L’Association Information et Management (AIM) a estimé dans sa revue “Systèmes d’Information et Management” qu’un employé passe en moyenne 7h30 par semaine à chercher une information, soit près de 20% du temps de travail. Et une entreprise sur quatre déclare qu’il lui faudrait au minimum un mois pour retrouver l’ensemble des documents nécessaires en cas d’audit. Comment résoudre ces pertes de temps ?
La loi de dématérialisation des factures va permettre aux entreprises d’accélérer une partie de leurs processus et flux internes, mais les PME françaises peuvent se poser la question de l’ECM (Enterprise Content Management). D’autant plus lorsque l’on constate que favoriser le transfert de connaissances au sein d’une entreprise peut lui faire gagner jusqu’à 25% de productivité selon une étude menée par McKinsey. Découvrez le fonctionnement de cette solution qui facilite la gestion de l’information au sein de l’entreprise, jusqu’à transformer vos données en outil de pilotage redoutable !
Les connaissances de votre entreprise sont précieuses
Manager les données et les informations est désormais un enjeu crucial pour toutes les entreprises. En effet, chaque année, c’est plus de 2,5 milliards de factures qui sont émises, et le volume de données créées augmente exponentiellement partout dans le monde. De 2 zettaoctets en 2010, il est passé à 64 zettaoctets en 2020 et sera de 181 zettaoctets en 2025.
Un Enterprise Content Management (ECM) est une solution logicielle qui permet aux entreprises de gérer, de stocker et de distribuer l’ensemble de leurs contenus numériques. Le contenu géré par un ECM peut inclure :
- des documents,
- des images,
- des vidéos,
- des fichiers audio
- et tout autre type de données numériques.
Un ECM a donc pour objectif de faciliter l’accès et l’utilisation des informations par tous les collaborateurs, tout en assurant leur sécurité et leur confidentialité. Une étape décisive alors que le nombre de documents et de données à traiter au sein de chaque entreprise connaît une progression fulgurante.
Les fonctionnalités d’un ECM peuvent varier en fonction des besoins de l’entreprise, mais elles incluent généralement la gestion des différents types de documents électroniques, des workflows, la gestion de l’archivage. Il peut également inclure des outils de recherche et de visualisation de données pour aider les utilisateurs à trouver et à accéder aux informations dont ils ont besoin. Il offre à votre entreprise un gain de productivité, par un fonctionnement optimisé.
Un ECM garantit la conservation des informations et un partage efficace, pérenne. Un atout clé, par exemple, au moment des périodes de congés, lors de l’absence imprévue d’un collaborateur ou sur un poste laissé vacant. En mettant en place un ECM, vous favorisez l’intelligence collective et protégez la transmission de connaissances.
Que les données et les informations soient structurées ou non, (par exemple, les documents Word, les PDF, les e-mails et les images numérisées…) elles sont stockées et archivées en toute sécurité et rendues accessibles aux utilisateurs autorisés.
Favorisez un workflow agile pour un gain de productivité
Factures des fournisseurs, CV de candidats à l’emploi, contrats de clients, correspondance, rapports de recherche, veille professionnelle mais aussi, standards de production, comptes rendus de réunion… Les informations de votre entreprise nécessitent d’être protégées. Ne laissez plus le savoir et les connaissances se perdre : choisissez un ECM pour les gérer, les manager et les structurer.
En rendant accessible l’ensemble des documents produits à vos équipes, vous favorisez :
- l’agilité et la communication au sein de votre entreprise en fluidifiant les échanges entre les collaborateurs ;
- une relation et une expérience personnalisée permettant d’apporter une réponse rapide et efficace.
Un ECM constitue un atout réel pour l’attractivité de l’entreprise en tant qu’employeur et auprès de ses clients.
Archivez et sécurisez vos documents dans une solution conforme à la réglementation française
En utilisant un ECM, vous facilitez le travail d’archivage au sein de votre entreprise. Un ECM vous fournit un espace de stockage centralisé et sécurisé pour l’ensemble des documents de votre organisation pour vous permettre de les retrouver simplement où que vous soyez. Chaque document est à la bonne place. Un gain de productivité assuré !
Ce type de solution offre également des outils de gestion de l’archivage pour classer et indexer les documents à votre place. La garantie d’un espace toujours bien rangé et de réelles économies. D’après une étude publiée par le Ministère de l’Économie, la numérisation et l’indexation d’un document d’une page représentent un coût de seulement 0,2 à 0,5 euro, quand l’archivage d’une feuille de paie, pendant 45 ans, est de l’ordre de 2 à 5 euros, suivant le contexte et les volumes.
En outre, un ECM inclut des fonctionnalités de gestion de la durée de vie des documents, ce qui permet de définir la période pendant laquelle un document doit être conservé et d’automatiser le processus de suppression des documents qui ne sont plus nécessaires. Cela permet d’éviter l’accumulation de documents superflus et libérer de l’espace de stockage.
Enfin, ce dispositif fournit des outils de gestion de la conformité afin de s’assurer que les documents soient archivés et gérés conformément aux normes applicables. Cela peut être particulièrement important dans les secteurs comme la santé ou la finance, qui sont soumis à des réglementations strictes en matière de confidentialité et de protection des données.
Collaborez facilement grâce à un mode de gouvernance simple
Décidez de qui peut consulter, modifier et/ou créer un document, et mettre à jour ces informations dès que cela s’avère nécessaire. Gérez simplement les accès de chacun de vos collaborateurs mais surtout, permettez-leur de collaborer et de travailler ensemble plus efficacement.
Une fois que les informations importantes de votre organisation sont stockées en toute sécurité, vous pouvez :
- permettre à vos équipes de ne plus travailler en silo ;
- prévenir la rétention ou la perte d’information en favorisant la communication ;
- identifier des mots ou des phrases spécifiques dans le texte du document, les métadonnées, les annotations et les noms d’entrée ;
- utiliser des options de recherche prédéfinies pour rechercher un document par date, par noms d’utilisateurs…
Vos collaborateurs disposent d’un accès instantané aux informations nécessaires pour prendre de meilleures décisions au sein de votre entreprise… et en dehors, pendant leurs jours de télétravail.
Analysez les données issues de vos documents
Vos documents sont précieux. Organisez et structurez les données qu’ils contiennent et donnez leur encore plus de valeur. En utilisant un ECM, vous fournissez un contexte inestimable à vos documents, en permettant un référencement croisé, en attribuant des métadonnées, vous facilitez les processus, et encouragez la transparence.
En outre, un ECM inclut des fonctionnalités de visualisation de données qui permettent de les représenter sous forme de graphiques et de tableaux qui offrent aux équipes dirigeantes des indicateurs de pilotage actionnables et clairs. Il peut également inclure des outils de reporting qui permettent de générer automatiquement des rapports sur les données de l’entreprise, particulièrement utiles pour suivre l’évolution de certaines mesures clés.
ECM, l’outil indispensable à la transformation digitale de votre entreprise
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18 mai 2023
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