La Gestion Electronique des Documents (GED) recouvre tous les processus visant à gérer et organiser des documents de manière informatisée. Elle touche toutes les étapes du cycle de vie d’un document, de l’acquisition à l’archivage.
Une solution de GED va permettre le partage, la consultation et la modification des documents numérisés. Elle vient également renforcer leur sécurité en réduisant les risques de pertes ou de destruction potentielles des archives papier (incendies, inondations, vols…). En outre, elle réduit les coûts associés à la manipulation des documents au format papier : achat de matériels de stockage, temps passé au classement manuel des documents, espaces de stockage, etc.
Au-delà des fonctions de numérisation, de stockage et d’archivage de données, la GED se définit comme une solution de dématérialisation des procédures et des processus métiers. Elle facilite la gestion des documents dans l’entreprise en offrant des fonctionnalités de digitalisation du classement, d’indexation, de partage des documents, d’accélération des circuits de validation ou encore la création de groupes de travail. La notion de logiciel GED inclut donc la possibilité de modifier, supprimer, ou déplacer un document, tout en assurant une traçabilité des actions effectuées et une sécurisation optimale de l’ensemble des documents.