Télétravail : Dématérialisation au service de l’efficacité

Véritable catalyseur d’innovation, la pandémie a eu pour effet de dynamiser l’évolution du poste de travail, évoluant d’un lieu physique à un environnement ou à une plateforme numérique accessible depuis n’importe où. Changement que nombre de collaborateurs ont adopté avec enthousiasme. Mais pour en faire un véritable facteur de réussite, les entreprises doivent assurer l’efficacité de la collaboration en ligne. Comment ?  En déployant les bons outils numériques. Objectif : faciliter, entre autres, l’accès virtuel à l’information, la cocréation de documents et la signature électronique. C’est pourquoi elles n’ont plus le choix : pour répondre aux contraintes réglementaires et aux exigences du télétravail, elles doivent accélérer la dématérialisation de leurs documents et de leurs processus.

Télétravail et dématérialisation : où en sont les PME françaises ?

Force est de constater que cette transformation ne s’effectue pas à la même vitesse selon la taille de l’entreprise et le métier concerné. En effet, pour certaines organisations et professions, l’évolution de l’espace de travail n’est pas nouvelle. Les métiers dits « intellectuels » notamment, habitués à travailler en dehors de l’entreprise au moins une partie du temps, utilisaient les outils de collaboration bien avant la crise sanitaire.

Une réalité qui diffère de celle des PME françaises. Seuls 27 % des dirigeants avaient recours au télétravail avant 2020… Fin 2021, près de la moitié autorisaient cette pratique (46 %)^[1] ! Fait encore plus révélateur de ce nouveau paradigme : 74 % des PME comptent pérenniser au moins partiellement le surplus de jours de télétravail autorisés après crise, soit en moyenne 3,6 jours par semaine contre 1,6 jour fin 2019^[2].

Là aussi, la taille de l’entreprise a un impact sur l’adoption de ces nouveaux modes de travail. Une PME de 10 à 49 salariés a ainsi près de deux fois plus de chance de pratiquer le télétravail qu’une TPE. Principal avantage de cette nouvelle organisation hybride plébiscitée par les chefs d’entreprise eux-mêmes : le bien-être de leurs employés (52 %)^[3].

Résultat, malgré la réouverture des bureaux, employés et employeurs entendent intégrer cette flexibilité du travail comme leur « nouvelle normalité ». 69 % des dirigeants pensent en effet que le télétravail améliore la productivité de leurs salariés^[4]. Pour les organisations, cette hybridation offre de nouvelles opportunités d’utiliser la technologie pour aider leurs collaborateurs à rester connectés à l’entreprise. Comment relever le défi ? En les équipant d’outils numériques adaptés et en dématérialisant leurs tâches.

Les bénéfices de la dématérialisation dans un contexte de télétravail

Cette évolution des modes de travail fait écho à l’obligation légale de dématérialisation des factures pour toutes les entreprises françaises. Dès sa mise en application, l’ensemble des entreprises établies en France devront accepter les factures électroniques. L’obligation d’émission, quant à elle, interviendra progressivement ensuite.

Plus qu’une contrainte réglementaire, cette dématérialisation offre surtout aux PME la possibilité d’accélérer encore leur transformation, et de renforcer l’efficacité et la productivité de leurs équipes. Comment ? En les dotant d’un accès à distance à l’ensemble des données de l’entreprise. À la clé :

• La simplification et l’accélération des processus au service de la trésorerie. La dématérialisation des factures par exemple favorise une meilleure maîtrise des dates et des délais de paiement côté fournisseur et côté client. Vous limitez ainsi les retards (et les possibles pénalités financières associées) et bénéficiez d’une trésorerie plus saine. Un atout de taille pour lutter contre la hausse des impayés (+ 2 % entre décembre 2022 et janvier 2023^[5]).
• L’optimisation des coûts à travers l’archivage numérique des documents et le respect des dates de paiement.
• La sécurisation renforcée des données grâce au stockage et à l’archivage numérique dans un système informatique répondant à des normes de confidentialité très strictes.
• Les gains de productivité et d’efficacité : fini les échanges manuels d’informations, synonymes de perte de temps et au risque d’erreurs.
• L’automatisation des tâches à faible valeur ajoutée et les plus chronophages permettant aux équipes de se concentrer sur leur cœur de métier.
• La centralisation et la rationalisation des données, favorisant un meilleur suivi des processus et un pilotage plus fin de l’activité. Un gage de compétitivité certain dans un environnement en constante évolution.
• Le renforcement de l’attractivité et de la rétention des talents : 46 % des employés n’hésiteraient pas à quitter leur entreprise si celle-ci cessait de leur offrir la flexibilité du télétravail^[6].

Travail hybride : des collaborateurs satisfaits mais en quête de flexibilité

• 72% des salariés dont le travail se fait sur ordinateur (et qui sont prêts à reprendre le chemin du bureau) le font sous un modèle hybride… mais souhaiteraient encore plus de flexibilité^[7].
• 73 % des travailleurs hybrides pensent qu’ils ont besoin d’outils de communication flexibles pour interagir avec leurs collègues^[8].
• Seuls 55 % des décideurs immobiliers en France ont introduit en 2022 des technologies pour stimuler la collaboration au bureau^[9], soit 14 points de moins qu’à l’international.
• Les suites collaboratives figurent en tête des outils de collaboration les plus déployés, avec une hausse de 65 % à 96 % d’entreprises équipées entre 2021 et 2022^[10].
• 56 % des entreprises envisagent de passer à la Digital Workplace. 58 % y voient même un espace unique pour centraliser l’ensemble des données et documents de l’organisation.
• Dans celles déjà équipées, la Digital Workplace est synonyme de partage de l’information et des connaissances (54 %). Près de la moitié en ont même fait le point d’accès unique à l’environnement et aux applications de travail.

Comment le télétravail et la dématérialisation ont transformé l’espace de travail

Au sein de l’entreprise hybride, l’espace de travail correspond désormais à l’environnement dématérialisé partagé par toute l’équipe, dont les membres – répartis à de multiples endroits – utilisent des outils de collaboration en ligne pour télétravailler efficacement. Par conséquent, cette localisation multiple implique une certaine cohérence au niveau des outils déployés, au risque de perdre en productivité. Cohérence qui, dans certains cas, reste difficile à assurer, notamment lorsque :

• Vous essayez de combiner plusieurs solutions logicielles issues de différents fournisseurs. Cette diversité complexifie la gestion des problèmes et rend l’attribution des responsabilités plus confuse.
• Les services de sauvegarde et de récupération adéquats font défaut. Les risques associés ? Une perte de données (surtout lorsque celles-ci sont créées par des membres de l’équipe à distance) et une baisse de la productivité.
• Vous souhaitez autoriser un accès en temps réel aux travailleurs à distance sans compromettre la sécurité des informations ou ouvrir la porte aux cybercriminels.

Pas étonnant alors de voir que la mise en place d’une infrastructure adaptée au travail à distance et collaboratif reste le principal défi de la transformation numérique des entreprises européennes^[11].

Quatre bonnes pratiques pour dématérialiser votre environnement de travail

Heureusement, des solutions existent. En fonction de la nature de votre activité, quatre aspects clés sont à prendre en compte pour déployer un environnement de travail numérique efficace et choisir vos outils de collaboration à distance :

• Fournir un accès sécurisé et simple aux informations.
• Favoriser une collaboration, une communication et un partage de fichiers en temps réel.
• Permettre aux travailleurs de première ligne de bénéficier d’une communication améliorée et de la transformation des processus.
• Signer électroniquement les contrats et autres documents soumis à approbation.

Assurer un accès sécurisé et simple à l'information

Microsoft Teams (inclus dans Microsoft 365) est idéal pour des tâches telles que la communication, la collaboration virtuelle, la planification et la gestion de projet.

Intégrer une solution de gestion de contenu d’entreprise (telle que M-Files de Konica Minolta) dans Teams permet aux utilisateurs de récupérer rapidement et facilement des documents et des informations à partir de n’importe quel référentiel et système d’entreprise, sans quitter l’interface familière de l’outil collaboratif de Microsoft.

Permettre la co-rédaction de documents

Des outils comme M-Files ou Microsoft Teams fournissent aux membres de l’équipe tout ce dont ils ont besoin pour co-créer des documents. Plus besoin de multiplier les allers-retours par e-mail : les membres de l’équipe peuvent collaborer sans dupliquer les documents. Autre atout : vous conservez un historique complet des modifications et des commentaires. Avec M-Files, vous pouvez même soumettre des documents à des workflows numériques pour examen, approbation et signature.

Intégrer les collaborateurs de première ligne

Les employés de première ligne sont généralement plus proches des clients et plus impliqués dans les processus critiques que les autres membres de l’entreprise. Avec un outil comme Microsoft 365 facile à utiliser sur les smartphones et les tablettes, vous pouvez aider les employés de première ligne à s’engager plus étroitement au sein de l’organisation et à améliorer leur collaboration grâce à :

• Une meilleure communication et une collaboration en ligne avec leurs collègues et managers ;
• Un accès virtuel en temps réel à l’information ;
• La numérisation des processus auparavant effectués sur papier.

Autoriser la signature électronique de documents

Lorsque les signataires des directions financières, juridiques, des ressources humaines ou autres travaillent à distance, vous pouvez rendre la signature de contrats et d’autres documents plus efficace grâce à une solution de signature électronique (e-signature). À la clé : vous réduisez les retards, la charge administrative et les risques de violations de sécurité qui peuvent survenir dans le cas d’échange de documents papier, ou numérisés et partagés par e-mail.

Attention néanmoins : la signature électronique impose d’être conforme aux exigences réglementaires et d’offrir la même validité que les signatures manuscrites.

Repenser le travail et la collaboration à distance grâce à la dématérialisation

Plébiscité par l’ensemble des acteurs de l’entreprise, le télétravail est désormais indissociable de l’entreprise du futur. Celle-ci a donc tout intérêt à créer des espaces de travail connectés, intelligents et adaptés à cette nouvelle organisation hybride. Comment ? En adoptant dès aujourd’hui les bons outils et les technologies qui faciliteront l’accès à l’information à distance, la collaboration en ligne et la signature électronique. Un impératif afin de permettre à vos équipes virtuelles, à vos collaborateurs à distance et à vos employés de première ligne de travailler ensemble de manière plus productive. Pour votre entreprise, la dématérialisation est aussi le gage de rationaliser les processus, d’améliorer la sécurité des données et de stimuler l’innovation, en structurant un projet de GED.

Une stratégie gagnante mais qui reste difficile à appliquer dans le contexte actuel de pénurie des talents. Résultat, si, pour une majorité de dirigeants (67 %), la transformation numérique apparaît comme une opportunité, elle reste également un sujet de préoccupation pour 60 % d’entre eux^[12]. C’est pourquoi, les PME recourent massivement à des expertises externes : 87 % disposent d’un ou plusieurs prestataires. Et dans 88 % des cas, c’est leur partenaire bureautique / informatique qui est jugé le plus apte à les accompagner ! Parmi les principaux avantages : l’accès à une large gamme de services et la gestion des outils via une plateforme sécurisée et évolutive.

Sources :

^[1] 74^e enquête Bpifrance Le Lab auprès des PME, janvier 2022

^[2] Baromètre Télétravail et Organisations hybrides, Malakoff Humanis, 2022

^[3] The Okta Hybrid Work Report, 2023

^[4] Baromètre « Télétravail et organisations hybrides », Malakoff Humanis, 2022

^[5] Observatoire de la Trésorerie des TPE/PME, Axonaut, 2023

^[6] Enquête What Attracts Top Tech Talent?, Harvard Business Review, octobre 2022

^[7] Baromètre Le travail hybride en 2023, réalisé par Ipsos pour RingCentral, 2023

^[8] Baromètre Le travail hybride en 2023, réalisé par Ipsos pour RingCentral, 2023

^[9] Enquête « Future of Work 2022« , JLL, 2022

^[10] 3^e baromètre Digital Workplace & Pratiques collaboratives, réalisé par Archimag pour l’éditeur Jalios, 2022

^[11] Enquête sur l’état de la transformation numérique en Europe, Konica Minolta & Keypoint Intelligence, 2021

^[12] 1^er baromètre de la sérénité numérique dans les PME françaises, réalisé par l’institut Occurrence pour Konica Minolta, 2022