Comment simplifier la gestion de votre BDES ?

BDES : ce que dit la loi ?

Les grandes entreprises étaient déjà tenues de mettre en place une BDES, pour les entreprises de 50 à 300 salariés, l’obligation est effective depuis le 14 juin 2015. La BDES sert à la consultation sur les orientations stratégiques de l’entreprise, pour une vision claire des IRP sur l’activité sociale de l’entreprise : emploi, formation, évolution des métiers et des compétences, organisation du travail,  recours à la sous-traitance, à l’intérim, aux contrats temporaires et aux stages. Cette consultation a lieu chaque année, et peut faire l’objet d’une expertise en partie payée par le CE. La BDES doit désormais contenir toutes les informations récurrentes transmises au CE.  

Tout utilisateur de la BDES est soumis à une obligation de discrétion et ne doit pas divulguer les informations à caractère confidentiel.

Les entreprises qui n’ont pas mis en place de BDES ou dont la base est incomplète s’exposent à un délit d’entrave, soit 3 750 euros d’amende et un an d’emprisonnement. De plus, si l’entreprise met à disposition des représentants du personnel une BDES non conforme à la loi (incomplète, non accessible à certains représentants du personnel…), les IRP pourront saisir le juge des référés pour une procédure d’urgence afin que l’entreprise communique les éléments manquants.

Quelles informations doit contenir la BDES ?

Le contenu de la BDES varie selon l’effectif de l’entreprise. Toutefois, quel que soit l’effectif, elle doit contenir les informations suivantes  :

• investissements (social, matériel, immatériel),
• fonds propres, endettement et impôts,
• éléments de rémunération des salariés et dirigeants,
• activités sociales et culturelles,
• rémunération des financeurs,
• flux financiers à destination de l’entreprise,
• sous-traitance,
• pour les entreprises appartenant à un groupe, transferts commerciaux et financiers entre les entités du groupe,
• l’égalité professionnelle (nouvelle rubrique rajoutée au 1er janvier 2016).

Cette nouvelle rubrique porte sur :

• le diagnostic et analyse de la situation respective des femmes et des hommes pour chacune des catégories professionnelles de l’entreprise en matière d’embauche, de formation, de promotion professionnelle, de qualification, de classification, de conditions de travail, de sécurité et de santé au travail, de rémunération effective et d’articulation entre l’activité professionnelle et la vie personnelle ;
• l’analyse des écarts de salaires et de déroulement de carrière en fonction de l’âge, de la qualification et de l’ancienneté ;
• l’évolution des taux de promotion respectifs des femmes et des hommes par métiers dans l’entreprise.

Les informations figurant dans la base de données portent sur l’année en cours, sur les deux années précédentes et, telles qu’elles peuvent être envisagées, sur les trois années suivantes.

Comment gérer votre BDES ?

La BDES au format papier suppose une gestion administrative conséquente pouvant entraîner des erreurs du fait d’un nombre important d’informations à y faire figurer et du nombre de personnes à informer.

BDES au format papier vs BDES au format numérique

• Éliminez la remise en main propre ou en recommandée fastidieuse aux instances représentatives du personnel
• Apportez une preuve limpide de communication et évitez tout débat sur la mise à disposition de la base
• Réduisez vos coûts d’impression et de photocopie
• Simplifiez la mise à jour de votre base sur l’année en cours, les deux années précédentes et celles à venir
• Communiquez une BDES complète et toujours actualisée
• Sécurisez vos données confidentielles

Dans la BDES au format numérique, les informations doivent être classées et regroupées de manière cohérente et par grandes thématiques pour permettre aux IRP d’avoir une meilleure lisibilité des informations. Que faire pour gérer simplement votre BDES ? Voici ci-dessous quelques recommandations.

1. En optant pour une centralisation des données dans un espace documentaire en ligne, vous disposer ainsi d’une arborescence de dossiers et sous-dossiers structurée respectant les rubriques réglementaires.

2. Soyez vigilant à la mise à jour des documents, celle-ci doit être simple à réaliser, par exemple avec la mise en place d’alertes lorsque la validité d’un document arrive à échéance.

3. Favorisez un partage en temps réel des informations mises à jour avec vos IRP grâce à l’envoi automatique de notifications mentionnant les actualisations réalisées sur la base. Elles vous permettront aussi de conserver une trace de ces échanges et des dates d’information.

4. Garantissez la confidentialité de vos informations en donnant des droits d’accès propres à chaque utilisateur.