques.

Les hôpitaux par exemple maintiennent souvent des politiques d’archivage papier, mais la tendance à la digitalisation est forte pour des raisons d’efficacité et de coordination des soins. Une dépendance croissante aux systèmes numériques les rend particulièrement vulnérables aux cyberattaques, ce qui justifie à la fois le maintien d’archives papier comme sauvegarde et l’adoption de solutions de cybersécurité robustes pour protéger les données utilisateurs (RGPD).

Cependant, la coexistence de l’archivage papier et numérique nécessite une politique de cybersécurité robuste pour protéger les données sensibles, qu’elles soient physiques ou dématérialisées.

Des solutions de sécurité informatique permettent de sécuriser les systèmes d’impression et les flux documentaires, garantissant ainsi une protection optimale contre les cybermenaces tout en facilitant la transition vers une GED sécurisée.

Au final, un équilibre entre archivage papier et solutions numériques sécurisées peut être une stratégie pragmatique pour les entreprises en cours de digitalisation.

Les obligations légales en matière d'archivage papier

En France, les entreprises sont soumises à des obligations légales strictes en matière d’archivage papier, définies par des textes tels que le Code de commerce, le Code civil et le Code de la santé publique.

Ces réglementations imposent de conserver certains documents sous leur forme originale papier pour garantir leur valeur probatoire en cas de contrôle administratif, de litige juridique ou de nécessité opérationnelle (par exemple pour les dossiers médicaux ou les contrats de notaire).

L’archivage papier est encadré par des normes précises, comme la norme ISO 15489, qui établit des procédures spécifiques pour la gestion des archives, ou les normes ISO 16245-A et ISO 16245-B, qui définissent les caractéristiques des conteneurs conformes pour une conservation optimale des documents papier.

La norme NF Z 40-014 précise les exigences pour les contenants, tandis que la norme NF Z 40-012 réglemente les matériaux à utiliser pour le conditionnement, le transport et la diffusion des archives, garantissant leur durabilité et leur intégrité.

Durées de conservation des documents selon leur nature

Le tableau suivant récapitule les durées légales minimales de conservation des principaux types de documents pour les entreprises, en France. Ces durées, issues des réglementations en vigueur, permettent de répondre aux besoins de contrôle fiscal, social ou juridique.

Comment se défaire de l’archivage papier ?

Grâce au décret « relatif à la fiabilité des copies » et pris pour l’application de l’article « 1379 du code civil » du 1er octobre 2016 les entreprises peuvent désormais envisager la possibilité de numériser leurs documents et ainsi s’affranchir de la conservation des originaux papier.

Se pose alors la question des moyens de conservation des archives numérisés. les applications critiques nécessitant un débit rapide.

Pour les entreprises, la dématérialisation des documents comme la dématérialisation des factures ou la dématérialisation RH s’est largement démocratisée au cours des dernières années. La dématérialisation est vue comme un passage obligé vers le zéro papier. Plusieurs facteurs expliquent cette croissance : la transition numérique, la recherche d’efficacité, l’essor de l’e-administration ou encore un cadre légal favorable.

L’une des premières étapes en matière de numérisation des archives papier, compte-tenu de la multiplicité des documents, est de déterminer l’utilité de leur conservation. L’archivage des documents numérisés ne peut pas uniquement prendre en compte les différents types de documents émis ou produits par l’entreprise. 

La stratégie de conservation des documents dépend avant tout de l’utilité de l’information (criticité, fréquence d’utilisation, document engageant, respect de la législation en vigueur…), selon la stratégie de transmission de savoirs de l’entreprise et la volonté de conserver une mémoire de l’activité.

La Gestion Electronique des Documents (GED)

La Gestion Electronique des Documents (GED) recouvre tous les processus visant à gérer et organiser des documents de manière informatisée. Elle touche toutes les étapes du cycle de vie d’un document, de l’acquisition à l’archivage.
Une solution de GED va permettre le partage, la consultation et la modification des documents numérisés.

Elle vient également renforcer leur sécurité en réduisant les risques de pertes ou de destruction potentielles des archives papier (incendies, inondations, vols…). En outre, elle réduit les coûts associés à la manipulation des documents au format papier : achat de matériels de stockage, temps passé au classement manuel des documents, espaces de stockage, etc.

Au-delà des fonctions de numérisation, de stockage et d’archivage de données, la GED se définit comme une solution de dématérialisation des procédures et des processus métiers. Elle facilite la gestion des documents dans l’entreprise en offrant des fonctionnalités de digitalisation du classement, d’indexation, de partage des documents, d’accélération des circuits de validation ou encore la création de groupes de travail.

La notion de logiciel GED inclut donc la possibilité de modifier, supprimer, ou déplacer un document, tout en assurant une traçabilité des actions effectuées et une sécurisation optimale de l’ensemble des documents.

Le Système d’Archivage Electronique (SAE)

La dématérialisation présente parfois des inconvénients pour certaines entreprises, notamment en termes de sécurité des données, de gestion de leur volume et de valeur juridique. Il est donc important d’utiliser un Système d’Archivage Electronique (SAE) qui apporte des garanties sur la maîtrise de cette valeur, des conditions de destruction et de la classification.

Le SAE, lorsqu’il est à vocation probatoire, répond à quatre objectifs : traçabilité, sécurité, pérennité et intégrité. En plus de ces caractéristiques, un SAE apporte systématiquement deux fonctionnalités essentielles : une durée et des règles de conservation, dans le respect des contraintes légales et des normes d’archivage.

Le besoin d’authenticité et d’intégrité des documents archivés électroniquement a conduit à de nouvelles techniques, principalement l’horodatage, le scellement et la pérennisation, ces techniques suggérant le recours à des tiers de confiance.

Le Coffre-Fort Numérique (CFN)

Le Coffre-fort Numérique est une variation du terme Coffre-Fort Électronique. Ce terme est généralement utilisé pour désigner un service de stockage de documents numérisés accessible uniquement par son « propriétaire », le seul à disposer du mot de passe pour y déposer des documents. Le CFN s’apparente à un tiroir sécurisé au sein d’une sorte de salle des coffres.

Il y a bien deux concepts derrière ce terme Coffre-Fort Numérique :

1. un service permettant de stocker en toute sécurité des documents qui permettront ultérieurement à son propriétaire de faire valoir ses droits ; ce stockage s’accompagne d’une garantie d’intégrité et de traçabilité comparable aux exigences d’archivage à vocation probatoire.
2. un composant à intégrer dans une application.

La norme Z42-026 publiée en mai 2017 impose des règles strictes en matière de traçabilité des opérations et en matière de conservation du document numérisé. Elle recommande le recours à un Coffre-Fort Numérique conforme à la norme Z42-020, afin de conserver tous les documents numérisés et d’en assurer la transmission au système centralisé d’archivage.

La norme Z42-020 définit les spécifications fonctionnelles d’un “Composant Coffre-Fort Numérique” (CCFN) que doit remplir ce type de dispositif pour garantir l’intégrité dans le temps des documents et des informations conservés contre tout risque d’altération de leur contenu.

Cette norme est davantage destinée aux sociétés souhaitant développer une solution ayant à intégrer un coffre-fort numérique.

L’état de l’art actuel introduit dans les dispositifs d’archivage électronique un élément supplémentaire par rapport aux exigences pour les SAE : il s’agit du chiffrement des données stockées. Ce besoin de sécurité renforcée se traduit notamment par l’apparition d’un “C” pour “Composant” dans le terme CFN, pour devenir CCFN, qui signifie « Composant Coffre-Fort Numérique ».

L’ajout du “C” à l’acronyme habituel « CFN » (« Coffre-Fort Numérique ») met l’accent sur le rôle de composant technique dédié, respectant des exigences plus spécifiques, à la différence du coffre-fort numérique au sens large.

Note : le décret du 5 décembre 2016 relatif à la valeur juridique d’une copie numérique (décret n° 2016-1673, pris pour l’application de l’article 1379 du Code civil) s’appuie principalement sur la norme NF Z42-026, qui définit les exigences de numérisation fidèle et de traçabilité garantissant la valeur probatoire des copies.

On le constate, les nouvelles réglementations tendent donc à unifier la conservation des documents au format électronique, avec destruction de l’original papier. Nous nous dirigeons ainsi progressivement vers un archivage 100% numérique.

Sources utilisées :

FAQ Afnor
https://www.afnor.org/numerique/faq-service-de-numerisation-fidele/

Décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016 relatif à la fiabilité des copies et pris pour l’application de l’article 1379 du code civil https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000033538124

Gouv, norme NF Z42-013 et NF Z42-026
https://francearchives.gouv.fr/fr/article/91524937

Gouv, Les papiers d’archives et les matériaux utilisés pour leur conditionnement
https://francearchives.gouv.fr/fr/article/37907