Le cabinet d’avocats a, d’une part, l’obligation de conserver à l’intention de ses clients des documents et renseignements qui pourraient être utiles à ceux-ci, et cela pour une durée de cinq ans. D’autre part, il doit répondre à l’obligation légale de conserver les documents (contrats, commandes, factures, fiches de paie…) sur le long terme selon leur valeur juridique.
Si l’archivage est une pratique courante et maîtrisée depuis de nombreuses années au sein des cabinets d’avocats, les techniques d’archivage, quant à elles, reposaient sur des documents papier.
L’explosion ces dernières années du numérique nécessite une adaptation permanente des techniques de travail et impose des évolutions majeures concernant l’archivage des actes, des correspondances, des pièces de procédure, des jugements, des assignations ou encore des documents administratifs du cabinet.
En outre, la généralisation à venir de l’acte d’avocat numérique au sein des cabinets marque une nouvelle étape quant à l’archivage probant de longue durée accessible en ligne.
Unicité du document, recherche et consultation des archives facilitées, sécurisation des informations, gains de place, réduction des coûts de traitement liés à l’archivage papier… sont autant d’avantages qui poussent les cabinets d’avocats à se tourner vers l’archivage numérique.
L’archivage numérique, au même titre que l’archivage papier, présente des exigences techniques, organisationnelles et surtout réglementaires. A travers cet e-book, nous aborderons ces enjeux ainsi que les prérequis pour la mise en place d’un système d’archivage à valeur probatoire.
27 juin 2016